Модуль включает три основных раздела:
Файлы - хранилище, предназначенное для загрузки, просмотра и поиска текстовых, видео и аудио файлов, графических изображений.
Реестры- предназначен для отображения структурированных данных на основе форм.
Раздел «Документы» автоматизирует регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, также позволяет получать и отправлять электронную почту, позволяет группировать зарегистрированные документы в дела и хранить их согласно номенклатуре дел.
Бұл бөлім жеке құжаттарды серверде сақтау мүмкіндігін береді. Сол жақтағы навигатор облысында пайдаланушының жеке құжаттары орналасқан мұқабалар бейнеленеді( Менің құжаттарым), мұнда қалауыңыз бойынша каталог құрылымын құруға, мұқабаларды және құжаттарды құруға, өзгертуге және жоюға болады. Жеке құжаттарды іздеу үшін жоғарғы жинақтамада іздеу өрісінде құжаттың атауын еңгізу қажет.
Навигатор облысында корпоративті ақпаратты сақтау және қолдану үшін арналған, кез-келген пішінді файлдардан құралған мұқаба орналасқан. Ағымдағы мұқабаға жоғарғы оң жақ бұрыштағы «жұлдызша»-ны басу арқылы белгі құруға болады. Осыдан кейін мұқаба «Таңдаулы» мұқабасында бейнеленеді. Қойма құрылымы - навигатор терезесінде, мұқабалар бағынышсатысы түрінде бейнеленеді.
Мұқабаны құру үшін сізге қажетті, рұқсат берілген мұқабаны таңдау қажет, кейін «Бастау» батырмасын басып «Мұқаба құру» пунктін таңдау қажет.
В появившемся окне (см.Рисунок 7.1.1.3. Создание папки в разделе Файлы) ввести название папки.
После чего нажать кнопку «Готово». Созданная папка появится в дереве ваших папок. Таким образом, можно создавать как папки, так и вложенные папки. Если выделить корневую папку, то справа в рабочей области отобразится ее содержимое: папки и документы. Вложенные папки можно переименовывать. Для этого необходимо выделить корневую папку, в правой части окна по нужной папке щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Переименовать». В появившемся окне вместо старого названия папки ввести новое и нажать кнопку «Готово». В контекстном меню присутствует пункт «Переместить», при помощи которого можно поменять местоположение папки. Удалить папку можно, вызвав соответствующий пункт контекстного меню.
Для добавления документа в нужную папку, необходимо выделить папку и нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «Загрузить документ». В появившемся окне выбрать файл, который вы хотите добавить. После выбора файла в поле «Название документа» появится имя документа.
Нажав кнопку «Далее» вы можете проверить введенные вами данные, и если на этом вы решили, что никаких других дополнительных сведений о файле вы вносить не будете, то достаточно нажать кнопку «Готово» и файл добавится в список.
Файл можно загрузить не только с помощью пункта меню, но и перетащив необходимый файл (или несколько файлов) в область со списком файлов в режиме отображения «Таблица». При этом в дочерние папки загрузка невозможна.
Для создания нового документа в папке, необходимо ее выделить и нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «Создать новый документ». В появившемся окне дать название документу.
Примечание.
В качестве названий файлов разрешено использовать буквы, цифры (0-9), символы " " (пробел),
.
(точка),-
(дефис),№
,(
,)
,$
,;
,^
,#
,!
,_
(подчеркивание).
Все остальные символы при загрузке заменяются символом “_” (подчеркивание). К данным символам относятся
,
(запятая),:
,?
,*
,+
,&
,\
,/
,|
,''
(одиночные кавычки),""
(двойные кавычки),%
,<
,>
,{
,}
,[
,]
,=
,@
, `(апостроф) и др.
«Қабылдау» батырмасын басқан соң, қажетті мәтінді еңгізе алатын мәтіндік редактор ашылады.
Құжат туралы қосымша мәліметтерді қосу үшін, құжатты жүктегенде «Келесі» батырмасын басу қажет. Осыдан кейін құжаттың метамәліметтерін еңгізетін(құжатты іздегенде және сұрыптағанда қолданылатын құжат туралы қосымша ақпарат) терезе ашылады. Құжат туралы ақпаратты құжатты қарау терезесінде «Қасиеттер» батырмасын басу арқылы, сәйкес құқықтарға ие болса, редакциялауға болады.
Қасиеттерді еңгізіп болған соң, құжаттың категориясын таңдау үшін «Келесі» батырмасын басу, яғни жүктелген файл қай категорияға жататындығын таңдау қажет.
Кнопка «Назад» позволяет вернуться назад и что-то изменить. Кнопка «Далее» дает возможность проверить введенные данные.
Кнопка «Готово» сохраняет документ, после чего он появляется в списке документов. Таким образом, можно добавлять различные виды документов, в разные папки, как в ваши личные, так и в общие, доступные всем.
Құжат қасиеттерін қарау және өзгерту үшін(құжат категориялары, нұсқалары және басқа қасиеттері) құжатты қарау терезесінде сәйкес батырмаларды таңдау қажет.
Тышқанды екі рет шерту арқылы құжат қарауға ашылады.
На правой боковой панели есть возможность просмотра документа по странично, увеличение или уменьшение масштаба просмотра, а также можно скачать документ. При необходимости можно убрать панель. Система позволяет просматривать текстовые файлы форматов: doc, docx, xls, xlsx, odt, odp, pdf, rtf, ppt, dwg; мультимедийные файлы форматов: mp3, avi; изображений форматов: png, jpg; чертежи форматов: tiff, dwg.
TIFF пішінді барлық файлдарды арнайы қарап шығу құралы арқылы қарауға болады, ол:
браузерге, қарау терезесіне сиятын, құжат бетінің сол бөлігін ғана жүктейді-үнсіздік бойынша қарау облысы-беттің жоғарғы сол жақ бұрышы;
құжаттың беті бойынша мини-карта арқылы орын ауыстыру мүмкіндігіне ие-беттің миниатюрасы бойынша қарау облысын белгілейтін элементтің орнын ауыстыру арқылы;
құжат бетінің қарау облысын суретті қармау және жылжыту арқылы өзгерту мүмкіндігіне ие-құрал «қол»;
құжат бетінің қарау облысының масштабын өлшемдер тізімінен таңдау арқылы өзгерту мүмкіндігіне ие: 10%, 25%, 50%, 100%, 150%. Үнсіздік бойынша өлшем-100%;
миниатюраны қолданбай құжаттың келесі, алдыңғы бетіне көшу мүмкіндігіне ие(бар болса);
ағымдағы қарау облысын бөлек бейне ретінде баспадан шығару мүмкіндігіне ие.
По умолчанию состояние мини-карта - скрыта. Для того чтобы восстановить мини-карту нужно нажать кнопку .
Если в пользовательских настройках включен альтернативный просмотр документов, то экран просмотра будет выглядеть следующим образом:
В таком режиме просмотра доступны следующие функции:
отображение боковой панели с режимами просмотра миниатюр либо содержания (при наличии)
поиск по документу
постраничный переход
различные варианты масшиабирования
повороты по/против часовой стрелки
отправка на печать
загрузка
инструменты по переходу на первую/последнюю страницу, включению инструмента “Рука” и просмотру свойств документа
В разделе «Файлы» доступна функция редактирования документа с помощью контекстного меню документа доступны такие действия как:
Жоба құру (құжаттың жобасын);
Ярлык құру;
Жаңа нұсқасын жүктеу;
Атын өзгерту;
Орнын ауыстыру;
Жүктеп алу;
PDF ретінде жүктеп алу;
Жою;
Пошта арқылы жіберу;
Сканировать документ.
Біруақытта бірнеше файлды белгілеген кезде таңдалған файлдар тобына әрекеттерді орындауға болады. Файлдар тобын жүктеп алғанда берілген файлдардан құралған архив жүктеледі.
Егер де пайдаланушыда пошта өшірулі болса, онда «Пошта арқылы жіберу» пункті болмайды.
Для сканирования документов необходимо выбрать из выпадающего списка контекстного меню пункт «Сканировать документ». Процесс сканирования аналогичен таковому в потоках работ (см. илл. «Сканирование документа в пользовательском агенте»).
-cохранение документа, -сохранение версии;
изменение шрифта,-изменение размера шрифта;
выделение выбранного фрагмента жирным начертанием
Қою жазумен белгіленетін мәтінді тышқан арқылы белгілеу және осы басқару элементті басу қажет. Қою жазуды алып тастау үшін тышқан арқылы қажетті үзіндіні белгілеп, берілген басқару элементті басу қажет.
-выделение выбранного фрагмента курсивным начертанием
Курсив жазумен белгіленетін мәтінді тышқан арқылы белгілеу және осы басқару элементті басу қажет. Курсив жазуды алып тастау үшін тышқан арқылы қажетті үзіндіні белгілеп, берілген басқару элементті басу қажет.
-выделение выбранного фрагмента подчёркиванием
Асты сызылған жазумен белгіленетін мәтінді тышқан арқылы белгілеу және осы басқару элементті басу қажет. Асты сызылған жазуды алып тастау үшін тышқан арқылы қажетті үзіндіні белгілеп, берілген басқару элементті басу қажет;
выделение выбранного фрагмента зачёркиванием
Өшірулі жазумен белгіленетін мәтінді тышқан арқылы белгілеу және осы басқару элементті басу қажет. Өшірулі жазуды алып тастау үшін тышқан арқылы қажетті үзіндіні белгілеп, берілген басқару элементті басу қажет;
-выравнивание текста по левому краю
Сол жақ шет бойынша мәтінді тегістеу үшін қажетті абзацты белгілеп, осы батырманы басу қажет;
-выравнивание текста по центру
Орталық бойынша мәтінді тегістеу үшін қажетті абзацты белгілеп, осы батырманы басу қажет;
-выравнивание текста по ширине
Жалпақтық бойынша мәтінді тегістеу үшін қажетті абзацты белгілеп, осы батырманы басу қажет;
-выравнивание текста по правому краю
Оң жақ шет бойынша мәтінді тегістеу үшін қажетті абзацты белгілеп, осы батырманы басу қажет;
-изменение цвета текста, -изменение цвета фона
-создание нумерованного списка
Реттелген тізімді құрудың екі әдісі бар:
Выбрать этот элемент управления и просто набирать названия пунктов, отделяя их переходом на новую строку
Сначала написать список, помещая каждый новый пункт на отдельной строке. Затем необходимо выдеить его мышью и выбрать данный элемент управления
Реттелген тізімді жою үшін барлық тізімді белгілеп, берілген батырманы басу қажет.
-создание маркированного списка
Таңбаланған тізімді құрудың екі әдісі бар:
Выбрать этот элемент управления и просто набирать названия пунктов, отделяя их переходом на новую строку
Сначала написать список, помещая каждый новый пункт на отдельной строке. Затем необходимо выделить его мышью и выбрать данный элемент управления
Таңбаланған тізімді жою үшін барлық тізімді белгілеп, берілген батырманы басу қажет.
-увеличение отступа абзаца от левой границы
Сол жақ шекарадан абзац шегінісін үлкейту үшін тышқан курсорын абзацтың кез-келген жеріне орналастырып, қажетті шегініс өлшемін алғанша дейін батырманы басу қажет.
-уменьшение отступа абзаца от левой границы
Сол жақ шекарадан абзац шегінісін азайту үшін тышқан курсорын абзацтың кез-келген жеріне орналастырып, қажетті шегініс өлшемін алғанша дейін батырманы басу қажет.
-вставить таблицу,-вставить строку, -вставить колонку сверху, -удалить строку, -удалить колонку;
-вставить ссылку
мәтінді сілтемеге аударуға болады, ол үшін батырманы басып, ашылған терезеде адресті және сілмеге жазуларды белгілеу қажет
-вставить ссылку на документ
Если вы хотите добавить ссылку на другой документ нажмите на кнопку и в открывшемся окне в поле “Документы” нажмите на кнопку выбора и из Хранилище выберите нужный файл.
-ссылка внутри документа
Егер де құжаттың ішінде сілтеме қосқыңыз келсе, батырманы басып, ашылған терезеде байлау нүктесін белгілеу қажет(байлау нүктесі алдын ала құрылған және сақталған).
-удаление ссылки
Гиперсілтеме ретінде белгіленген мәтін қалыпты түрге айналады. Бұл үшін қажетті гиперсілтемені белгілеп осы басқару элементін таңдау қажет.
-вставка изображения на страницу
Басқару элементін басқан соң «Суреттің қасиеті» диалог терезесі пайда болады. Сурет серверде орналаспаса, «Жүктеу» батырмасын басып қажетті суретті компьютерден тауып «Серверге жіберу» батырмасын басу қажет. Осыдан кейін «Сурет туралы ақпарат» қосымша бетіне өтіп, «Серверде қарау» батырмасын басу және қажетті суретті таңдау қажет. Егер де сурет серверде орналасса және оның адресі белгілі болса, URL өрісіне осы адресті жазу қажет.
-установка точки привязки в тексте документа
Якорь-құжат мәтініндегі белгі, ол арқылы құжаттың бетіне ғана емес, құжаттың белгіленген орнына сілтеме беруге болады. Якорьды орнату үшін курсорды қажетті орынға орнатып, батырманы басу және ашылған диалог терезесінде якорь атын еңгізу қажет.
-список точек привязок
Құжатты қарау терезесінің төменгі жинақтамасында Талқылау, Қасиеттер, Классификатор, Нұсқалар, Сілтемелер, Көшірме батырмалары орналасқан.
Здесь можно просмотреть темы для обсуждения, ответить на них или добавить свою тему. Для того, чтобы добавить тему, надо нажать иконку «Создать новую тему». Появится окно для заполнения новой темы. Здесь нужно ввести название темы, вставить ссылку на документ и сообщение, после чего нажать кнопку «Ок» или «Отмена».
Тақырыптар талқылауларда пайда болады, мұнда пайдаланушылар жауап қоса алады.
Тақырыптың хатына жауап беру үшін басқа пайдаланушы тақырыптың өзіне екі рет шертуі қажет.
Пайда болған терезеде «Жауап қайтару» батырмасын басыңыз. Жаңа хат үшін форма ашылады. Хатты жазған соң «Ок» батырмасын басыңыз.Хат талқылау тақырыптарында пайда болады.
Здесь можно ввести изменения в свойствах документа и обновить метаданные при наличии соответствующих прав нажав на кнопки «Сохранить» или «Обновить». А также в разделе “Ссылки” можно увидеть абсолютную и относительную ссылку на файл.
Мұнда құжаттар классификаторы(категориялар) қаралады, құжаттар категорияларын өзгертуге болады(құқықтар бар болса).
Мұнда құжатты қосу күнін, авторын, файл өлшемін және түсініктемелерді қарауға болады. Пайда болған терезеде құжаттың кез-келген нұсқасын таңдауға және «Өзекті ету» батырмасын басу арқылы таңдалған нұсқаны өзекті етуге болады.
Эта опция позволяет указывать на связанные с данным документом файлы путём добавления ссылок на них. В окне добавления ссылок необходимо выбрать файл с помощью кнопки выбора, добавить описание и нажать «Сохранить». Список добавленных ссылок показан на рисунке ниже. Их можно редактировать и удалять с помощью соответствующих кнопок в нижней части окошка.
Жүйеде құжаттарды іздеу қажеттілігі туындаған кезде, іздеу өрісіне атауын еңгізу арқылы іздеу мүмкіндігі бар. Осы жағдайда құжаттарды іздеу барлық қойма мұқабаларындада жүреді. Өріске ақпарат еңгізу және клавиатурада «Enter» батырмасын басу қайта іздеуге әкеледі. Іздеу өрісіне ақпаратты еңгізу және «Табылғандарда іздеу» батырмасы алдыңғы сұрауды айқындайды.
Сонымен қатар құжаттардың көлемді ізделуінің мүмкіндігі бар, мұнда файлдарды іздеудің үлкен көлемді параметрлерін белгілеуге болады.
Іздеу нәтижесінің бейнеленуі визуалды екі бөлікке бөлінеді:
негізгі облыста(орталықта) барлық табылған мәтіндік файлдар бейнеленеді;
в дополнительной области (справа) отображаются медиа и др. файлы.
Замечание
Құжаттарды іздеу нәтижелері тәртібінде қойманың кез-келген мұқабасына көшу мүмкіндігі бар. Қарау тәртібінен тәуелсіз(файлдар тізімі, іздеу қорытындысы) әр уақытта қойма мұқабаларының құрылымы бейнеленеді.