Глава 8. Модуль «Проекты»

Модуль «Проекты» предназначен для создания, распределения и контроля мероприятий в рамках проекта. Совокупность планируемых мероприятий, направленных на достижение одного конечного результата, в рамках ограниченных сроков, ресурсов и бюджета. Выглядит он следующим образом:

Рисунок 8.1. Модуль «Проекты»

Окно навигатора содержит папку «Избранное», «Общекорпоративное дерево портфелей проектов» и личную папку пользователя «Мои проекты».

Портфели проектов создаются и настраиваются методологом в конфигураторе. Для каждого портфеля методолог указывает менеджера - пользователя, который отвечает за расположение проектов в данном портфеле, назначение прав доступа к портфелю и указывает бюджет портфеля. Портфель проектов может содержать как проекты, так и другие вложенных портфели.

Бюджет портфеля проектов рассчитывается, как сумма стоимости каждого проекта. План/факт бюджета выводится в соответствующие системные показатели.

В настройках портфеля отображается его название, портфель проектов можно связать с существующими целями компании (максимум 3), а также указывается бюджет портфеля.

Рисунок 8.2. Настройки портфеля проектов

Во вкладке «Права», доступной для редактирования только менеджеру, настраиваются права на данные портфель проектов. Выключенная галочка предполагает право только на чтение портфеля, включенная же - дополнительно право на запись (возможность создавать проекты в портфеле без утверждения, редактировать настройки и дополнительные поля портфеля.

Добавление права на портфель автоматически добавляет данному пользователю право на чтение каждому из вложенных проектов (если у него такое право отсутствует в списке прав на проект).

В обратной же ситуации, удаление права на портфель не удаляет автоматически права на все вложенные проекты. В случае такой необходимости, нужно в каждом проекте удалить пользователю права.

Рисунок 8.3. Настройки портфеля проектов, вкладка «Права»

Добавить/удалить дополнительные поля для портфеля, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке «Дополнительные поля».

Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку «Добавить» и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню «Переместить выше/ниже».

Рисунок 8.4. Настройка дополнительных полей портфеля проектов

Пользователь имеет возможность создать проект в личной папке «Мои проекты». Для перенесения проекта из личной папки в портфель, необходимо вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрать пункт «Перенести в общекорпоративное дерево…». Если у пользователя нет прав доступа на добавления проекта в портфель, проект отобразится в нем курсивом и для менеджера проекта будет создана работа - заявка на утверждения расположения проекта в данном портфеле.

Проект может быть отмечен как избранный (нажав на звездочку): ссылка на него будет отображена в папке «Избранное».

Кроме того, нижнюю панель и диаграмму Ганта можно разворачивать и скрывать, для этого в заголовке панели присутствуют две кнопки — «Диаграмма» и «Детали» соответственно. Для того, чтобы добавить новый проект, следует нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт меню «Создать новый проект…». Этот пункт меню вызывает окно (илл. «Окно для создания нового проекта»), в котором вводятся параметры корневого элемента проекта:

Рисунок 8.5. Окно для создания нового проекта

Кнопка «Создать» создаёт новый проект. При создании проекту автоматически настраиваются следующие права:

После создания проект появляется в списке. В данном списке указывается:

Если при создании проекта был выбран шаблон проекта, то в основной рабочей области модуля отобразятся мероприятия с установленными длительностью и зависимостями согласно данному шаблону. Настройки проекта также будут соответствовать этому преднастроенному шаблону.

При создании проекта автоматически создается папка проекта со специальной структурой папок:

При нажатии на кнопку «Детали» на панели сверху в нижней панели появляется подробная информация, содержащая документы Проекта (отображающая описанную структуру папки проекта), участников и комментарии. Для добавления ссылки на документы и создания новой физической папки можно воспользоваться следующими способами (доступны только для пользователей, имеющих права записи в проект):

При этом с файлами и папками в деталях проекта можно путем вызова контекстного меню производить различные действия, а именно для файлов:

Для папок:

Пункты меню, за исключением скачивания, в том числе PDF версии, могут быть недоступны для файлов и папок в случае отсутствия у пользователя прав записи в мероприятие (либо в проект), в котором эти файлы и папки лежат. Вышеупомянутые пункты скачивания файла доступны и при наличии у пользователя прав на чтение.

Во вкладке общих настроек проекта можно выбрать владельца (автора) проекта и паспорт проекта. Ниже расположена ссылка на проект (абсолютная / относительная), которая позволяет открыть данный проект по прямой ссылке. При выделенном в дереве проекте ссылка на проект также отображается в адресной строке браузера.

Рисунок 8.6. Настройки проекта, вкладка «Общие»

В качестве паспорта проекта можно указать произвольный документ, в т.ч. документ по реестру (cм. илл. «Окно выбора паспорта проекта»).

Если проект был создан по шаблону, в данной влкадке отобразится название этого шаблона.

Рисунок 8.7. Окно выбора паспорта проекта

Во вкладке «Настройки» можно изменить дату начала проекта, настроить ограничение сроков проекта, тип расчета сроков (автоматический / ручной), тип расчета прогресса (среднее арифметическое / среднее взвешенное значение), перерасчет прогресса при изменении сроков, вес мероприятия, способ ввода сроков (стандартный / абсолютный), тип прогресса (Фактический прогресс и Прогресс по работе / Фактический прогресс и Плановый прогресс) и действия с файлами папок мероприятия при удалении мероприятия (Перемещать в папку уровнем выше / Перемещать в корневую папку / Создавать папку «Корзина»).

Рисунок 8.8. Настройки проекта, вкладка «Настройки»

Следующая вкладка в окне настроек позволяет управлять возможными рисками проекта. Во вкладке «Управление рисками» доступно создание рисков с возможностью указания названия риска, категории, статуса, вида воздействия, вероятности наступления риска (в %), назначения ответственного и описания мер для устранения или минимизации рисков.

Управление рисками — процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата и минимизацию возможных потерь, вызванных его реализацией.

Цель управления рисками — повышение эффективности работы с помощью защиты от реализации чистых рисков.

При составлении проекта, проектный менеджер имеет возможность заранее указать в каких местах возможны сбои в проекте (риски), описать их и предложить действия (меры), которые необходимо предпринять в случае наступления риска. Для описания риска необходимо определить вероятность наступления риска, степень его воздействия на проект, назначить ответственного, описать мероприятия для принятия необходимых мер. Если степень воздействия на проект или вероятность наступления риска невелика, то менеджер может просто описать этот риск как маловероятный и никаких действий не предпринимать.

В проектном управлении риски делятся на типы, их стандартный набор есть в Системе. Если необходимо изменить существующие типы рисков или добавить новые — данные действия доступны методологу системы в разделе «Категории рисков».

Типы рисков, заданные в Системе по умолчанию:

Для добавления риска к проекту нужно в окне настроек проекта перейти во вкладку «Управление рисками». Во вкладке отобразятся ранее созданные риски проекта (илл. «Настройки проекта, вкладка «Управление рисками»»).

Рисунок 8.9. Настройки проекта, вкладка «Управление рисками»

Для добавления нового риска нужно нажать на кнопку «Добавить» и заполнить все поля. Для редактирования существующего риска нужно открыть его и внести необходимые изменения (илл. «Редактирование риска проекта»).

Рисунок 8.10. Редактирование риска проекта

Во вкладке «Участники» можно просматривать и редактировать список участников проекта.

Рисунок 8.11. Настройки проекта, вкладка «Участники»

Для просмотра всех прав на проект и ветки проекта в окне формируется список пользователей (илл. «Настройки проекта, вкладка «Права»»).

Список возможных прав на проекты:

Для редактирования списка необходимо наличие права «Назначение прав».

В данной вкладке можно добавлять права только на весь проект. Добавление прав на определенную ветку проекта доступна через редактирование соответствующего мероприятия. Для добавления пользователю прав на весь проект, необходимо нажать на кнопку «Добавить». Далее выбор пользователей осуществляется аналогично описанному выше процессу выбора пользователей для утверждения проекта. После того, как список пользователей сформирован, необходимо нажать кнопку «Сохранить». Это означает, что выбранные пользователи получили право на просмотр всего проекта. Для назначения пользователю других прав на проект, необходимо кликнуть дважды в соответствующей строке с фамилией пользователя. В открывшемся диалоге со списком прав выбрать нужное и нажать кнопку «Принять». Назначенные права пользователя отобразятся через запятую в графе «Права».

В данной вкладке можно удалять любые права (как на весь проект, так и на его ветки). Для удаления нужно кликнуть правой кнопкой мыши на строку с правами, выбрать «Удалить права».

Для сохранения выполненных изменений нажать на кнопку «Сохранить» в окне прав на проекты.

Рисунок 8.12. Настройки проекта, вкладка «Права»

Во вкладке «Внешний вид», есть возможность выбрать основные и дополнительные поля для отображения:

Рисунок 8.13. Настройки проекта, вкладка «Внешний вид»

Добавить/удалить дополнительные поля для проекта, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке «Дополнительные поля».

Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку «Добавить» и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню «Переместить выше/ниже».

Рисунок 8.14. Настройка дополнительных полей проекта

Для того, чтобы добавить мероприятие в проект, следует нажать кнопку «Создать мероприятие» (кнопка с изображением +), расположенную в левой части заголовка основной панели. Это вызовет окно для добавления мероприятия:

Рисунок 8.15. Добавление нового мероприятия в проект

Максимальная продолжительность одного мероприятия ограничена 9 999-ю рабочими днями.

В окне вводится:

Кнопка «Создать» создаёт новое мероприятие. При создании права на данное мероприятие автоматически наследуются от ближайшего родительского. После создания новое мероприятие появится в списке. Плановая и фактическая стоимость группового мероприятия (и всего проекта) рассчитывается автоматически.

Мероприятие можно связать как с вехой, так и с другим мероприятием. Есть два способа связывания мероприятий: графический и с цифровым указанием предшествующего. Графический способ привязки выполняется на диаграмме Ганта (илл. «Диаграмма Ганта»), наведением курсора мыши на начало или конец мероприятия до появления стрелки, далее необходимо нажать левую кнопку мыши и перетащить стрелку до начала или конца того мероприятия, с которым его необходимо связать.

Диаграмма Ганта является мощным аналитическим инструментом при планировании и визуализации проектов. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список мероприятий. При этом длина отрезков, обозначающих мероприятия, пропорциональна длительности задач, а также отображаются линии связей между мероприятиями.

При цифровом способе связи мероприятий в поле «Зависит» проставляется номер мероприятия, от которого зависит выбранное.

После привязки мероприятий друг с другом можно указать тип их зависимости. Для этого необходимо на диаграмме Ганта нажать на стрелку зависимости и в открывшемся окне выбрать нужный тип связи. Система различает 4 типа зависимости (связи) мероприятий:

Помимо указанных выше видов к каждой связи часто применяется модификатор + - N дней, который показывает, на сколько дней допустимо отклонение даты начала задачи от указанной. Например, при связи «начало — начало + 2 дня» в случае если первая задача начинается 01.01.2012, то вторая начнётся 03.01.2012.

Рисунок 8.16. Диаграмма Ганта

Гистограмма ресурсов - это представление данных о проекте в графическом виде. Обычно используется руководителями проектов, для того чтобы посмотреть нагрузку на каждого участника данного проекта. Использование ресурсов изображаются в виде горизонтально расположенных квадратов в масштабе времени. С помощью гистограммы мы видим насколько участник проекта загружен или свободен, это отображается с помощью цветных квадратов. Нагрузка до 40% отображаются зеленым цветом, от 40%-60% -светло коричневым, от 60%-100%-коричневым, от 100% и более- красным цветом (перегрузка).

Рисунок 8.17. Гистограмма ресурсов

При наличии прав на проект пользователь может взять любое мероприятие проекта на контроль с помощью пункта контекстного меню «Контроль работ» с выпадающим списком ответственных.

Редактировать мероприятие можно с помощью контекстного меню, выбрав пункт «Изменить», изначально выделив его, либо выполнить двойной клик по формулировке мероприятия. Также система позволяет редактировать мероприятия проекта с помощью клавиатуры, а именно нажатием кнопки F2 на клавиатуре, для подтверждения введённых изменений - клавишей Enter и для отмены редактирования - клавишей Esc.

Рисунок 8.18. Редактирование мероприятия

Редактировать также можно мероприятия, созданные другими пользователями, при наличии права «Запись». При удалении мероприятии проекта они завершаются каскадом с текущим прогрессом, который был на момент удаления.

В окне редактирования прогресс мероприятия содержит те же состояния, связанные с результатами работ и диалог подтверждения/отклонения результата работы при установке прогресса в 100%.

На втором шаге окна редактирования проекта либо мероприятия отображается список прав:

Если есть право на назначение прав на данную ветку мероприятий, то в окне редактирования мероприятия имеется возможность добавления, изменения и удаления прав только на данную ветку проекта. Если такого права нет, кнопка «Добавить» должна быть недоступной, а таблица должна отображаться только для чтения.