Chapter 10. Employees Module

Ревизия VCS: 3c3e04345

Дата сборки документа: 2023.11.09 17:03:53

Table of Contents

Organization structure
Work schedule
Profile
Daily planner
Work
Reports
Administration
Reserve
Address book

Organization structure

Organization structure includes five sections:

  • Work schedule

  • Profile

  • Daily planner

  • Work

  • Reports

  • Administration

Work schedule

Schedule allows review of workload for all employees on the same position or in one structural subdivision. Employee work schedule displays presence and status of works (completed or not completed) of subordinated employees in a period of time. Apart from showing by day and week, schedule allows managing jobs of employees: to create and to edit terms and assignee.

Figure 10.1. График работ(в режиме День)

График работ(в режиме “День”)

Figure 10.2. График работ(в режиме Неделя)

График работ(в режиме “Неделя”)

По умолчанию график отображает работы в режиме День, с возможностью переключения между режимами День/Неделя. Слева в графике отображаются Ф.И.О. сотрудников выбранного подразделения или должности. Под графиком расположен таймлайн с возможностью перехода вперед-назад по дням(неделям) и выбором дня или недели из календаря. Работы на графике отображаются как прямоугольники желтых(для невыполненных работ), зеленых(для выполненных работ) и составных(для индикации присутствия нескольких работ в одном и том же временном промежутке) цветов.

Создать новую работу можно одинарным нажатием по любой пустой клетке на графике. Для редактирования сроков и перемещения достаточно захватить мышью нужную работу и переместить ее или растянуть вдоль временной оси. Если у пользователя происходит наложение нескольких работ по времени, то они сворачиваются в особый блок. Для того чтобы отредактировать работу, необходимо вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши по работе.

Profile

Профили сотрудников отражают занятость сотрудников по их записям в ежедневнике и загруженность в соответствии с выставленными работами. Помимо этого, в профилях содержится информация о навыках и умениях, опыт работы и образование, интересы и взгяды, желания и личные цели, реквизиты и контакты сотрудника (см. илл. «Профиль сотрудника»). У сотрудников отдела кадров присутствует раздел «Личное дело».

Figure 10.3. Employee profile

Employee profile

Для просмотра информации о сотруднике, его необходимо выбрать в дереве организационной структуры предприятия (в области навигатора) либо найти с помощью контекстного поиска (на верхней панеле) путём введения в поле «Поиск информации» фамилии или имени сотрудника. При введении первых букв фамилии или имени сотрудника появляется список пользователей, удовлетворяющих критерию поиска. Формат отображения ФИО пользователей настраивается методологом системы и может быть представлен в одном из видов - полное (Фамилия Имя Отчество), либо краткое (Фамилия И.О.). В правой части области просмотра, ниже фотографии сотрудника располагаются кнопки для просмотра дополнительной информации о нём:

  • Events and load — shows work schedule and load for the employee;

  • Skills and abilities — shows information on skills and abilities of the employee;

  • Work experience and education — shows information on education of the employee including education institution graduation date and number of diploma, and information on previous work experience;

  • Personal interests and views — show information on personal interests and views of the employee;

  • Contacts — shows identification data and contacts of the employee. By default, contacts are displayed below selection buttons of displayed section.

  • Personnell file is a set of folders and sub-folders which contains personal dossiers of the employees.

Figure 10.4. Personnell file

Personnell file

Context menu of files in personnell files of employees include the following items:

  • New version;

  • Download;

  • Rename;

  • Move;

  • Send by e-mail;

  • Delete.

Daily planner

Using the section, a manager can review daily planners of his or her employees and set notes for them.

Figure 10.5. Daily planners of employees

Daily planners of employees

The page displays notes for the selected employee as a table (by default for the current week) and the following buttons:

  • для изменения периода просмотра ежедневника подчиненного «»;

  • для получения печатной версии ежедневника подчиненного за выбранный промежуток времени «».

Work

In this section a manager is able to review and set jobs for employees.

Figure 10.6. Works of employee

Works of employee

Для работ, в которых пользователь является автором, возможно их завершение галочкой любым из его вышестоящих руководителей, а также пользователями с делегированным правом «Изменение статуса» от любого из его руководителей.

Кроме того, только для включенной опции в Конфигураторе Разрешать завершать работы подчиненных, в которых он является ответственным для работ, в которых пользователь является ответственным, возможно их завершение галочкой любым из его вышестоящих руководителей, а также пользователями с делегированным правом «Изменение статуса» от любого из его руководителей.

В обоих случаях в поле «Завершил» хода выполнения документа отображается пользователь(-и) согласно настройке Конфигуратора «Формат отображения поля автора в ходе выполнения».

Для просмотра завершенных работ, работ за определенный период, а также для поиска работ (по названию, автору и исполнителю), необходимо открыть параметры поиска.

Figure 10.7. Search parameters

Search parameters

Для поиска работ по названию, автору и исполнителю, необходимо в поле поиска ввести ключевые слова и нажать Enter. Поиск будет производится в выделенном фильтре или подфильтре. Для поиска работ за период, в поисковом фильте необходимо указать определенный или произвольный период, а также для отображения удаленных и завершенных работ нужно поставить галочку в чекбоксе.

Reports

In the section a manger is able to control efficiency and work load of employees.

Figure 10.8. Reports

Reports

Administration

В разделе «Администрирование» есть возможность редактировать организационную структуру (создание и редактирование подразделений и всех их атрибутов, создание и редактирование должностей, просмотр и редактирование карточек подразделений, должностей и пользователей), назначать и увольнять с должности сотрудников. У сотрудника отдела кадров есть возможность создания учетной записи пользователей непосредственно при назначении пользователя на должность (пароль и логин задает Администратор Системы), а также назначать на должность пользователя из списка имеющихся учетных записей. Также сотрудник отдела кадров может редактировать фотографию пользователей.

Figure 10.9. Administration

Administration

To add new division, select a division in the navigator and click "Add subdivision" in the main working area or in pop-up menu oа the "Create" button.

Figure 10.10. Add division

Add division

To add new division, you have to fill in the following fields:

  • Name of subdivision (in three languages);

  • Number;

  • Code of subdivision (filled automatically);

  • Select parent division;

  • Name of position of the head of division (in three languages);

  • Select the head from organization structure or create new user (optional input field);

  • Select acting head from organization structure;

If required, add deputy head (by clicking "Add" button):

  • Name of position for deputy head (in three languages);

  • Select employee from organization structure;

  • Select division.

Кроме этого, если настроены карточки подразделения, то можно внести либо отредактировать в них значения.

To save entered changes, complete required fields and click "Save" button; to cancel click "Cancel" button. In order to edit a division, select it in the division navigator on the left, and click "Edit division" button in the main working area.

To add new position, select a division in the division navigator on the left, and click "Add position" button in the main working area or item menu in the menu of the "Create" button.

Figure 10.11. Adding position

Adding position

To create new position, the following fields must be filled:

  • Name of position (in three languages);

  • Code (completed automatically);

  • Key;

  • Required number of staff for the position.

Кроме этого, если настроены карточки должности, то можно внести либо отредактировать в них значения.

To save entered changes, complete required fields and click "Save" button; to cancel click "Cancel" button. In order to edit a position, select it in the division navigator on the left, and click "Edit" button.

You can apppoint a position to an employee in two ways:

  • Создать сотрудника - при выделенном в навигаторе должности, в основной рабочей области либо в пункте меню кнопки «Создать», выбрать «Создать сотрудника»;

  • Выбрать из справочника - при выделенном в навигаторе должности, в основной рабочей области либо в пункте меню кнопки «Создать», выбрать «Выбрать из справочника».

Figure 10.12. Create a new user

Create a new user

To create a new employee, fill the following fields in:

  • Full name;

  • Code;

  • E-mail;

  • JID;

  • необходимые права доступа и роли.

Примечание: роль Сотрудник отдела кадров можно назначать только на те дочерние подразделения, в родительском подразделении которого редактирующий пользователь сам является сотрудником отдела кадров.

После заполнения всех необходимых полей, для сохранения внесенных изменении, нужно нажать кнопку «Сохранить», для отмены кнопку «Отмена». Для того, чтобы редактировать данные сорудника, нужно выделить его в навигаторе. Для добавления фотографии в профиле сотрудника нужно навести указатель мыши на область изображения и выбрать пункт Изменить изображение. Для удаления фотографии нужно выбрать пункт Удалить изображение и подтвердить дейстие. Сотрудник отдела кадров может редактировать только фотографий пользователей подразделений оргструктуры, к которому он принадлежит.

Figure 10.13. Select from the list

Select from the list

Для выбора сотрудника из справочника можно найти его в списке либо воспользоваться поиском: ввести в поле поиска фамилию пользователя и нажать Enter. В списке необходимо выделить нужного сотрудника и нажать кнопку «Назначить», для отмены кнопку «Отменить». Для увольнения сотрудника с должности необходимо нажать кнопку справа от фамилии сотрудника.