Table of Contents
Модуль «Потоки работ» предназначен для создания, управления и контроля работ как плановых, так и внеплановых (см. илл. «Потоки работ»). Данный модуль обеспечивает постановку и своевременный контроль исполнения работы, для эффективного выполнения поставленной задачи руководителем. Переход в модуль осуществляется нажатием на кнопку «Потоки работ» в верхней панели.
Панель позволяет сформировать отчёт и открыть панель подробной информации о работе. На иконке потоков работ (также в модуле хранилище) в красном кружочке Система уведомляет о количестве новых событий (постановка руководителем новой работы, изменение руководителем или другими сотрудниками статуса и прогресса исполнения работы и т.д.). Также при появлении новых событий браузер мигает с заголовком «NEW!». Мигание браузера по желанию может быть отключено в пользовательских настройках.
Основная рабочая область содержит динамический список потоков работ, который отображается не постранично, а путем подгрузки всех работ до достижения конца списка. Также основная рабочая область содержит панель подробной информации о работе. Основная панель позволяет выполнять некоторые действия над элементами имеющегося списка работ. Сортировка работ в списке производится по времени их поступления, поэтому изменённые и новые работы в списке выделяются жирным и находятся вверху списка. В общем списке работ коричневым шрифтом отображаются работы, до завершения которых осталось менее трети срока исполнения, красным шрифтом отображаются просроченные работы. Цвету первого столбца в списке работ соответствует цвету приоритета работы согласно настроек в Конфигураторе.
Жинақтама - жұмыстар ағыны тізімінің оң жағында орналасқан және келесі облыстардан құралады:«Жұмыс туралы ақпарат», «Файлдар және Түсініктемелер».
Область «Информация о работе» отображает следующую информацию:
Атауы;
Сроки;
Авторы;
Ответственный за данную работу;
Форма завершения работы (если в качестве формы завершения выбрано “Нет” - не отображается)
Гиперссылка на мероприятие проекта (если данная работа была создана из модуля “Проекты”).
Область «Файлы» предоставляет доступ к документам, прикрепленным к данной работе. Файлы могут быть прикреплены в папки «Приложения» и «Прочие». Прикреплять файлы к работе можно следующими вариантами: с хранилища, с компьютера, создать новый текстовый документ и сканировать.
Файл с компьютера можно загрузить не только с помощью пункта меню, но и перетащив необходимый файл (или несколько файлов) в область «Файлы».
Бекітілген файлдың мәнмәтіндік мәзірін шақырған кезде(файл жуан әріптермен белгіленеді) келесі әрекеттерге рұқсат бар:
Жүктеп алу;
PDF нұсқасын жүктеу;
Негізгі етіп белгілеу;
Жаңа нұсқа;
Жою;
Скачать все “Приложения” (для папки “Приложения”) / Скачать все “Прочие” (для папки “Прочие”).
Примечание
Запрещено добавлять новую версию либо удалять основной файл по форме записи реестра (файл по форме, который добавляется при создании реестра и соответствует форме, которая указана в настройках реестра). Поэтому при выборе пункта “Новая версия” контекстного меню основного файла по форме записи реестра система возвращает ошибку:
Невозможно добавить новую версию для основного файла по формеПри выборе пункта “Удалить” для данного файла система возвращает ошибку:
Невозможно удалить основной файл по форме
При вызове контекстного меню панели “Файлы” доступны следующие опции:
Скачать все файлы;
Скачать все “Приложения”;
Скачать все “Прочие”.
Данное меню вызывается в области данной панели за исключением области выделения файлов, в которой вызывается вышеописанное контекстное меню файлов.
«Түсініктеме» облысы таңдалған жұмыстың түсініктемелерін қарау, қосу және жою мүмкіндігін береді. Жұмысты таңдаған кезде келесі түсініктемелер бейнеленеді:
ағымдағы жұмысқа қатысты түсініктемелер;
қайта жүктелген жұмыстардың бағынышсатысы бойымен төмен орналасқан барлық жұмыстар түсініктемелері;
таңдалған жұмысқа жататын тармаққа қатысты түсініктемелер.
Данные комментарии делятся на три типа:
Работа. Комментарии по работе.
Документ. Комментарии по документу.
Личные. Комментарии, которые отображаются только тому пользователю, который их создал.
Интерфейс модуля предусматривает визуальное различие работ по типу, статусу, периоду и пр.
На панели по умолчанию присутствуют следующие фильтры:
“На исполнении” - предназначен для работ, где пользователь является ответственным за исполнение. Сюда попадают работы от руководителей, согласование, утверждение, ознакомление с документами от других пользователей, а также проекты документов, созданные самим пользователем и работы, поставленные себе;
“На контроле” - предназначен для работ, поставленных пользователем другому исполнителю, работ взятых на контроль вручную, корневых работ резолюции и протокола. Сюда не попадают перепорученные работы, поручения резолюций, протоколов и проектов;
Келесі сүзгілер, ішінде жұмыс болған жағдайда ғана жинақтамада бейнеленеді:
“Протокольные” - содержит протокольные поручения;
“Проекты” - содержит работы в подфильтрах по проектам;
“Группы” - содержит работы по группам, созданные пользователем.
Если пользователь является и.о. руководителя, либо ему делегировано право на просмотр работ, то после фильтра “На контроле” панель дополнительно содержит фильтр:
Делегированные - содержит содержит в себе все работы из всех подфильтров по работам руководителя, либо делегировавших пользователей.
Если пользователя увольняют с должности и.о. или отменяют делегирование прав на работы, панель более не будет содержать соответствующий фильтр работ руководителя, либо делегировавшего пользователя.
Для перечисленных фильтров возможно изменение внешнего вида списка работ. Для этого нужно выделить фильтр, вызвать контекстное меню и выбрать из списка пункт «Изменить». Изменению подлежат отображаемые поля, сортировка полей по возрастанию и убыванию, а также раскрытие ветки его подфильтров.
Фильтр «На исполнении» по умолчанию содержит следующие подфильтры:
Қол қою;
Бақылауда;
Мерзімі өткендер;
Аяқталғандар.
Фильтр «На контроле» по умолчанию разбивается на подфильтры по исполнителям.
«Орындау үстінде», «Бақылау үстінде» сүзгілерінде бір немесе бірнеше сүзгі шарттарын(сүзгі шарттары төменде аталады) қосу мүмкіндігімен арнайы ішкі сүзгілер құру мүмкіндігі бар.
Подфильтры могут быть созданы внутри основных фильтров либо других подфильтров при помощи контекстного меню (выделить нужный подфильтр) — для основных фильтров «Добавить…» (добавляет подфильтр), для подфильтров - «Добавить…» (добавляет вложенный подфильтр), «Изменить…» (можно добавить, удалить и изменить содержимое условий выделенного подфильтра) и «Удалить» (удаляет выделенный подфильтр).
«Орындау үстінде», «Бақылау үстінде» сүзгілерінің ішкі сүзгілерінің шарттары:
Со словами — регистронечувствительно, при соответствии любому из слов, разделённых пробелом.
Без слов — регистронечувствительно, при несоответствии любому из слов, разделённых пробелом.
Тип — при соответствии любому из комбинации из четырёх типов: «Работа», «Согласование», «Ознакомление», «Утверждение».
Автор — соответствие любому из выбранной комбинации пользователей.
Срок — выбор одного из двух вариантов: «До конца осталось» (+ поле для количества дней) либо «Просроченные».
Прогресс — в случае, если в системе активирована настройка «Использовать справочник значений прогресса для поручений», значения поля могут быть выбраны только из этого справочника, в противном случае задается диапазон от/до (%).
Статус — выбор одного из трех вариантов «В работе (ожидание)», «Завершенные» и «Удалённые». При выборе «Завершенные» добавляются 2 флажка: «Успешно» и «Неуспешно». Для включенного флажка «Успешно» в фильтр попадают все завершенные работы по неальтернативным процессам (тип действия «работа», «резолюция», «ознакомление»), а также успешно завершенные работы по альтернативным процессам (согласовано, утверждено, зарегистрировано). А для включенного флажка «Неуспешно» в фильтр попадают оставшиеся неуспешно завершенные работы по альтернативным процессам (не согласовано, не утверждено, не зарегистрировано).
Свойства — соответствие любой из комбинации опций «Контрольные», «При наличии файлов».
Приоритет — соответствие любой из комбинации приоритетов, настроенных в Конфигураторе.
Период: выбор одного из вариантов: «Сегодня», «Будущая неделя», «Будущий месяц», «Будущий квартал», «Последняя неделя», «Последний месяц», «Последний квартал» и «Произвольный период». При выборе варианта «Произвольный период» появляется возможность указать две даты - начала и завершения произвольного периода. Кроме этого, для этого условия можно указать одну из опций: «По дате начала», «По дате планового завершения», «По дате фактического завершения» или «Все».
Жауапты - кез-келген таңдалған пайдаланушылар комбинациясына сәйкес болу.
Тип документа — соответствие любому из выбранной комбинации типов документа.
Бейнеленетін өрістерді таңдау:
Жауапты;
Авторы;
Басталу күні;
Аяқталу күні;
Қалды;
Ілгерілеу.
Өріс бойынша іріктеу:
Өзгерту күні;
Мәртебе;
Басымдылық;
Атауы;
Басталу күні;
Аяқталу күні;
Қалды;
Жауапты;
Авторы;
Ілгерілеу.
Для сортировки по прогрессу используется текущее значение прогресса работ. Для тех элементов потоков работ, где значение прогресса явным образом (ручным вводом, справочником, слайдером) не задается, значение прогресса определено так:
статусы незавершенных работ (“ожидание”, “резолюция” и пр.) равнозначны прогрессу 0%;
статусы работ, завершенных как успешно (“ознакомился”, зарегистрировано“,”завершено" и пр.), так и не успешно (“не согласен”, “не зарегистрировано” и пр.), равнозначны прогрессу 100%.
Опция «Раскрыть вложенные»: если соответствующая галочка включена в каком-либо фильтре, и этот фильтр имеет вложенные, то соответствующий фильтр при открытии Системы будет раскрытым вместе со всеми его подфильтрами. По умолчанию, раскрыты дочерние фильтры у фильтров “На исполнении” и “На контроле”.
Опция «Дополнительно отображать работы, в которых я являюсь автором» (только для дочерних фильтров “На контроле”): если соответствующая галочка включена, такой подфильтр должен содержать:
все работы из корневого фильтра “На контроле”;
все работы, в которых авторизованный пользователь является автором.
Опция “Разделять пофамильно работы, взятые на контроль вручную” (только для корневного фильтра “На контроле”): если соответствующая галочка включена, то незавершенные работы, взятые на контроль вручную (через модуль “Сотрудники”), будут отображаться в тех же подфильтрах по ответственным, что и остальные контрольные работы. Галочка по умолчанию выключена.
Примечание
Жаңа ішкі сүзгіні құрған кезде үнсіздік бойынша ешқандай шарт қосылмайды. Әрбір шартты тек қана бір рет қосуға болады.Егер де бірнеше шартты қосатын болсақ, ережелер қатар орындалады. «Жобалар», «Хаттамалық» және «Топтар» сүзгілерінде ішкі сүзгі құру мүмкіндігі жоқ.
Настроенные подфильтры разделов “На исполнении” и “На контроле” можно сбросить и вернуть к первоначальному состоянию, настроенному методологом системы. Для сброса настроек фильтра нужно вызвать контекстное меню соответствующего фильтра и выбрать пункт “Вернуть настройки”. Откроется диалог с возможностью вернуть один или несколько шаблонных фильтров, также можно удалить все фильтры с внесенными изменениями пользователя.
Примечание
Если изменить условия дефолтных подфильтров и при сбросе настроек не указать “Удалить мои фильтры” - то редактированные фильтры будут дублироваться. Один подфильтр будет дефолтный, второй - с измененными настройками.
Для фильтров можно задать / сменить иконку с помощью диалога редактирования фильтра для подфильтров разделов «На исполнении» и «На контроле» (в случае раздела «На контроле» только для подфильтров, созданных вручную). Задать/изменить иконку для фильтра можно, выбрав нужную иконку из набора иконок в диалоге редактирования фильтра. По умолчанию для нового создаваемого фильтра задается иконка в виде обычной папки. Первым элементом в выборе является выбор «без иконки».
Фильтр «Делегированные» содержит следующие подфильтры:
%Фильтр_по_работам_делегировавшего_пользователя%;На исполнении;
Қол қою;
Бақылауда;
Мерзімі өткендер;
Завершенные;
На контроле;
Протокольные.
Подфильтры всех уровней имеют счетчики. Фильтр по работам делегировавшего пользователя содержит тот же список работ, что и его дочерний фильтр “На исполнении”.
Эти подфильтры невозможно удалить, либо создать для них дочерние. Изменение внешнего вида списка работ возможно только для подфильтров по работам делегировавших пользователей. Для этого нужно выделить фильтр, вызвать контекстное меню и выбрать из списка пункт «Изменить». Изменению подлежат отображаемые поля, сортировка полей по возрастанию и убыванию, а также раскрытие ветки подфильтров.
Төменгі сол жақ бұрыштағы сүзгілер (келесіде «Іздеу сүзгісі») келесі басқару элементтерінен құралады:
Мерзімді таңдау: жұмыста, бүгін, алдағы апта, алдағы ай, алдағы тоқсан, өткен апта, өткен ай, өткен тоқсан және еркін мерзім, соңғысы активтенгеннен кейін екі өріс - басталу күні және аяқталу күні активті болады;
«Жойылғандарды көрсету» опциясы;
«Аяқталғандарды көрсету» опциясы;
Іздеу түрін таңдау: «Басталу күні бойынша», «Аяқталу күні бойынша», «Аяқталудың нақтылы күні бойынша» және «Барлығы».
При изменении значений поискового фильтра подфильтр, к которому они
применяются, выделяется звёздочкой (*).
Для того, чтобы создать работу, необходимо нажать кнопку «Создать» на верхней панели, либо кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать» и выбрать любой другой пункт диалога создания работы. Появляется окно для создания работы. (см. илл. «Окно создания новой работы»). Здесь вводится:
Жұмыс тұжырымдамасы;
Жауапты;
Исполнители;
Басталу және аяқталу мерзімдері (күн және уақыт);
Приоритет (список возможных значений определяется методологом в Конфигураторе).
Примечание
Поля, обязательные для заполнения в диалоге создания работы отмечены звездочкой (
*).
По нажатию кнопки открывается второй шаг. Здесь вводится:
Басымдылық:% немесе жұмыс уақытының сағаты;
Жұмысқа түсініктеме;
Кілтті сөздер (іздеу жүргізілетін сөздер);
Бекітілген (салулар) құжаттар;
Повторение работы (по умолчанию - нет);
Форма завершения (по умолчанию - нет).
Примечание
Количество, а также порядок полей диалога создания работы может отличаться в зависимости от выбранного пункта в контекстном меню кнопки “Создать”.
Поле «Ответственный» в окне создания работы по умолчанию является пустым для того, чтобы по ошибке не поставить работу самому себе без возможности изменения ответственного. Если флажок рядом с полем “Ответственный” выключен, то поле становится не активным. Если флажок активирован, то оно обязательное для заполнения. Поле «Исполнители» может содержать несколько сотрудников, для того, чтобы выбрать пользователей нужно выделить их, а для отмены снять выделения. При активации опции “Разрешить добавлять соисполнителей к работам, не являющихся подчиненными” в качестве соисполнителя можно выбрать неподчиненных сотрудников. При этом работа «Запрос на участие..» приходит каждому неподчиненному исполнителю. В случае, если и ответственный и исполнители — сотрудники, не находящиеся у пользователя в подчинении, то ответственным за корневую работу является автор работы, пока исполнитель не согласиться принять на исполнение работу. Согласование ответственного и исполнителей происходит параллельно. В случае, если один из исполнителей отказывается от участия в работе, соответствующая ему дочерняя работа не создается. В случае, если отказывается исполнитель — ответственным за корневую работу остается автор.
В зависимости от настройки “Ставить работы исполнителям от имени ответсвенного” (настройка расположена в Конфигураторе) и активного поля “Ответственный” постановка работ происходит следующим образом:
Если настройка включена и указан ответственный, то работа ответственному ставится от автора, а исполнителям от имени ответственного.
Если настройка выключена и указан ответственный, то работа ответственному и исполнителям ставится от имени автора.
Вне зависимости от положения настройки и не указанном ответственном несколько независимых работ будут созданы для каждого исполнителя от имени автора.
Для добавления ответственного/исполнителей за работу, необходимо найти сотрудника с помощью поля поиска, либо в разделах выбранные или часто выбираемые, либо выбрать его из дерева организационной структуры, либо выбрать его из дерева групп пользователей (только для исполнителей). Формат отображения ФИО пользователей настраивается методологом системы и может быть представлен в одном из видов - полное (Фамилия Имя Отчество), либо краткое (Фамилия И.О.). В списке «Часто выбираемые» отображаются пользователи согласно правам пользователя и выбранного типа маршрута: в случае типа “работа” и при отсутствии иных настроек — только подчинённые пользователи; в случае работы типа «Согласование», «Ознакомление» - все пользователи, которые попали в список «Часто выбираемые».
После того, как ответственный/исполнитель выбран, необходимо нажать на кнопку «Выбрать». Имеется возможность изменения ответственного за уже поставленную работу. При этом текущая работа закрывается, вместо неё создаётся новая работа с такими же параметрами, но с новым ответственным и новой датой начала (текущая дата).
При создании новой работы, вводимое значение нагрузки обозначает количество времени, затрачиваемое на выполнение работы в один день. Методологом системы, при создании категории, вводится норма нагрузки - это количество часов, необходимое для выполнения всей работы. Значение может быть введено относительно длительности рабочего дня (в процентах) или абсолютным значением (количество часов). Т.е. если норма нагрузки согласно категории работы - 8 часов, длительность работы - 2 дня, длительность рабочего дня 8 часов, то занятость будет составлять 50%, если ввести значение нагрузки 8 часов в день при длительности рабочего дня 8 часов, то занятость независимо от длительности работы будет составлять 100%.
Жұмысты іздеуді жүзеге асыру үшін жұмысты құру терезесінде «Кілтті сөздер» өрісін толтыруға болады. Кілтті сөздер «Enter» арқылы толтырылады.
Сонымен қатар «Тапсырма бойынша түсініктемелер» өрісін толтыруға болады, түсініктеме толығырақ ақпарат жинақтамасында, «Түсініктеме» облысында пайда болады.
Жұмысты құру терезесінің төменгі жағында құжатқа қатысты құжаттарды бекітуге болады. Құжаттар бекітілетін жұмыстарға автор және жауапты адамдардың толық құқықтарымен мұқаба құрылады, оған файлдар екі тәсілмен қосылады:
Компьютерден (алдын ала Жүйе қоймасына қосусыз);
Қоймадан (қойма мұқабаларындағы бар файлдарға сілтемелер қосу).
Когда все параметры новой работы заданы, необходимо нажать на кнопку «Сохранить». Только что созданная работа отобразится вверху списка в Потоках работ вне зависимости от сортировки.
Жұмыс құрылғаннан кейін, "Файлдар" облысында «+» батырмасы арқылы құжаттарды бекітуге болады. Файлдар «Салулар» және «Басқалар» мұқабаларына бекітілуі мүмкін. Файлдың көшірмесін жасауға, жаңа құжатты жүктеуге, мәтінді құжат құруға және құжатты сканерлеуге болады. Бекітілген құжаттар саны бөлім атауынан кейін, есептегіште көрсетіледі.
Примечание.
В качестве названий файлов разрешено использовать буквы, цифры (0-9), символы " " (пробел),
.(точка),-(дефис),№,(,),$,;,^,#,!,_(подчеркивание).
Все остальные символы при загрузке заменяются символом “_” (подчеркивание). К данным символам относятся
,(запятая),:,?,*,+,&,\,/,|,''(одиночные кавычки),""(двойные кавычки),%,<,>,{,},[,],=,@, `(апостроф) и др.
Қайталанатын жұмысты құрған кездегі, қайталану жиілігін таңдау құралы. Жұмыс апта күндері бойынша, ай күндері бойынша және жыл сайын қайталанумен құрылуы мүмкін.
Для того, чтобы выставить прогресс выполнения работы, нужно кликнуть по области «Прогресс» и передвинуть слайдер на нужное значение, после чего нажать на кнопку «Сохранить» или «Отменить» (см. илл. «Выставление прогресса»).
В зависимости от настроек в конфигураторе, прогрессы просматриваются и выставляются либо в процентном (от 0 до 100 %), либо в текстовом варианте (Получение, Подготовка, Исполнение, Завершение).
Жұмыстың және оның кезеңдерінің орындалуының ілгерілеуін қойған кезде,Жүйе барлық жұмыстың, сонымен қатар оның бөлек кезеңдерінің ілгерілеулерін белгілейді. Жұмыс орындалуының ілгерілеуін тек қана автор қояды. Орындаушымен қойылатын ілгерілеу де Жүйеде белгіленеді, бірақ-та ақпараттық мінезге ғана ие болады.
Статус предназначен для того, чтобы согласовать/утвердить/ознакомиться с работой не открывая сам документ как проект документа. После того, как кликнете на кнопку «Ожидание» открывается окно, где нужно подписать (согласен/нет) документ.
При выполнении действий с большим количеством процессов (например, отправка документа на согласование большому количеству пользователей) после запуска система выдает сообщение о факте совершения действия и документу присваивается статус “Обработка”. Работы с таким статусом невозможно завершить, удалить, изменить прогресс, так как работа еще не создана. Также у всех запланированных к запуску процессов в ходе выполнения документа отображается запись: “Идет обработка…”
Автор жұмысты аяқтау үшін жұмыс тұжырымдамасының алдына қанат белгісін немесе жұмыс орындалуының 100% ілгерілеуін қоюы қажет. Автормен 100% ілгерілеу қойылғанда жұмыс автоматты түрде аяқталады, ал ағымдағы ілгерілеумен аяқтағанда барлық еншілес жұмыстардың аяқталуы жайлы хабарлама шығады. Жұмыс аяқталғаннан соң «Аяқталғандар» сүзгісіне өтеді.
Если при создании работы была указана форма завершения (любая, кроме “без подтверждения”), то при выставлении автором или исполнителем 100% прогресса исполнения работы появляется окошко с результатом работы.
Если типом результата является «Комментарий», то в появившемся окне нужно указать комментарий.
Егер де қорытынды түрі «Файл» болса, ашылған терезеде файлды үш жерден таңдау мүмкіндігі бар:
Пайдаланушы компьютерінен жүктеу;
Қоймадан көшіру;
Жұмыстағы «Салулар» немесе «Басқалар»-ға бекітілген файлдардан таңдау.
В первых двух случаях файл после выбора попадает в «Прочие», в последнем случае новых файлов не создаётся — указанием на нужный файл является кликабельная ссылка с указанием выбранного файла.
Если исполнителем был указан комментарий либо файл как результат работы, то у автора работы появляется в поле прогресса работы статус , который выводит на экран окно результата завершения.
Авторда орындаушының қорытындысын растау немесе болдырмау мүмкіндігі бар:
при подтверждении результат появится в поле комментарии и будет недоступен для редактирования и выделен соответствующей пиктограммой; результат отобразится в ходе выполнения соответствующего документа.
при отклонении результата у автора появляется возможность изменить срок, уменьшить прогресс выставленный исполнителем(обязательно в меньшую сторону) и написать комментарии по поводу отклонения результата работы, который заменит результат испонителя и будет иметь соответствующую пиктограмму.
Примечание
Егер де жұмыс қорытындысын растау қажет болса, жұмыс қорытындысы болуының индикаторы сәтті растаудан кейін ғана пайда болады. Бұл сәтке дейін жұмыс ілгерілеуін аз жаққа өзгерту және басқа жұмыс қорытындысын белгілеуге мүмкіндік бар(мысалы, ілгерілеуді аз жаққа өзгертіп, түсініктемені өзгерту немесе басқа файлды таңдау).
Для создания проекта документа необходимо выделить модуль «Потоки работ» на верхней панели нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать пункт «Проект документа», либо любой другой пункт диалога создания проекта документа. В появившемся окне заполнить нужные поля (краткое содержание, тип, теги), выбрать приоритет, при необходимости прикрепить файл с компьютера или из хранилища, указать дату завершения и нажать кнопку «Сохранить». Прикрепление файла прямо на этапе создания проекта документа позволяет выбирать загружать ли файл в проект документа или создать текстовый файл HTD. По умолчанию галочка в пункте “Прикрепить файл” отключена, в таком случае будет создан файл HTD. При активации галочки, активными становятся кнопки “С компьютера” и “Из хранилища”, с помощью которых нужно выбрать загружаемый файл. Загружаемый файл будет помещен в папку “Приложения” и отмечен как “основной” файл в документе.
Примечание
Количество, а также порядок полей диалога создания проекта документа может отличаться в зависимости от выбранного пункта в контекстном меню кнопки “Создать”.
Хаттаманы құру үшін «Жұмыстар ағыны» модулін таңдап, жоғарғы жинақтамадағы «Бастау» батырмасының қасындағы түсетін тізімнен «Хаттама» пунктін таңдау қажет. Пайда болған терезеде келесі өрістерді толтыру қажет:
хаттама нөмірі;
мәжілістің өту күні;
мәжіліс тақырыбы;
ұйымдық құрылымнан төрағаны таңдау;
ұйымдық құрылымнан хатшыны таңдау;
қатысқандарды таңдау(картотекадан пайдаланушыны қосу немесе бөгде мекемелер қызметкерлерін белгілеу, ол үшін аты-жөнін және лауазымын толтыру қажет);
кілтті сөздер.
Чтобы перейти на следующий этап создание протокола, следует нажать кнопку «Далее». В открывшемся окне «Решение» нужно заполнить поля «Повестка дня» и «Решили». В поле «Решили» для добавления решения нужно нажать на кнопку (+), здесь могут быть сформулированы работы и текстовые пункты. Для работы нужно указать: номер, формулировку, выбрать одного или нескольких исполнителей, контролирующего, срок исполнения и результат работы.
После оформления всех решений, нажать «Далее». На следующем шаге «Маршрут утверждения протокола» с помощью кнопки (+) добавляем новый этап, где нужно будет указать действие (тип: согласование, утверждение и прочие). Далее указать ответственного и уточнить название.
Заполнив все необходимые поля, нажимаем кнопку «Далее». В открывшемся окне «Предпросмотр» можно предварительно посмотреть протокол, также есть возможность сохранить черновик для возможности вернуться и продолжить процесс оформления протокола. Для запуска маршрута утверждения (если он был указан) или запуска протокольных работ (в противном случае) нажать кнопку «Запустить». В потоках работ на исполнении появляется «Работа по утверждению протокола», как корневая и первый этап маршрута, как дочерний (в случае если маршрут был указан). У ответственного за утверждение в фильтре на исполнении появляется «Работа по утверждению протокола», после утверждения работа закрывается и создается новое протокольное поручение - у исполнителя решения в фильтре на исполнении и на контроле у контролирующего. У председателя протокол отображается в фильтре на исполнении, у секретаря на контроле. Если был сохранен черновик вернуться к оформлению протокола можно, щелкнув правой кнопкой мыши по работе и выбрав в меню пункт «Изменить».
Методологом системы могут быть настроены необходимые условия активации протокольных работ: наличие согласования, утверждения, регистрации. На шаге мастера «Маршрут утверждения протокола» будет выходить предупреждающее сообщение:«Протокол не согласован/утвержден/зарегистрирован», это означает, что протокольные работы будут отправлены исполнителям только после выполнения этих условий. В случае, если в каком-либо шаге мастера создания протокола не заполнено одно или несколько полей- выдается предупреждающее сообщение, после чего подсвечиваются незаполненные поля.
Для создания проекта документа по шаблону необходимо в модуле «Потоки работ» на верхней панели нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать пункт «Проект документа по шаблону», либо любой другой пункт диалога создания проекта документа по шаблону. Использование шаблонов документов возможно, если в конфигураторе загружены документы, которые будут использоваться в качестве шаблонов с указанием их типа и срока исполнения и форма, созданная в редакторе форм. Документ по форме может отображаться в режиме редактирования или в режиме чтения.
В появившемся окне указать название документа, выбрать шаблон, указать сроки завершения, приоритет и ключевые слова. Галочка «Создать работу» включена по умолчанию. После заполнения всех полей, нажать кнопку «Создать».
Примечание
Количество, а также порядок полей диалога создания проекта документа по шаблону может отличаться в зависимости от выбранного пункта в контекстном меню кнопки “Создать”.
Пішін бойынша құрылған құжаттарды баспадан шығару үшін, өзгерістерді сақтап, редакциялау тәртібінен шығу және баспа батырмасын басу қажет.
Пользователь имеет возможность в модуле «Настройки» вкладка «Маршруты» создать типовые маршруты, которыми он пользуется. Для этого следует нажать на кнопку (+), появится первый этап маршрута, необходимо выбрать «Действие» из списка: работа, согласование, утверждение, ознакомление, регистрация, маршрут; указать ответственного, длительность и нагрузку. Часто используемые маршруты можно добавить в список избранных маршрутов (нажатием на значок «звездочку»). Для запуска избранного маршрута необходимо выделить модуль «Потоки работ», на верхней панели справа нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать нужный маршрут. В появившемся шаблоне заполнить все поля, сменить ответственных и по необходимости другие параметры маршрута и нажать на кнопку «Сохранить».
Контекстное меню, относящееся к выделенному в данный момент потоку работ, и в зависимости от активного на данный момент документа или работы может содержать следующие пункты:
Перепоручить…
Передать…
На согласование…
На утверждение…
На ознакомление…
Информация…
Изменить…
Топқа қосу;
Топтан шығару;
Жою;
Импортировать в проект…
Примечание
Наименование, действие и порядок отображения пунктов могут быть изменены методологом.
Данный пункт позволяет перепоручить выбранную работу через контекстное меню либо меню “Отправить” документа. По умолчанию пункт “Перепоручить” отображается у пользователей, имеющих подчиненных сотрудников или соответствующие делегированные права.
Данный пункт позволяет передавать выбранную работу через контекстое меню либо меню “Отправить” документа (пункт доступен только при включении соответствующей опции методологом). Пользователю, передающему работу, на выбор доступны все пользователи организационной структуры, независимо от того, являются ли они его подчиненными или нет. Передача работы осуществляется так: исходная работа для передающего пользователя завершается, а для принимающего создаётся новая работа со всеми параметрами исходной.
В системе запрещено передавать согласование, утверждение, ознакомление, в связи с этим пункт “Передать” для данных процессов отсутствует в контекстном меню или в меню “Отправить” документа.
Таңдалған жұмысты жауапты адамдарға келісімдеуге, бекітуге, танысуға жіберуді жүзеге асырады.
В диалоге выбора ответственных за согласование, утверждение или ознакомление доступны множественный выбор пользователей, выбор пользователей с помощью выставления галочки “Выбрать всех”, выбор пользователей из групп, а также выбор группы как атомарного объекта. В данном диалоге в навигаторе есть раздел “Группы пользователей”, по нажатию на который группы отображаются в виде дерева с корневым узлом “Все”. По нажатию на корневой узел “Все” в правой части диалога отображаются группы всех уровней иерархии в виде атомарных объектов. При выборе в дереве какой-либо группы в правой части диалога отображаются все пользователи, входящие в эту группу (т.е. пользователи, принадлежащие к группе, и принадлежащие всем ее дочерним группам), при этом сами группы в правой части диалога не отображаются.
Данный пункт позволяет отправить работу по заранее заданному маршруту либо сформировать новую последовательность маршрута.
Здесь отображается следующая информация:
Атауы;
Авторы;
Басымдылық;
Сроки;
Форма завершения работы (если в качестве формы завершения выбрано “Нет” - не отображается)
Гиперссылка на мероприятие проекта (если данная работа была создана из модуля “Проекты”);
Ответственные.
Здесь можно изменить параметры работы: название, сроки, ответственных и др. Набор этих параметров зависит от процесса, по которому была создана работа:
Работа - набор параметров, доступных для изменения, такой же, что и в диалоге создания работы по умолчанию.
Согласование / Утверждение / Ознакомление / Резолюция - в данном случае можно изменить только такие параметры:
Атауы;
Отвественный;
Сроки;
Нагрузка;
Басымдылық;
Ключевые слова.
Также нет возможности запуска и изменения маршрута.
Жұмыстар тобына жұмысты қосу және жұмысты жою үшін арналған.
Предназначен для прерывания запущенного маршрута по конкретному документу. При прерывании маршрута текущие этапы удаляются (в “Ходе выполнения” делается соответствующая запись), будущие этапы прерванного маршрута нигде не отображаются. Если по данному документу запущено несколько маршрутов, то пункт “Прервать маршрут” открывает подменю, где перечислены запущенные маршруты. Пункт “Прервать маршрут” появляется только у пользователей, которые запускали маршрут по данной работе.
Пункт предназначен для удаления работы. При выборе данного пункта в появившемся предупреждающем окне “Вы действительно хотите удалить данную работу?” необходимо нажать “Ок”, в противном случае “Отмена”.