Редактирование документов канцелярии

Замечание

Для редактирования документов сотрудник канцелярии должен иметь в соответствующем журнале набор прав доступа на редактирование (см. подробнее в Журналы).

Редактирование незарегистрированного документа

Для редактирования незарегистрированного документа (документа со статусом «На регистрации») сотрудник канцелярии должен иметь право «Редактирование» в соответствующем журнале.

Сотрудник канцелярии вызывает мастер регистрации одним из 2 (двух) способов:

  1. нажатием двойным щелчком по документу;

  2. вызовом контекстного меню документа и выбором пункта «Изменить».

Редактирование полей карточки документа на регистрации через РКК см. в РКК.

Поля, доступные на редактирование:

Документ, пришедший из потоков работ Документ, созданный в канцелярии

Карточка

  • краткое содержание

  • номер (редактируемая часть)[a]

  • дата регистрации

  • тип документа[b]

  • завершение / длительность

  • является контрольным

  • списание в дело

  • основание документа

  • все поля дополнительной карточки (при наличии)

Замечание

При отсутствии права «Редактирование» и вызове мастера регистрации исполняется альтернативный поток событий 1.

Карточка

  • краткое содержание

  • номер (редактируемая часть)

  • дата регистрации

  • тип документа

  • завершение / длительность

  • является контрольным

  • списание в дело

  • основание документа

  • все поля дополнительной карточки (при наличии)

Замечание

При отсутствии права «Редактирование» и вызове мастера регистрации исполняется альтернативный поток событий 1.

Файлы, в т.ч. из открытого документа

  • Мастер регистрации:

    • файлы «Приложений» можно только открыть либо скачать, удаление недоступно

    • новые файлы добавляются в «Прочие»

    • файлы «Прочих» можно открыть, скачать и удалить

  • Блок «Файлы» открытого документа:

    • «Приложения»: добавление и удаление файлов, а также создание новой версии недоступны

    • «Прочие»: добавление и удаление файлов, а также создание новой версии доступны

Замечание

При отсутствии права «Редактирование» и вызове мастера регистрации исполняется альтернативный поток событий 1. В блоке «Файлы» открытого документа добавление, удаление и создание новой версии файлов «Приложений» также недоступны (для файлов «Прочих» также доступны).

Файлы, в т.ч. из открытого документа

  • Мастер регистрации:

    • файлы «Приложений» можно открыть, скачать и удалить

    • новые файлы добавляются в «Приложения»

    • файлы «Прочих» можно открыть, скачать и удалить

  • Блок «Файлы» открытого документа:

    • «Приложения»: добавление и удаление файлов, а также создание новой версии доступны

    • «Прочие»: добавление и удаление файлов, а также создание новой версии доступны

Замечание

При отсутствии права «Редактирование» и вызове мастера регистрации исполняется альтернативный поток событий 1. В блоке «Файлы» открытого документа добавление, удаление и создание новой версии файлов «Приложений» недоступны (для файлов «Прочих» доступны).

Исполнители и маршрут (в РКК только поле исполнителя)

  • исполнитель

  • маршрут[c]

Замечание

При отсутствии же права «Редактирование» и вызове мастера регистрации исполняется альтернативный поток событий 1.

Исполнители и маршрут (в РКК только поле исполнителя)

  • исполнитель

  • маршрут

Замечание

При отсутствии же права «Редактирование» и вызове мастера регистрации исполняется альтернативный поток событий 1.

[a] При наличии права «Резервирование» также доступна кнопка ... в поле номера

[b] В мастере регистрации на выбор доступны все типы документов данного журнала.

[c] Выбор готового маршрута из выпадающего списка всегда доступен

Альтернативные потоки событий.

Альтернативный поток 1. Вызывается пункт меню «Изменить» при отсутствии права «Редактирование» в выбранном журнале.

Система информирует «У вас нет прав на редактирование документа». Мастер регистрации не вызывается.

Редактирование зарегистрированного документа

Для редактирования зарегистрированного документа сотрудник канцелярии должен иметь хотя бы одно из следующих прав в соответствующем журнале:

  • «Редактирование РКК (зарег.)»

  • «Редактирование файлов (зарег.)»

  • «Изменение маршрута (зарег.)» - только для зарегистрированных незавершенных документов

При отсутствии всех вышеуказанных прав и попытке открыть мастер регистрации исполняется альтернативный поток событий 1.

Редактирование полей карточки документа на регистрации через РКК см. в РКК.

Для настроенного права «Редактирование РКК (зарег.)» сотрудник канцелярии вызывает мастер регистрации. Мастер вызывается из контекстного меню документа, после выбора пункта «Изменить». Поля, доступные на редактирование:

Карточка
  • краткое содержание

  • дата регистрации

  • тип документа[a]

  • завершение / длительность

  • является контрольным

  • списание в дело

  • основание документа

  • все поля дополнительной карточки (при наличии)

Замечание

При наличии права «Резервирование» кнопка ... в поле номера недоступна

Замечание

При отсутствии права «Редактирование РКК (зарег.)», но при наличии хотя бы одного из «Редактирование файлов (зарег.)» / «Изменение маршрута (зарег.)» и вызове мастера регистрации шаг 1 «Карточка» полностью недоступен на редактирование.

[a] На выбор доступны все типы документов данного журнала.

Для настроенного права «Редактирование файлов (зарег.)» сотрудник канцелярии открывает блок «Файлы» открытого документа либо вызывает мастер регистрации. Мастер вызывается из контекстного меню документа, после выбора пункта «Изменить». Поля, доступные на редактирование:

Файлы, в т.ч. из открытого документа
  • Мастер регистрации:

    • файлы «Приложений» можно открыть, скачать и удалить

    • новые файлы добавляются в «Прочие»

    • файлы «Прочих» можно открыть, скачать и удалить

  • Блок «Файлы» открытого документа:

    • «Приложения»: добавление и удаление файлов, а также создание новой версии доступны

    • «Прочие»: добавление и удаление файлов, а также создание новой версии доступны

Замечание

Если зарегистрированный документ находит в маршруте, то файлы приложений можно только открывать и скачивать (добавление, удаление и создание новой версии недоступны).

Замечание

При отсутствии права «Редактирование файлов (зарег.)», но при наличии хотя бы одного из «Редактирование РКК (зарег.)» / «Изменение маршрута (зарег.)» и вызове мастера регистрации шаг 2 «Файлы» полностью недоступен на редактирование. В блоке «Файлы» открытого документа в приложениях доступны только опции открытия и скачивания, в прочих - доступны все опции (открытие, скачивание, добавление, удаление и создание новой версии).

Для настроенного права «Изменение маршрута (зарег.)» сотрудник канцелярии вызывает мастер регистрации из контекстного меню документа, после выбора пункта «Изменить». Поля, доступные на редактирование:

Исполнители и маршрут (в РКК только поле исполнителя)
  • исполнитель

  • маршрут[a]

Замечание

При отсутствии права «Изменение маршрута (зарег.)», но при наличии хотя бы одного из «Редактирование РКК (зарег.)» / «Редактирование файлов (зарег.)» и вызове мастера регистрации шаг 3 «Исполнители и маршрут» полностью недоступен на редактирование.

[a] Выбор готового маршрута из выпадающего списка недоступен. Редактирование маршрута аналогично описанному в Редактирование работы.

Кнопки «Отклонить» и «Зарегистрировать» отсутствуют всегда. Для сохранения внесенных изменений нужно нажать «Сохранить»:

  • если документ пришел из потоков работ, то откроется окно подтверждения внесения изменений, куда обязательно необходимо ввести комментарий, после чего нажать «Принять»;

  • если документ был создан в канцелярии, то изменения применяются сразу, минуя окно подтверждения внесения изменений.

Альтернативные потоки событий.

Альтернативный поток 1. Вызывается пункт меню «Изменить» при отсутствии прав «Редактирование РКК (зарег.)», «Редактирование файлов (зарег.)» и «Изменение маршрута (зарег.)» в выбранном журнале.

Система информирует «У вас нет прав на редактирование документа». Мастер регистрации не вызывается.