Пользователь открывает подменю кнопки «Создать» и выбирает пункт «Протокол». Система предоставляет пользователю мастер создания протокола (илл. «Протокол, шаг 1», илл. «Протокол, шаг 2», илл. «Протокол, шаг 3», илл. «Протокол, шаг 4»).
Окно разбито на 4 (четыре) шага. Перейти на следующий шаг можно, только заполнив обязательные поля предыдущего шага (в связи с этим возможно исполнение альтернативных потоков событий 3-7).
Шаг 1. Поля первого шага:
Номер протокола (не обяз.)
Дата совещания (обяз.)
Тема совещания (обяз.)
Председатель совещания (обяз.)
Секретарь совещания (обяз.)
Список присутствовавших на совещании (обяз., минимум 1 человек)
Ключевые слова (не обяз.)
Поле «Номер», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, не обязательный к заполнению.
Поле «От». Дата протокола выбирается из компонента «Календарь». По умолчанию, датой начала стоит текущая дата. Дату можно ввести вручную, но при этом пользователю сразу недоступны для ввода все символы клавиатуры, кроме цифр и точки (возможно исполнение альтернативного потока событий 1). Время вводится вручную, разделение часов и минут через «:» происходит автоматически (возможно исполнение альтернативного потока событий 1). По умолчанию, временем протокола стоит текущее время сервера.
Поле «Тема», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, обязательный к заполнению.
Поля «Председательствовал» и
«Секретарь», по умолчанию,
пустые. Множественный выбор пользователей, а также выбор из групп
для обоих полей недоступен. Пользователь вводит первые буквы ФИО
пользователя и выбирает из выпадающего списка подходящего, либо
нажимает на кнопку 
: система предоставляет диалоговое окно
выбора пользователя.
Замечание
Пользователю, создающему протокол, на выбор доступны все пользователи орг. структуры, независимо от того, являются ли они его подчиненными или нет.
В полях председателя и секретаря выбранные пользователи отображаются тегами. Удалив тег пользователя, удаляется и сам пользователь из текущего списка.
Таблица «Присутствовали», по умолчанию, пустая. В таблицу есть возможность добавлять как пользователей из орг. структуры, так и сторонних пользователей. Пользователь нажимает на кнопку «+», откроется подменю из пунктов:
«Добавить пользователя из картотеки». Откроется окно выбора пользователей (доступны множественный выбор пользователей, также выбор пользователей из групп). Данный диалог аналогичен диалогу выбора пользователей при указании исполнителей работы.
«Добавить стороннего пользователя». Откроется окно для ввода информации о стороннем пользователе, а именно его ФИО и должность (илл. «Сторонний пользователь»).
Поля, по умолчанию, пустые. Вводится произвольный текст, обязательный к заполнению. Возможно исполнение альтернативного потока событий 2.
Пользователи, выбранные в качестве присутствоваших, отображаются в таблице списком в формате «Должность - Фамилия И.О.»
Поле «Ключевые слова» используется для быстрого поиска информации. Ключевые слова вводятся через <Enter>, отображаются в виде тегов. Каждый тег справа содержит кнопку крестика, по нажатию на который удалится ключевое слово.
Шаг 2. Переход на шаг 2 осуществляется по нажатию на кнопку «Далее». При переходе возможно исполнение альтернативного потока событий 3. Обратно на шаг 1 - по нажатию на кнопку «Назад».
Повестка дня (обяз.)
Решения протокола (обяз.)
Поле «Повестка дня», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, обязательный к заполнению.
Таблица «Решили», по умолчанию, пустая. В таблицу есть возможность добавить 2 (два) типа решения. Пользователь нажимает на кнопку «+», откроется подменю из пунктов:
«Добавить решение». В конец добавится плашка решения в режиме заполнения (илл. «Плашка решения (режим заполнения)»). Любой тип решения, открытый в режиме заполнения до этого, переходит в режим просмотра (илл. «Плашка решения (режим просмотра)»).
Параметры решения:
Номер решения (не обяз.)
Формулировка решения (обяз.)
Исполнитель (-и) решения (обяз.)
Контролирующий (обяз.)
Дата и время завершения (обяз.)
Форма завершения (не имеет пустого значения)
Поле «Номер», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, не обязательный к заполнению.
Поле «Формулировка», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, обязательный к заполнению.
Поля «Выберите одного или нескольких исполнителей» и «Выберите контролирующего», по умолчанию, пустые. Множественный выбор пользователей, выбор из группы доступны для исполнителей и недоступны для контролирующего. Пользователь вводит первые буквы ФИО пользователя и выбирает из выпадающего списка подходящего, либо нажимает на кнопку
: система предоставляет диалоговое окно
выбора пользователя (-ей).
Примечание.
Диалог выбора пользователя (-ей) при указании исполнителей решения протокола аналогичен диалогу выбора пользователя (-ей) при указании исполнителей работы.
В полях исполнителей и контролирующего выбранные пользователи отображаются тегами. Удалив тег пользователя, удаляется и сам пользователь из текущего списка.
Кроме того, доступно указание стороннего пользователя как исполнителя решения. Для этого пользователь вводит его данные (например, его ФИО) и нажимает на <Enter>, не выбрав никого из выпадающего списка. Создастся пользователь, также отображаемый тегом. Дополнительно в диалоге выбора пользователя (-ей) созданный сторонний пользователь отображается выделенным во вкладке «Выбранные». Кроме того, развыделение стороннего пользователя (как и пользователя с орг.структуры) должно удалять этого пользователя из списка исполнителей пункта решения.
Поле «Выберите дату», по умолчанию, пустое. Дата завершения выполнения решения выбирается из компонента «Календарь». Дату можно ввести вручную, но при этом пользователю сразу недоступны для ввода все символы клавиатуры, кроме цифр и точки (возможно исполнение альтернативного потока событий 1). Время вводится вручную, разделение часов и минут через «:» происходит автоматически (возможно исполнение альтернативного потока событий 1). По умолчанию, временем стоит конец рабочего дня.
Поле «Форма завершения». Значение по умолчанию - «Результат работы» (означает отсутствие формы завершения). Значения в ниспадающем списке настраиваются в соответствующем разделе Конфигуратора (Специальные справочники). Значение по умолчанию - согласно настройке конфигуратора «Форма завершения по умолчанию» (Дополнительные настройки потоков работ). В случае, если не задана форма завершения пункта решения, в режиме просмотра данные о форме завершения не отображаются.
«Добавить текстовый пункт». В конец добавится плашка текстового пункта в режиме заполнения (илл. «Плашка текстового пункта (режим заполнения)»). Любой тип решения, открытый в режиме заполнения до этого, переходит в режим просмотра (илл. «Плашка текстового пункта (режим просмотра)»).
Параметры текстового пункта:
Номер текстового пункта (не обяз.)
Формулировка текстового пункта (обяз.)
Дата и время завершения (обяз.)
Поле «Номер», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, не обязательный к заполнению.
Поле «Формулировка», по умолчанию, пустое. Вводится произвольный текст, обязательный к заполнению.
Поле «Выберите дату», по умолчанию, пустое. Дата завершения выполнения текстового пункта выбирается из компонента «Календарь». Дату можно ввести вручную, но при этом пользователю сразу недоступны для ввода все символы клавиатуры, кроме цифр и точки (возможно исполнение альтернативного потока событий 1). Время вводится вручную, разделение часов и минут через «:» происходит автоматически (возможно исполнение альтернативного потока событий 1). По умолчанию, временем стоит конец текущего дня (обычно 18:00).
Для удаления плашки решения или текстового пункта пользователь нажимает на пиктограмму удаления (корзина). Плашка удаляется без предупреждения.
Шаг 3. Переход на шаг 3 осуществляется по нажатию на кнопку «Далее». При переходе возможно исполнение альтернативных потоков событий 4, 5. Обратно на шаг 2 - по нажатию на кнопку «Назад».
На данном шаге пользователь составляет маршрут утверждения протокола. Принцип составления маршрута описан в Редактирование работы, шаг 2.
Замечание
Методологом системы могут быть настроены необходимые условия активации протокольных работ: наличие согласования, утверждения, регистрации. При включенной любой из опций или их комбинаций в настройках документооборота конфигуратора
«Требовать согласование протокола»
«Требовать утверждение протокола»
«Требовать регистрацию протокола»
заполнение маршрута утверждения протокола становится обязательным условием запуска протокола, причем этапы маршрута обязательно должны содержать требуемое действие, иначе исполняется альтернативный поток событий 7. Кроме того, об обязательности наличия того или иного действия в маршруте делается пометка над таблицей с маршрутом вида: «Протокол не согласован, не утвержден, не зарегистрирован» (состав предложения меняется в зависимости от того, какие из опций включены).
При отключенных вышеописанных опциях шаг 3 является необязательным для заполнения, никаких пометок над таблицей с маршрутом нет.
Шаг 4. Переход на шаг 4 осуществляется по нажатию на кнопку «Далее». При переходе возможно исполнение альтернативного потока событий 6. Обратно на шаг 3 - по нажатию на кнопку «Назад».
На данном шаге отображается весь протокол в режиме предварительного просмотра.
Черновик протокола, редактирование черновика протокола.
Есть возможность сохранить черновик для возможности вернуться и продолжить процесс оформления протокола в любой другой момент времени. Для этого пользователь нажимает на последнем шаге кнопку «Сохранить черновик». При этом создается работа согласно схеме из Схема создания работ.
Кроме того, в папке работы «Приложения» создается файл протокола согласно шаблонов протокола, строки и текстовой строки из конфигуратора (Шаблон протокола). Чтобы продолжить редактирование протокола, пользователь вызывает контекстное меню этой работы и выбирает пункт «Изменить». Откроется мастер создания протокола с заполненными данными.
Запуск протокола.
Для запуска протокола пользователь нажимает на последнем шаге кнопку «Запустить» (Схема создания работ). Возможно исполнение альтернативного потока событий 7. В папке работы «Приложения» создается файл протокола согласно шаблонов протокола, строки и текстовой строки из конфигуратора (Шаблон протокола). В зависимости от того, был ли составлен маршрут на шаге 3, запускается:
Маршрут утверждения протокола (если он был составлен).
Редактирование неутвержденного протокола.
Пока протокол не утвержден, его можно редактировать. Чтобы отредактировать протокол, автор протокола вызывает контекстное меню корневой работы и выбирает пункт «Изменить». Откроется мастер создания протокола с заполненными данными:
при активном маршруте утверждения - все поля шагов 1 и 2 недоступны на редактирование; на шаге 3 этапы маршрута до текущего включительно - нередактируемы, все последующие - редактируемы, включая добавление новых этапов;
иначе - все поля всех шагов доступны на редактирование.
В случае неуспешного прохождения маршрута утверждения протокола корневая работа не завершается, при вызове мастера создания протокола маршрут на шаге 3 обнуляется. Если в данный момент завершить или удалить корневую работу, то протокольные работы так и не запустятся.
Протокольные работы (в противном случае).
В случае отсутствия маршрута утверждения протокола либо его успешного прохождения у автора корневая работа по утверждению протокола автоматически успешно завершается, создаются протокольные поручения согласно пунктам решения из шага 2 мастера.
Редактирование и запуск утвержденного протокола.
Утвержденный протокол также можно редактировать. Чтобы отредактировать протокол, секретарь вызывает контекстное меню корневой работы протокола и выбирает пункт «Изменить». Откроется мастер создания протокола с заполненными данными, где все поля всех шагов (кроме полей председателя и секретаря) доступны на редактирование.
Для запуска протокола секретарь нажимает на последнем шаге кнопку «Запустить» (Схема создания работ). В зависимости от того, был ли составлен маршрут на шаге 3, запускается:
Маршрут утверждения протокола (если он был составлен).
Пока протокол не утвержден, его можно редактировать (аналогично пункту выше).
В случае неуспешного прохождения маршрута утверждения протокола корневая работа не завершается, при вызове мастера создания протокола маршрут на шаге 3 обнуляется. Если в данный момент завершить или удалить корневую работу, то новая версия протокола так и не запустится.
Протокольные работы (в противном случае).
В случае отсутствия маршрута утверждения протокола либо его успешного прохождения у автора корневая работа по утверждению протокола автоматически успешно завершается, обновляются протокольные поручения согласно пунктам решения из шага 2 мастера.
В случае, если у пункта решения, протокольная работа по которому была запущена, поменялся исполнитель, эта протокольная работа у него успешно завершается, создается новая у нового исполнителя.
Альтернативные потоки событий.
Альтернативный поток 1. Неправильный формат даты (несуществующая дата) и/или времени (отрицательное время / несуществующее время / символы вместо цифр).
Поле сразу подсвечивается красным, перейти на следующий шаг не получится до исправления.
Альтернативный поток 2. Не заполнены поля ФИО и/или должность стороннего пользователя.
Система информирует, какие поля необходимо обязательно заполнить, эти поля подсвечиваются красным, сторонний пользователь не добавляется.
Альтернативный поток 3. Не заполнены обязательные поля шага 1.
Система информирует «Введите тему протокола, председателя, секретаря, хотя бы одного участника». Наличие той или иной строки сообщения зависит от того, заполнено ли соответствующее поле, эти поля подсвечиваются красным, на следующий шаг не переходит.
Альтернативный поток 4. Не заполнены обязательные поля шага 2.
Система информирует «Введите повестку», поле подсвечивается красным, на следующий шаг не переходит.
Система информирует «Введите хотя бы 1 пункт решения», на следующий шаг не переходит.
Альтернативный поток 5. Не заполнены обязательные поля пунктов решения и/или текстового пункта (шаг 2).
Система информирует, какие поля необходимо обязательно заполнить, эти поля подсвечиваются красным (в режиме просмотра это подсвечивание не отображается), на следующий шаг не переходит.
Альтернативный поток 6. Не заполнены обязательные поля этапов маршрута (шаг 3).
Система информирует «Заполните все поля», для активного подсвечиваются красным поля, для неактивного - весь этап, на следующий шаг не переходит.
Альтернативный поток 7. Отсутствует обязательное действие (настроенное в конфигураторе) маршрута утверждения протокола (шаг 3).
Система информирует «Черновик протокола сохранен, но при этом были аннулированны все согласования и утверждения. Вам необходимо заново запустить процедуру утверждения протокола.», протокол не закрывается и не запускается.