Картотека

Пайдаланушыларды басқару

Для того, чтобы ввести данные пользователей в Систему, нужно нажать на пункт «Управление пользователями» в разделе «Картотека». Внешне управление пользователями может быть поделено на три части:

  • Қызметкерлерді іздеу параметрлері

  • Іздеу нәтижелері

  • Авторландыру параметрлерінің туындауы

  • Рассылка уведомлений для скачивания мобильного приложения

Figure 4.6. Пайдаланушыларды басқару

Пайдаланушыларды басқару

Поиск может осуществляться по фамилии, имени или отчеству сотрудника. Если поиск выполнить без параметров, то будет выдан список всех сотрудников компании. Список, состоящий из более, чем 30 сотрудников, разбивается на страницы по 30 человек. Также в параметрах поиска можно задать в каком подразделении проводить поиск, что позволит отобразить, например, всех сотрудников отдела, департамента или филиала. Для перемещения по страницам списка сотрудников нужно воспользоваться кнопками навигации, расположенными справа ниже панели поиска.

Для добавления пользователя необходимо нажать на кнопку «Добавить пользователя», расположенную слева в основной рабочей области, после чего в основной рабочей области откроется пустая карточка пользователя.

«Аты-жөні» өрістері толтыру үшін міндетті болып саналады.

Қосымша пайдаланушының электронды поштасының адресін, jabber ID және оның жеке мұқабасына жолды белгілеуге болады.

После сохранения информации о пользователе на его личной карточке появляется возможность прикрепить фотографию сотрудника и дополнительные поля для задания опций дополнительного доступа к организационной структуре, доступа к справочнику показателей и стратегии, указать сотрудника канцелярии, отдела кадров, методолога и администратора.

Figure 4.7. Жаңа пайдаланушының карточкасы

Жаңа пайдаланушының карточкасы

Figure 4.8. Карточка существующего пользователя

Карточка существующего пользователя

Для загрузки фотографии нужно навести указателем мыши на фотографию пользователя и нажать на пункт Изменить изображение и в диалоговом окне выбрать файл с компьютера. Для удаления фотографии пользователя, нужно выбрать пункт Удалить изображение и в диалоге подтверждения ответить Ок.

При необходимости, пользователю можно определить дополнительные права доступа к различным элементам организационной структуры. Например, руководитель отдела продаж может получить дополнительный доступ для просмотра задач и целей сотрудников отдела поддержки для определения возможных вариантов даты выполнения работ в договоре с клиентом. Дополнительный доступ можно задать к нескольким подразделениям.

Если пользователь не занимает должность в компании, для него можно настроить права доступа к дереву целей компании. Для этого в карточке пользователя находится поле «Дополнительный доступ», в котором указывается название подразделения, начиная с которого вниз по элементам орг. структуры данный пользователь может видеть не просто названия целей, но и их показатели, отчёты, календари сотрудников. Для изменения значения этого поля рядом с ним находится кнопка с тремя точками, после нажатия на которую появляется диалоговое окно с орг. структурой компании (в котором отображены только подразделения).

Если в карточке пользователя указать роль:

  • Сотрудник канцелярии - у пользователя появляется доступ к журналам канцелярии в разделе Документы модуля Хранилище.

  • Методолог - у пользователя появляется доступ к Конфигуратору (https://IP-адрес/Configurator).

  • Администратор - у пользователя появляется доступ к Подсистеме администрирования.

  • Сотрудник отдела кадров - у пользователя появляется доступ к разделу Администрирование и Резерв модуля Сотрудники. Права доступа сотрудника отдела кадров можно разграничить по подразделениям.

После ввода всех необходимых данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить» ().

После поиска и обнаружения сотрудника на странице поиска можно отредактировать информацию о нём. Для этого нужно воспользоваться кнопкой () в строке справа от имени, должности и статуса пользователя.

Для того, чтобы вручную изменить параметры авторизации пользователя, администратор должен перейти в личную карточку пользователя и нажать кнопку «Параметры авторизации» ().

Система предоставляет форму с полями ввода для нового значения логина, пароля и подтверждения пароля. Длина логина и пароля должна быть не менее 6 символов.

Figure 4.9. Пайдаланушының авторландыру пааметрлерін өзгерту

Пайдаланушының авторландыру пааметрлерін өзгерту

Если все поля заполнены корректно, данные отправляются на сервер. После удачного сохранения Система информирует пользователя об успешно внесенных изменениях.

Для того, чтобы удалить учетную запись сотрудника, необходимо перейти в карточку пользователя и нажать кнопку Удалить(). После подтверждения смены статуса учетной записи на удален, в основном списке сотрудников пользователь не отобразится. Для того, чтобы просмотреть удаленных сотрудников нужно поставить галочку в пункте Отображать удаленных, который расположен ниже поля поиска. Для того, чтобы восстановить удаленного сотрудника, необходимо перейти в карточку пользователя и нажать кнопку Восстановить (). После чего статус сотрудника изменится на активен.

Примечание.

При смене статуса учетной записи пользователя на удален карточка пользователей данного пользователя перестает отображаться, при этим версия данных формы остается текущей, то есть с теми данными, которые присутствовали на момент смены статуса. При смене статуса на активен в карточке отображается текущая версия данных формы. Обязательная карточка, доступная всем пользователям, после изменения статуса учетной записи на удален продолжает отображаться в карточке пользователя со всеми данными.

Құрылым

Figure 4.10. Ұйымдық құрылым жинақтамасы

Ұйымдық құрылым жинақтамасы

Внешне данный раздел выглядит так, как представлено на рисунке выше и может быть условно разделен на следующие элементы:

  • Раскрывающийся список типа отображаемых элементов (дерева организационной структуры). Он расположен слева сверху и имеет значение по-умолчанию «организационная структура» либо «root».

  • Дерево элементов организационной структуры. Дерево состоит из корневого элемента (названия организации) и вложенных элементов (названия внутренних структурных подразделений, далее конкретных должностей, предусмотренных в штате).

  • Основная рабочая область отображает свойства или содержимое выбранного в дереве элементов узла.

  • Отчет по организационной структуре компании.

Организация является корневым элементом дерева слева. По умолчанию, после установки Cистемы этот элемент называется ROOT и его нужно переименовать в соответствии с названием организации. Для переименования элемента и задания его параметров необходимо щелкнуть по этому элементу в дереве элементов слева. Справа в рабочей области отразятся параметры по умолчанию, которые можно отредактировать и сохранить. В этих параметрах указывается название организации, название должности руководителя, опция типа назначения целей определена как «самостоятельно» и не может быть изменена т.к. это корневой элемент иерархии.

Figure 4.11. Түбірді, ұйым атауын және қызметкер лауазымын редакциялау

Түбірді, ұйым атауын және қызметкер лауазымын редакциялау

После правки корневого элемента можно продолжать процесс создания организационной структуры, включающей в себя филиалы, департаменты, подразделения, отделы, службы, специалистов, практикантов и многое другое.

Примечание

(При наличии филиалов): так как при заполнении картотеки пользователей системы указывается их принадлежность к тому или иному филиалу, то в целях оптимизации усилий рекомендуется вначале указать организацию и имеющиеся в ней филиалы, после этого можно приступать к занесению пользователей в Систему, указывая их принадлежность к тому или иному филиалу.

Примечание

В связи с разграничением прав на редактирование организационной структуры в дереве структуры, для сотрудников филиалов доступны только сам филиал и его подразделения, а для сотрудников головного офиса – компания, все её филиалы и подразделения.

Для создания подразделения необходимо выбрать в дереве элементов слева узел, к которому подразделение будет относиться. В основной рабочей области появится подробная информация о выделенном элементе и кнопка для создания подчиненного элемента. Подчиненным элементом может быть либо подразделение, либо специалист в выбранном элементе, что задается выбором значения типа создаваемого элемента.

Форма создания нового подразделения содержит: тип создаваемого элемента (подразделение или специалист), название подразделения, порядковый номер, код для показателей, родительский элемент, название должности руководителя подразделения и при необходимости возможность назначения заместителя руководителя для конкретного дочернего подразделения. Заместитель имеет доступ ко всем сотрудникам подразделения и к дочерним подразделениям, к которым ему предоставлен доступ (доступ предоставляется при назначении пользователя заместителем). Возможность добавить заместителей появляется при наличии дочерних подразделении. В поле номер (№) можно указать порядковый номер заместителя в организационной структуре.

Figure 4.12. Бөлімше қосудың тотырылған пішіні

Бөлімше қосудың тотырылған пішіні

Названия подразделения, должности руководителя и заместителей указываются по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали.

Figure 4.13. Переводы

Переводы

Для создания подразделения опция «Тип» должна иметь значение «Подразделение» (это значение стоит по умолчанию).

После указания перечисленных параметров добавляемого элемента нужно нажать кнопку «Сохранить». В уже созданном подразделении с формы его редактирования пропадает поле «Тип», добавляется поле выбора «Руководитель подразделения», «и.о. руководителя» в созданном подразделении. После выбора руководителей (на форме они расположены в нижней части рабочей области) их можно при необходимости удалить с должности или назначить нового руководителя. Кнопкой удаления является красный элемент справа от фамилии человека, занимающего должность руководителя или заместителя.

Примечание

В организации любой сотрудник может занимать (совмещать) несколько должностей руководителя или специалиста одновременно, также может совмещать свою должность с должностью заместителя. Назначение сотрудника заместителем или исполняющим обязанности руководителя не снимает его с основной должности.

Для выбора руководителя подразделения и его исполняющего обязанности либо заместителя нужно воспользоваться кнопками выбора. В новой форме можно произвести поиск сотрудника по фамилии либо выбрать из списка сотрудников, он отобразится после нажатия на кнопку «Поиск». Список, состоящий из более, чем 30-ти человек, разбивается на несколько страниц, чтобы перейти к следующей странице необходимо воспользоваться кнопками навигации, расположенными ниже панели поиска:

Figure 4.14. Пайдаланушыны таңдау

Пайдаланушыны таңдау

После выделения искомого сотрудника нужно нажать кнопку «Выбрать» внизу окна выбора сотрудника. После определения параметров необходимо нажать кнопку «Сохранить» для сохранения внесенных изменений.

Для редактирования элемента типа «Подразделение» необходимо выбрать его в дереве элементов слева. Справа, в основной рабочей области отобразится информация о выбранном элементе и панель кнопок редактирования элемента: добавление подчиненного элемента (подразделения или специалиста), редактирование информации о выбранном элементе и удаление элемента. Для редактирования нужно воспользоваться кнопкой «редактировать данные о подразделении», после внесения правок нужно нажать кнопку «Сохранить».

Для того, чтобы выбрать нового руководителя подразделения, необходимо нажать на кнопку выбора справа от поля с именем. Появится диалоговое окно поиска пользователей системы. Для выбора пользователя необходимо выделить его в списке и нажать на кнопку «Выбрать».

Для того, чтобы снять с должности текущего руководителя подразделения, необходимо нажать на кнопку удаления (справа от кнопки для выбора пользователя).

Изменение руководителя (назначение или снятие) будет зафиксировано при сохранении информации о подразделении.

Примечание

При смене руководителя подразделения и при наличии у последнего незавершенных работ, действие выполняться не должно, сообщение ошибки:

Руководитель для данного подразделения уже назначен

Корректное снятие с должности руководителя корневого подразделения возможно только при условии, что при наличии у руководителя незавершенных работ в опции переназначения работ в соответствующей категории не выбрано значение «Переназначить работы на непосредственного руководителя», т.к. у руководителя корневого подразделения отсутствует понятие непосредственный руководитель.

Удаление выбранного в дереве слева элемента происходит в рабочей области справа по нажатию кнопки «удалить подразделение», «удалить должность». Процедура удаления потребует подтверждения выполняемого действия.

Для добавления специалистов согласно организационной структуре необходимо выбрать элемент дерева слева, где должны быть добавлены специалисты. В основной рабочей области справа необходимо воспользоваться кнопкой «добавить подразделение». В отличие от добавления подразделения, свойство параметра «Тип» должно иметь значение «Специалист»:

Figure 4.15. Құрылымға қызметкердің қосылуы

Құрылымға қызметкердің қосылуы

Жаңарған бетте келесі параметрлерді толтыру қажет:

  • название должности;

  • код для показателей;

  • берілген қызметкер қатысты - бөлімше

  • штаты кесте бойынша қызметкердің шифры

  • қажетті штат бірлігінің саны

  • тип назначения целей (руководителем или самостоятельно)

  • порядковый номер должности (если номер не указан, то они сортируются по алфавиту между собой)

Название должности указывается по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали

Figure 4.16. Переводы

Переводы

После заполнения нужно сохранить данные, воспользовавшись кнопкой «Сохранить». Для редактирования информации о специалисте необходимо воспользоваться кнопкой «редактировать данные должности», для удаления – «удалить должность».

После создания должности можно задать соответствие между должностью и сотрудником. Для этого в дереве элементов слева нужно выбрать должность, а в рабочей области справа воспользоваться кнопкой «назначить специалиста на должность». Будет отображено диалоговое окно выбора пользователя. В нем можно воспользоваться строкой поиска пользователя по фамилии, например, либо просто щелкнуть по кнопке «Поиск» для отображения всех пользователей, зарегистрированных в Системе. После выбора нужного пользователя следует нажать кнопку «Выбрать». В это время пользователь назначается на должность.

Для снятия ранее назначенного сотрудника с должности нужно справа от фамилии снимаемого сотрудника нажать кнопку снятия с должности и на запрос подтверждения выполняемого действия ответить положительно.

Ограничить доступ к модулям Системы можно на любом уровне организационной структуры: для всей организации, только для какого-либо подразделения, для конкретной должности либо для определённого сотрудника. Для этого необходимо нажать на кнопку в виде пазла в карточке подразделения или карточке должности, а для ограничения доступа к модулям конкретному пользователю данная кнопка присутствует в карточке каждого пользователя:

Figure 4.17. Модульдермен басқару

Модульдермен басқару

В открывшемся окне убрать галочку с чекбокса «Использовать дефолтные настройки» и изменить ограничения доступа по всем основным разделам и их подразделам:

  • Моя работа: Потоки работ, Ежедневник, Хранилище (Файлы, Реестры, Документы)

  • Компания: Проекты, Цели и показатели, Сотрудники (Оргструктура, Резерв, Адресная книга)

  • Внешние модули - в данном разделе отображаются все настроенные внешние модули системы, для каждого нового внешнего модуля флажок по умолчанию выключен.

Если в Подсистеме администрирования доступ к внешнему модулю у данного пользователя ограничен, то в пользовательских настройках этот пункт у него будет отсутствовать).

Также в этом разделе можно настроить права департаментов, отделов, служб на разделы номенклатуры дел и типы документов с помощью кнопки . В зависимости от этих настроек сотрудники тех или иных подразделений после завершения работ с документами могут списывать их в соответствующие папки дел, которые доступны им согласно назначенным правам.

Для получения отчета по организационной структуре, необходимо нажать кнопку и заполнить необходимые параметры для формирования отчета.

Figure 4.18. Отчет по организационной структуре компании

Отчет по организационной структуре компании

  • Подразделение, начиная с которого будет создаваться отчет (по умолчанию, выделенный элемент дерева). Для выбора значения данного поля пользователю предоставляется кнопка выбора элемента организационной структуры.

  • Количество уровней оргструктуры, которые должны быть в отчете, либо необходимо отметить, что должны быть показаны все уровни оргструктуры – воспользоваться переключателем «Показать все уровни оргструктуры». Если данный переключатель включен, то поле для ввода количества уровней – неактивно. По-умолчанию, отчет формируется по всем уровням.

  • Отмечается, должны ли войти в отчет филиалы, руководители подразделений, должности (за это отвечают переключатели «Отображать филиалы», «Отображать руководителей подразделений», «Отображать должности» соответственно).

  • Отмечается должны ли отображаться в отчете фамилии пользователей (переключатель «Отображать имена пользователей»).

  • Указывается тип отчета: горизонтальный, вертикальный.

После нажатия на кнопку «Сформировать» отчет открывается в отдельном окне браузера. На рисунках ниже отображены возможные варианты отчётов.

Figure 4.19. Вариант отчета по структуре (вертикальный)

Вариант отчета по структуре (вертикальный)

Figure 4.20. Вариант отчета по структуре (горизонтальный)

Вариант отчета по структуре (горизонтальный)

Жойылған компаниялар

Раздел предназначен для настройки доступа к хранилищу удаленных компаний. Необходимо указать название, адрес сервера организаций и подразделение, к которому будет предоставлен доступ. По умолчанию в списке присутствует локальная организация с соответствующей отметкой в настройках.

Figure 4.21. Жойылған компанияларды баптау

Жойылған компанияларды баптау

Figure 4.22. Жойылған компанияларды баптау

Жойылған компанияларды баптау

Название удаленной компании указывается по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали.

Figure 4.23. Переводы

Переводы