General document flow settings

Stages of setting document flow up are adding the following elements:

Counters

Первым этапом настройки документооборота является добавление счетчиков для каждого журнала. Счетчик используется в шаблонах номеров для однозначной идентификации документов в журналах, а также может быть использован для вставки шаблона номера в формах.

Figure 4.1. Counters

Counters

Примечание:

Несмотря на то, что в системе не реализован запрет на использование одного счетчика в нескольких журналах, рекомендуется для каждого журнала, а также для каждого реестра, если его записи требуют нумерации, создавать отдельные счетчики. В противном случае для каждого тип объектов, использующего один счетчик, будет применяться сквозная нумерация.

Для добавления нового счетчика необходимо нажать на «+»:

Figure 4.2. Adding new counter

Adding new counter

In the window opened fill in the following fields:

  • code — short symbolic code for the counter, subsequently used in numbering template for the journal;

  • initial value — (default is 1)first value after counter reset;

  • next value (default is 1)(if at the moment of journal creation in the System the journal already has 50 documents, next value is considered to be 51);

  • period of counter reset - choose from drop-down list.

Numbering templates

Next step in setting a journal up is to create template of numbering for this journal.

Figure 4.3. Numbering templates

Numbering templates

Number templates must include the counter connected to the journal and also can include the date of document registration and a mask to input arbitrary symbols at the document registration (e.g., list index of the organization which sent the document). To create a new template, click "+" button:

Figure 4.4. Adding new numbering template

Adding new numbering template

Как показано на рисунке, необходимо заполнить поле названия. По нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали.

Figure 4.5. Переводы

Переводы

Код - текстовое поле, предназначенное для ввода кода шаблона.

Также необходимо заполнить поле формулы, причем поле формулы заполняется следующим образом:

  • name of counter for the journal is entered in braces; to substitute specified number of leading zeros enter the following rule: {counter-code*0x} where:

    • (звездочка)- разделитель кода счетчика и параметров подставновки;

    0 (zero)-empty positions of output which are substituted by zeros;

    x-any natural number.

  • mask can be entered separated by slash or dash for input of arbitrary symbols, during registration: number of * is maximal number of symbols;

  • date of document registration can be (but not required) entered separated by slash or dash according to the following standard:

    {yyyy} - Numeric four-symbol value of year

    {yy} - Numeric two-symbol value of year

    {MMMM} - Text full name of month in English

    {MMM} - Text two-symbol abbreviation of month in English

    {MM} - Numeric two-symbol value of month

    {dd} - Numeric two-symbol value of day

    {HH} - Numeric two-symbol value of hour

    {mm} - Numeric two-symbol value of minute

    {ss} - Numeric two-symbol value of second

Note

В шаблоне номера можно использовать индекс дела, после его выбора:{file_index}-{dd}-{MM}–{yy}

Journals

Next step is adding the journals themselves to the System.

По умолчанию в Системе присутствуют три типа журнала: для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Другие журналы создаются на основе этих трёх базовых типов журналов и при необходимости могут дополняться дополнительными полями. Созданные журналы не удаляются, их можно только скрыть.

Figure 4.6. Journals

Journals

Эти три журнала отличаются карточкой документа, заполняемой сотрудниками канцелярии при регистрации. Для добавления нового журнала, необходимо нажать на «+». В появившемся окне заполнить поля названия по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали. Код - текстовое поле, предназначенное для ввода кода журнала. Также заполнить тип журнала, шаблон номера, тип работы для исполнителя, сортировку и права на журнал. При необходимости указать свойства Позволять авторегистрацию, Скрытый, Запретить отправлять зарегистрированные документы данного журнала на согласование и Запретить отправлять зарегистрированные документы данного журнала на утверждение.

Figure 4.7. Adding new journal

Adding new journal

Figure 4.8. Переводы

Переводы

Галочка в поле «Позволять авторегистрацию» (см. илл. «Добавление нового журнала») разрешает любому пользователю автоматически зарегистрировать документ при соблюдении всех условий.

Свойство «Скрытый» необходимо установить для журнала, запись в который по некоторым причинам не ведется.

При включении галочки «Не отображать списанные документы» в каком-либо журнале, все списанные документы не будут отображаться как в самом журнале, так и во всех его фильтрах.

Галочки «Запретить отправлять зарегистрированные документы данного журнала на согласование» и «Запретить отправлять зарегистрированные документы данного журнала на утверждение» исключают возможность отправки зарегистрированного документа данного журнала на согласование и/или утверждение.

В поле «Тип работы для исполнителя» возможен выбор одного из следующих вариантов: работа, согласование, утверждение, ознакомление, резолюция. Данная опция определяет тип работы, создаваемой ответственному исполнителю (поле «Определить исполнителя» в РКК документа либо в шаге 3 мастера регистрации).

В поле «Сортировать по полю» устанавливаются условия сортировки всех фильтров по умолчанию для данного журнала. Условие сортировки представляет собой набор параметров, каждый из которых содержит списки Поле сортировки, Направление сортировки и Соединение.

Параметры условия сортировки между собой можно соединять только оператором «затем по» (логическое «И»). Новый параметр можно добавить, выбрав в списке соединения значение «затем по» (по умолчанию там указано пустое значение), при этом появляется новая строка, связанная с предыдущей через логическое «И». После этого из списка соединения пункт с пустым значением пропадает - больше его выбрать нельзя. Удалить параметр сортировки (кроме первого) можно, нажав на соответствующую иконку «корзины». Если удаляемый параметр является последним, то у предыдущего параметра значение соединения выставляется в пустое.

Выпадающий список Поле сортировки может содержать следующие параметры: Краткое содержание, Номер, Тип документа, Статус, Дата регистрации (выбран по умолчанию), Автор, Зарегистрировал, Исполнитель, Длительность, далее идут динамически формируемые пункты в формате Элемент номера №п/п -, и далее соответствие частям шаблона номера, выбранного для данного журнала, исключая стандартные счетчики даты регистрации.

Выпадающий список Направление сортировки должен содержать: по возрастанию и по убыванию (выбран по умолчанию).

Выпадающий список Соединение должен содержать: пустое значение (выбран по умолчанию) и затем по.

Группа «Фасеты для поиска документов» содержит следующие поля:

  • Категории поиска;

  • Статус документа;

  • Тип совпадения;

  • Сортировка;

  • Группировка результатов.

Примечание:

При открытии журнала проводится проверка выбранных значений выпадающих списков блока Фасеты для поиска >документов. В случае, если элемент выпадающего списка был удален, то данный список автоматически примет значение первого пункта. Данное поведение может воспроизвестись при удалении динамически формируемого пункта, либо при измении отображения полей особой карточки типа документа.

Категории поиска

Выпадающий список отображает поля документов для текущего выбранного журнала. Набор значений в этом списке определяется настройками особой карточки типов документов, которые настроены для него. Итоговый список пунктов определяется суммой полей всех типов документа этого журнала, которые могут служить фасетами.

Максимально возможный набор пунктов выпадающего списка (звездочкой помечены те поля, которые могут перестать отображаться в результате настройки особой карточки):

  • Все результаты (выбран по умолчанию)

  • Номер*

  • (список динамически формируемых пунктов)*

  • Номер (исх)*

  • Краткое содержание

  • Корреспондент (орг)*

  • Корреспондент*

  • Автор*

  • Зарегистрировал*

  • Исполнитель*

  • Тип документа

  • Доп. поля карточки

Статус документа

Выпадающий список определяет отображение документов согласно их статусу:

  • Все документы (выбран по умолчанию)

  • Только зарегистрированные

  • Только незарегистрированные

Тип совпадения

Выпадающий список определяет тип совпадения результатов относительно поискового запроса:

  • Все (выбран по умолчанию)

  • Только полное совпадение

Сортировка

Выпадающий список определяет сортировку найденных результатов поискового запроса по следующим типам:

  • По релевантности (выбран по умолчанию)

  • По дате регистрации

  • По номеру

  • (по динамически формируемым пунктам)

  • По краткому содержанию

  • По автору

  • По зарегистрировавшему

  • По исполнителю

Группировка результатов

Выпадающий список определяет тип сортировки документов с учетом их статуса:

  • Без группировки (выбран по умолчанию)

  • Сначала незарегистрированные

Journal access rights are divided into the following types:

  • Все:

    • включенный флажок означает наличие всех прав на журнал (флажок Чтение при этом включается и недоступен) ;

    • частично включенный флажок означает наличие частичных (не всех) прав на журнал ;

    • выключенный флажок означает полное отсутствие прав на журнал .

  • Чтение - просмотр списка документов в журнале, просмотр документа в журнале (мастер регистрации недоступен, открывается документ);

  • Запись - открытие мастера регистрации с кнопкой «Сохранить» только для создания нового документа;

  • Отклонение - открытие мастера регистрации с кнопкой «Отклонить» для документа со статусом «На регистрации»;

  • Регистрацию - открытие мастера регистрации с кнопкой «Зарегистрировать» для документа со статусом «На регистрации»;

  • Редактирование - открытие мастера регистрации с кнопкой «Сохранить» для документа со статусом «На регистрации» с указанием причины редактирования;

  • Резервирование - право на резервирование номера в мастере регистрации с указанием комментария;

  • Редактирование РКК (зарег.) - редактирование РКК зарегистрированного незавершенного либо завершенного документа;

  • Редактирование файлов (зарег.) - редактирование (а именно добавление, загрузка новой версии и удаление) файлов «Приложения» зарегистрированного незавершенного либо завершенного документа;

  • Изменение маршрута (зарег.) - редактирование исполнителя и/или маршрута зарегистрированного незавершенного документа (для завершенного не имеет смысла).

Примечание

Editing right does not give permission to change number of registered document.

Для того, чтобы дать сотруднику доступ к журналам, ему необходимо иметь роль Сотрудник канцелярии (настраивается в подсистеме администрирования в разделе «Управление пользователями»). После этого фамилия сотрудника автоматически попадает в список в окне добавления/редактирования нового журнала. В зависимости от статуса и компетенции можно разграничить права для каждого «Сотрудника канцелярии» отдельно. Права назначаются вручную, с помощью включения/выключения флажков.

Document types

В каждый имеющийся в Системе журнал может попадать не один тип документов (например, во внутренний журнал направляются служебные записки, жалобы, распоряжения, акты, протоколы и т.д.).

Figure 4.9. Document types

Document types

To add new document type, click "+" button.

Figure 4.10. Adding new document type

Adding new document type

In the opened dialog, enter data for the document type:

  • Название типа документа - вводится название по умолчанию, а по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали;

    Figure 4.11. Переводы

    Переводы

  • Code of type;

  • Способ расчета срока - данная опция влияет на формируемую по умолчанию в карточке дату завершения документа и, соответственно, дату завершения работы исполнителю документа:

    • для значения В рабочих днях дата завершения рассчитывается относительно рабочих дней календаря Synergy (т.е. так, как это функционировало до 65 итерации включительно);

    • для нового значения В календарных днях дата завершения рассчитывается относительно календарных дней, включительно день, указанный в поле «Дата регистрации».

    Время завершения в обоих случаях - конец данного рабочего дня.

    При использовании календарных дней возможен вариант, когда все время исполнения документа будет приходиться на нерабочее время (т.е. длительность в рабочих днях и часах составит 0). В таком случае дата завершения работы исполнителю (с учетом настройки журнала «Тип работы для исполнителя») рассчитывается относительно соответствующего значения настройки «Время на выполнение работ по-умолчанию»:

    • для типов работ Работа и Резолюция - опция «Создание и перепоручение работы (в том числе по маршруту)»;

    • для типа работы Согласование - опция «Согласование»;

    • для типа работы Утверждение - опция «Утверждение»;

    • для типа работы Ознакомление - опция «Ознакомление»;

    по следующему алгоритму: от ближайшей рабочей даты/времени на сервере и до даты завершения, рассчитанной согласно рабочей длительности из вышеописанной настройки, временем завершения должен быть конец данного рабочего дня;

  • Длительность по умолчанию (в днях) — срок исполнения документа, присваиваемый по умолчанию, при выборе данного типа (может быть изменен при регистрации);

  • Способ ввода срока — позволяет указать срок исполнения документа в виде Длительность либо Дата завершения.

  • Журнал — куда будут попадать все документы данного типа;

  • Форма документа — позволяет добавить дополнительные поля на основе форм к карточке документа каждого типа;

  • Шаблон маршрута — позволяет добавить настроенные шаблоны маршрута в качестве значений по умолчанию для данного типа документа (может не использоваться при регистрации);

  • Registration condition:

    • Валидация РКК перед отправкой документа. Наличие галочки в данном чекбоксе означает, что в момент вызова функции отправки документа, в РКК которого преднастроен данный тип документа (например, в реестрах и проектах документа), по любому маршруту:

      • если документ не открыт: будет проводиться проверка РКК на наличие незаполненных обязательных полей и при их наличии покажется ошибка, действие отправки выполняться не будет.

      • если документ открыт: после валидации на корректность и сохранение отредактированного файла будет проводиться проверка РКК на наличие незаполненных обязательных полей и при их наличии покажется ошибка, действие отправки выполняться не будет, а также произойдет автоматическое перенаправление пользователя в карточку документа.

      Примечание: данная валидация должна осуществляться только для полей РКК, соответствующих списанию в дело (Требовать указание дела) и определению исполнителя (Требовать ввода исполнителя).

    • Require executor input. If the checkbox is ticked, documents of the type both during manual and automatic registration will require inputting executor. If a user sends a document by route to automatically registry it without entering executor in the document card, it will be automatically declined with showing reason.

    • Require case input. If the checkbox is ticked, documents of the type during registration will require inputting case where the document will be achieved after it is executed.

    • Require comment input at registration. If the checkbox is ticked, documents of the type during registration will require inputting comment.

    • Require signature. If the checkbox is ticked, documents of the type will require a signature.

    • Require approval. If the checkbox is ticked, documents of the type will require an approval.

    • Require resolution. If the checkbox is ticked, documents of the type will require a resolution.

  • Доступ — позволяет ограничить доступ группам к определенному типу документов. При активации первого пункта, появляется еще одна неактивная запись с группой;

  • Использовать особую настройку карточки — позволяет настроить, какие именно поля РКК документа будут отображаться для данного типа.

Field name Показать (внутренний) Показать (входящий) Показать (исходящий)

1

Краткое содержание

да (недоступен)

да (недоступен)

да (недоступен)

2

Тип документа

да (недоступен)

да (недоступен)

да (недоступен)

3

Номер

да

да

да

4

Дата регистрации

да

да

да

5

Длительность/Завершение

да

да

нет (недоступен)

6

Корреспондент (орг)

нет

да

да

7

Корреспондент

нет

да

да

8

Автор

да

нет

да

9

Зарегистрировал

да

да

да

10

Является контрольным

да

да

да

11

Номер исх

нет

да

нет

12

Дата (исх)

нет

да

нет

13

Дело

да

да

да

14

Основание

да

да

да

Исполнитель

да

да

нет (недоступен)

Свойства таблицы:

  • Если в шаблоне номера выбранного журнала используются звездочки, то флажок отображения «Номер» включается и становится недоступным, независимо от предыдущего состояния;

  • Если у типа документа включается опция «Требовать указания дела», то флажок отображения «Дело» включается и становится недоступным, независимо от предыдущего состояния;

  • Если у типа документа включена опция «Требовать ввода исполнителя» либо выбран хотя бы один шаблон маршрута, то флажок отображения «Исполнитель» включается и становится недоступным, независимо от предыдущего состояния.

  • Если включен флажок отображения «Исполнитель», то включается и становится недоступным флажок отображения «Длительность/Завершение», независимо от предыдущего состояния.

  • Если выключен флажок отображения «Исполнитель», то флажок отображения «Длительность/Завершение» становится доступным для выключения.

Поле № редактируется для возможности изменения порядка следования полей. Поля, помеченные как Показать, в РКК документа/мастере регистрации отображаются по порядку, заданному этими номерами, по возрастанию; если номер для каких-либо строк указан неверно либо не указан вовсе, то соответствующие поля отобразятся после занумерованных, в дефолтном порядке.

Примечание

Поле номера в таблице напротив исполнителя остается пустым и недоступным для редактирования. Само поле Определить исполнителя отображается: в РКК документа после основной и дополнительной карточки, а в мастере регистрации - на шаге 3 вместе с редактором маршрута.

Дополнительная карточка всегда отображается после основной, независимо от того, имеют ли все поля основной карточки номер следования.

Document templates

Для создания шаблона документа, необходимо загрузить документ или форму, которая будет использоваться в качестве шаблона. Если вы хотите указать в виде шаблона документа-форму, то необходимо перейти в подраздел Формы раздела Процессы и нажать кнопку +(Добавить). Далее, создать форму следующего вида(к примеру, Заявление):

Figure 4.12. Application form

Application form

При создании формы Заявление использовались следующие компоненты:

  • Неизменяемый текст - используется для внесения неизменяемой части шапки заявления.

  • Объекты Synergy(тип данных-Пользователи) - используется для ввода ФИО заявителя, с включенной настройкой Заполнять создающим пользователем.

  • Многострочный текст - используется для внесения основного тела заявления, с включенной настройкой Добавлять строки в режиме заполнения и указать Количество отображаемых строк при создании-1.

  • Дата/время - используется для автоматического заполнения текущей даты, с включенной настройкой Заполнять текущей датой и Заблокировать от изменений пользователем.

После того, как форма будет готова, необходимо перейти в раздел Метаданные и дать название форме на трех языках, после чего сохранить.

Figure 4.13. Creating document template

Creating document template

Выбрать подраздел Шаблоны документов раздела Документооборот, нажать кнопку «+», ввести данные документа, ввести код, загрузить файл или форму (шаблонный документ) и нажать кнопку «Сохранить». Исходя из указанного типа документа будет задан его срок исполнения.

Для того, чтобы пользователь создал документ по шаблону, ему необходимо выбрать пункт меню Проект документа по шаблону кнопки Создать. Заполнить формулировку, выбрать шаблон документа и нажать кнопку Создать. Открывается шаблон заявления, который нужно заполнить и отправить по маршруту.

Figure 4.14. Application template

Application template

Protocol templates

Для получения текущего вида шаблона протокола, строки или текстовой строки, необходимо нажать на Загрузить, на локальный компьютер будет скачен шаблон формата rtf, определяющий формат отображения текста и элементов, обозначенных служебными словами. Для смены шаблонов нужно нажать кнопку «Обзор», выбрать шаблон протокола и нажать кнопку «Изменить шаблон». Для возврата к стандартному шаблону нужно нажать на ссылку «Вернуться к шаблонам по умолчанию» (см. илл. «Изменение шаблонов»).

Figure 4.15. Changing templates

Changing templates

Dossiers

If required, electronic chancery can create dossiers according to nomenclature approved in the company by years, by executor and other criteria. Case hierarchy is shown in chancery tree below journals.

Дела создаются в разделе «Документооборот» –> «Дела». Дерево дел создается аналогично дереву организационной структуры. Сначала выбираете основной узел (корневую папку) в области навигатора, затем с помощью кнопки «+» в основной области создаёте новое дело, заполняете необходимые поля (есть возможность указать срок хранения дела) и нажимаете кнопку «Сохранить» на панели сверху. Пример созданной иерархий дел показан ниже. Удалить дело можно кнопкой с красным крестиком, закрывается дело кнопкой с черным крестиком. Права доступа в дела зависят от прав структурного подразделения и настраиваются в подсистеме администрирования в разделе «Картотека» –> «Структура» для каждого подразделения отдельно.

Figure 4.16. Hierarchy of dossiers

Hierarchy of dossiers