Формирование личного дела

В подразделе Личное дело раздела Отдел кадров определяется структура личного дела сотрудников, которая находится в правой панели вкладки профиля каждого сотрудника. Доступ к личным делам сотрудников имеют пользователи с ролью Сотрудник отдела кадров. Права доступа сотрудников отдела кадров разграничиваются по подразделениям. С помощью этого подраздела создаются и удаляются папки, предназначенные для хранения документов личного дела. Для добавления папки в корневой элемент дерева, необходимо выделить узел Личное дело и нажать кнопку + в основной рабочей области.

Figure 5.1. Структура личного дела

Структура личного дела

У сотрудника отдела кадров папки личного дела отображаются следующим образом:

Figure 5.2. Личное дело сотрудников

Личное дело сотрудников

Для сохранения файлов в какой-нибудь из папок можно загрузить с компьютера, из хранилища или отсканировать нужный документ. К примеру, для сохранения документа в папке Приказы о командировании нужно кликнуть дважды по папке, после чего можно выбрать нужный способ загрузки документов и загрузить их в открывшуюся папку. Также при создании маршрута к какому-нибудь приказу в этапе Действия процесса Копирование в личное дело можно определить папку, куда будут копироваться документы по форме.

Figure 5.3. Маршрут Личного дела

Маршрут “Личного дела”

В маршруте запуска вторым шагом указано действие Копирование в личное дело с названием Копировать в Приказы. То есть после создания приказа о командировании для указанного в приказе сотрудника, после завершения предварительных этапов, приказ скопируется в папку Приказы личного дела сотрудника.

Структура папок включает в себя добавление новых папок в корень личного дела либо в имеющиеся папки, а также переименование уже имеющихся в структуре личного дела папок. Для применения изменении к имеющимся личным делам, необходимо нажать кнопку Инициализировать. При вызове функции для пользователей без личных дел создается сразу новая структура папок, а для пользователей, у которых уже имеются личные дела добавляются новые папки, если таковые имеются.

Figure 5.4. Добавление папки в личное дело

Добавление папки в личное дело