В разделе «Документы» модуля «Хранилище» у сотрудника канцелярии, которому предоставлено право «Доступ на резервирование», имеет доступ к кнопке «Выбор зарезервированного номера» (илл. «Карточка документа с возможностью выбора зарезервированного номера»).
По нажатию на кнопку «Выбор зарезервированного номера» открывается список всех зарезервированных номеров (при наличии) с возможностью добавить новый (илл. «Диалоговое окно создания и выбора зарезервированного номера»).
Окно создания резерва номера/редактирования комментария к нему содержит кнопку «Зарезервировать номер» и таблицу, содержащую поля: «Дата» (содержит, соответственно, дату и время создания резерва либо последнего изменения комментария).
«Номер» - содержит номер резерва;
Изменил - содержит Фамилию И.О. пользователя, создавшего резерв/изменившего комментарий;
«Дата» - содержит дату и время создания резерва либо последнего изменения комментария;
«Комментарий» - содержит последнюю редакцию текста комментария резерва.
Для добавления нового номера в резерв сотрудник канцелярии нажимает на кнопку «Зарезервировать номер» (илл. «Добавление номера в резерв»). В открывшемся диалоговом окне он выбирает номер и указывает комментарий. Поле комментария не обязательно для заполнения.
По умолчанию, в поле «Выберите номер»отображается следующий незарезервированный номер счетчика. Номер выбирается с помощью стрелочек влево / вправо с единичным шагом только из незарезервированных номеров.
Номер, содержащий звездочки (*), в окне добавления в резерв так и отображается со звездочками. Ручной ввод остается на прежнем месте в карточке мастера регистрации.
Редактирование комментария осуществляется с помощью пункта контекстного меню диалога выбора зарезервированного номера «Редактировать комментарий». Возможность редактировать комментарий имеют все пользователи с правом резервирования номера в этом журнале. Окно редактирования комментария имеет тот же вид, что и окно создания резервного номера, за исключением подписи кнопки и заголовка окна, а также того, что отображаемый номер отредактировать нельзя.
При последующей регистрации документов данным или другими сотрудниками канцелярии, имеющих доступ к резерву номеров, должна быть возможность выбрать: использовать следующий номер счетчика или один из номеров резерва.
Для сотрудников канцелярии, не имеющих доступа к резерву номеров, документы регистрируются следующим номером счетчика.