В подразделе “Личное дело” раздела “Отдел кадров” определяется структура личного дела сотрудников, которая находится в правой панели вкладки профиля каждого сотрудника. Доступ к личным делам сотрудников имеют пользователи с ролью “Сотрудник отдела кадров”. Права доступа сотрудников отдела кадров разграничиваются по подразделениям. С помощью этого подраздела создаются и удаляются папки, предназначенные для хранения документов личного дела. Для добавления папки в корневой элемент дерева, необходимо выделить узел “Личное дело” и нажать кнопку “+” в основной рабочей области.
An HR department employee views folders of personnell files as follows:
Для сохранения файлов в какой-нибудь из папок можно загрузить с компьютера, из хранилища или отсканировать нужный документ. К примеру, для сохранения документа в папке “Приказы о командировании” нужно кликнуть дважды по папке, после чего можно выбрать нужный способ загрузки документов и загрузить их в открывшуюся папку. Также при создании маршрута к какому-нибудь приказу в этапе “Действия” процесса “Копирование в личное дело” можно определить папку, куда будут копироваться документы по форме.
В маршруте запуска вторым шагом указано действие “Копирование в личное дело” с названием “Копировать в Приказы”. То есть после создания приказа о командировании для указанного в приказе сотрудника, после завершения предварительных этапов, приказ скопируется в папку “Приказы” личного дела сотрудника.
Структура папок включает в себя добавление новых папок в корень личного дела либо в имеющиеся папки, а также переименование уже имеющихся в структуре личного дела папок. Для применения изменении к имеющимся личным делам, необходимо нажать кнопку “Инициализировать”. При вызове функции для пользователей без личных дел создается сразу новая структура папок, а для пользователей, у которых уже имеются личные дела добавляются новые папки, если таковые имеются.