В подразделе «Личное дело» раздела «Отдел кадров» определяется структура личного дела сотрудников, которая находится в правой панели вкладки профиля каждого сотрудника. Доступ к личным делам сотрудников имеют пользователи с ролью «Сотрудник отдела кадров». Права доступа сотрудников отдела кадров разграничиваются по подразделениям. С помощью этого подраздела создаются и удаляются папки, предназначенные для хранения документов личного дела. Для добавления папки в корневой элемент дерева, необходимо выделить узел «Личное дело» и нажать кнопку «+» в основной рабочей области.
У сотрудника отдела кадров папки личного дела отображаются следующим образом:
Для сохранения файлов в какой-нибудь из папок можно загрузить с компьютера, из хранилища или отсканировать нужный документ. К примеру, для сохранения документа в папке «Приказы о командировании» нужно кликнуть дважды по папке, после чего можно выбрать нужный способ загрузки документов и загрузить их в открывшуюся папку. Также при создании маршрута к какому-нибудь приказу в этапе «Действия» процесса «Копирование в личное дело» можно определить папку, куда будут копироваться документы по форме.
В маршруте запуска вторым шагом указано действие «Копирование в личное дело» с названием «Копировать в Приказы». То есть после создания приказа о командировании для указанного в приказе сотрудника, после завершения предварительных этапов, приказ скопируется в папку «Приказы» личного дела сотрудника.
Структура папок включает в себя добавление новых папок в корень личного дела либо в имеющиеся папки, а также переименование уже имеющихся в структуре личного дела папок. Для применения изменении к имеющимся личным делам, необходимо нажать кнопку «Инициализировать». При вызове функции для пользователей без личных дел создается сразу новая структура папок, а для пользователей, у которых уже имеются личные дела добавляются новые папки, если таковые имеются.
