При создании нового пользователя, должности или подразделения в системе для них вводится ограниченный набор базовых сведений. Часто этого набора недостаточно для обеспечения управления кадрами, и возникает необходимость хранить дополнительную информацию об отдельных объектах - это могут быть паспортные данные сотрудника или особый режим работы подразделения.
Для решения этой задачи используется механизм дополнительных карточек, данные которых отображаются в сведениях о соответствующих объектах модуля «Сотрудники».
Карточка - это обычная форма в системе, созданная разработчиком в разделе «Процессы» - «Формы».
В случае, когда необходимо перестать использовать форму в качестве карточки, нужно в контекстном меню этой формы выбрать пункт «Скрыть».
Карточки пользователей отображаются в сведениях о сотруднике в модуле «Сотрудники». Вкладка, в которой отображается карточка, зависит он настроек прав на эту карточку.
Предположим, что ранее в разделе «Процессы» - «Формы» была создана форма «Дополнительная информация»:
Форма содержит поля «ИИН», «Дата рождения» и «Адрес».
Для того, чтобы использовать эту форму в качестве карточки пользователя, нужно перейти в раздел «Отдел кадров» - «Карточки пользователя». Откроется окно, содержащее список ранее добавленных карточек с указанием прав на каждую из них:
Для добавления новой карточки нужно нажать на кнопку «+» в верхнем левом углу окна. Откроется диалог выбора формы. Далее в поле «Форма» нужно выбрать необходимую форму:
Флаг «Создать карточку для всех пользователей», включенный по умолчанию, означает, что выбранная форма будет добавлена как карточка для всех пользователей системы, вне зависимости от их подразделения, должности и групп.
Это допустимо для карточки с общими сведениями, которые имеют смысл для всех сотрудников компании, однако для некоторых сведений, которые специфичны для различных должностей или подразделений, это не всегда применимо: для штатного водителя номер, дата выдачи и категория его водительских прав имеют значение, а для технического специалиста в той же организации - нет.
Поэтому доступно выборочное добавление новой карточки пользователям в отдельных группах. Для этого нужно снять флаг «Создать карточку для всех пользователей», а затем выбрать группы пользователей, которым будет добавлена эта карточка:
Далее необходимо выставить права на просмотр и заполнение добавленной карточки. Значения флагов:
«Просмотр сотрудником» - данные карточки будут доступны самому сотруднику во вкладке «Профиль». При этом просмотр сведений этой карточки в профилях других сотрудников будет ему недоступен.
«Просмотр всеми сотрудниками» - пользователю будут доступны данные карточки как в его собственном профиле, так и в профилях других сотрудников.
«Редактирование сотрудником» - любой пользователь может самостоятельно заполнять данные карточки в своем профиле.
«Обязательная» - данные карточки будут отображаться пользователю с ролью «Сотрудник отдела кадров» во вкладке «Администрирование» данных пользователя. При создании и редактировании пользователя обязательность заполнения полей карточки будет такой же, как в используемой форме.
Результат добавления новой карточки пользователя с точки зрения пользователя:
В правой части профиля пользователя перечислены доступные карточки пользователя. При выборе добавленной карточки «Дополнительная информация о пользователе» отображаются данные формы.
Карточки подразделений и должностей также основаны на созданных формах, однако имеют меньше параметров, доступных для настройки: сведения из них всегда отображаются только в разделе «Администрирования» сведений о должности/подразделении и, соответственно, доступны только пользователю с ролью «Сотрудник отдела кадров».
Кроме того, данные добавленных форм применяются сразу ко всем должностям/подразделениям, без возможности выборочного применения.
В остальном способ добавления новой формы как карточки должности/подразделения аналогичен добавлению карточки пользователя: необходимо выбрать ранее созданную форму, данные которой будут доступны только сотруднику отдела кадров.