In order to enter user data to the System, click "User management" item in "File cabinet" section. Visually, user management is divided into three parts:

Figure 4.6. User management

Поиск может осуществляться по фамилии, имени или отчеству сотрудника. Если поиск выполнить без параметров, то будет выдан список всех сотрудников компании. Список, состоящий из более, чем 30 сотрудников, разбивается на страницы по 30 человек. Также в параметрах поиска можно задать в каком подразделении проводить поиск, что позволит отобразить, например, всех сотрудников отдела, департамента или филиала. Для перемещения по страницам списка сотрудников нужно воспользоваться кнопками навигации, расположенными справа ниже панели поиска.

Для добавления пользователя необходимо нажать на кнопку «Добавить пользователя», расположенную слева в основной рабочей области, после чего в основной рабочей области откроется пустая карточка пользователя.

Fields "Surname" and "Name" are mandatory.

Additionally, you can fill in e-mail address, jabber ID and path to the personal folder of the new user.

After saving new user information, its personal card shows options to upload employee photo and additional fields to select additional options of access to organization structure, to indicate access to reference of values and strategies, and to indicate whether the new user is a chancery employee, a HR department employee, a methodologist, or an administrator.

Figure 4.7. New user card

Figure 4.8. Карточка существующего пользователя

Для загрузки фотографии нужно навести указателем мыши на фотографию пользователя и нажать на пункт “Изменить изображение” и в диалоговом окне выбрать файл с компьютера. Для удаления фотографии пользователя, нужно выбрать пункт “Удалить изображение” и в диалоге подтверждения ответить “Ок”.

If required, additional access rights to various elements of organization structure can be assigned to a user. For example, sales department manager can have access to watch goals and tasks of support department employees in order to determine possible date of work completion for client agreements. Additional access can be configured to several subdivisions.

If a user does not hold a position in the company, he or she can be given access to tree of company goals. In order to do this, user card has "Additional access" field where you can select names of subdivisions, whose names of goals, their indicators, reports and calendars of personnel can be accessed. To change value of the field, to the right of it there is the button with ellipsis. Click the button to show organization structure of the company displaying only subdivisions.

If a user has the role of:

После ввода всех необходимых данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить» ().

After you have found an employee on search page, you can edit information about him or her. To do so, click button () to the right of name, position and status of the user.

To manually edit authorization data for a user, administrator clicks «Authorization parameters» () in personal card of the user.

The system shows form with fields for new login, password, and password confirmation. Length of login and password must be at least six symbols.

Figure 4.9. Changing authorization parameters for a user

If all data are entered correctly, they are sent to the server. After successful saving, the System informs the user about successful changes made.

Для того, чтобы удалить учетную запись сотрудника, необходимо перейти в карточку пользователя и нажать кнопку “Удалить”(). После подтверждения смены статуса учетной записи на “удален”, в основном списке сотрудников пользователь не отобразится. Для того, чтобы просмотреть удаленных сотрудников нужно поставить галочку в пункте “Отображать удаленных”, который расположен ниже поля поиска. Для того, чтобы восстановить удаленного сотрудника, необходимо перейти в карточку пользователя и нажать кнопку “Восстановить” (). После чего статус сотрудника изменится на “активен”.

Figure 4.10. Organization structure panel

Visually, the section looks like the figure above and can be divided into following conventional areas:

Организация является корневым элементом дерева слева. По умолчанию, после установки Cистемы этот элемент называется ROOT и его нужно переименовать в соответствии с названием организации. Для переименования элемента и задания его параметров необходимо щелкнуть по этому элементу в дереве элементов слева. Справа в рабочей области отразятся параметры по умолчанию, которые можно отредактировать и сохранить. В этих параметрах указывается название организации, название должности руководителя, опция типа назначения целей определена как «самостоятельно» и не может быть изменена т.к. это корневой элемент иерархии.

Figure 4.11. Editing root, name of company and position of employee

After you have edited root element, you can continue with editing organization structure of company including branches, departments, divisions, offices, services, specialists, interns, etc.

To create subdivision, select element, which will be its parent, in the element tree on the left. In the main working area detailed information on selected element and a button to create child element will be shown. A child element may be either subdivision or specialist belonging to the selected element, which is selected by type of created element.

Форма создания нового подразделения содержит: тип создаваемого элемента (подразделение или специалист), название подразделения, порядковый номер, код для показателей, родительский элемент, название должности руководителя подразделения и при необходимости возможность назначения заместителя руководителя для конкретного дочернего подразделения. Заместитель имеет доступ ко всем сотрудникам подразделения и к дочерним подразделениям, к которым ему предоставлен доступ (доступ предоставляется при назначении пользователя заместителем). Возможность добавить заместителей появляется при наличии дочерних подразделении. В поле номер (№) можно указать порядковый номер заместителя в организационной структуре.

Figure 4.12. Filled form for adding subdivision

Названия подразделения, должности руководителя и заместителей указываются по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали.

Figure 4.13. Переводы

To create subdivision, "Type" option must have "Subdivision" value (this is the default value).

After entering the mentioned data of the element to be added, click "Save" button. In the created subdivision, its form changes: "Type" field is hidden and "Manager" and "Acting manager" fields are added. After selection of managers (they are located at the bottom of the form), they can be removed or changed, if necessary. "Remove" button is red button to the right of surname of person who occupies position of manager or acting manager.

To select a manager of a subdivision or acting or deputy manager click Select button. Click "Search" button to open a dialog where you can perform search among the System users by surname or select a user from the list. List of over 30 persons is divided into pages; to navigate to next page use navigation buttons below search panel:

Figure 4.14. User selection

After you have selected the employee, click "Choose" button at the bottom of the employee selection window. After making necessary changes click "Save" button to save them.

To edit element of Subdivision type select it in the element tree on the left. On the right the main editing area displays information on the selected element and edit panel for the element: adding child element (subdivision or specialist), editing information on selected element and deleting it. To edit, click "Edit subdivision data" button; to save after editing click "Save" data.

To select new manager for a subdivision, click selection button to the right of name field. A dialog for searching the System users will open. To select a user, select it in the list and click Select button.

To remove the current manager of a subdivision from the post, click delete button (to the right of user selection button).

Changes in management (assigning or removing) will be saved at saving information on subdivision.

To delete a selected element in the tree on the left, click button "Delete subdivision" or "Delete specialist" in the working area on the right. Procedure of deletion requires confirmation of the action.

To add a specialist according to the organization structure, select an element in the element tree on the left to add specialists to. In the main editing area on the right click "Add subdivision" button. As against adding subdivision, value of "Type" parameter must be "Specialist":

Figure 4.15. Add specialist to structure

On the updated page the following parameters must be entered:

Название должности указывается по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали

Figure 4.16. Переводы

After you filled in the form, you have to save data by clicking Save button. To edit specialist information, use "Edit position" button and to delete, "Delete position" button.

After position is created, you can assign an employee to the position. In order to do this, select in the element tree on the left a position and in the main working area on the right click "Assign an employee to the position" button to show user selection dialog. You can use search field to look for a user by surname or just click "Search" button to show all users registered in the System. After selecting the required user, click "Select" button to assign him or her to the position.

To retire an employee off a position, click retirement button to the right of surname of the retired employee and confirm the desired action in the opened dialog.

Ограничить доступ к модулям Системы можно на любом уровне организационной структуры: для всей организации, только для какого-либо подразделения, для конкретной должности либо для определённого сотрудника. Для этого необходимо нажать на кнопку в виде пазла в карточке подразделения или карточке должности, а для ограничения доступа к модулям конкретному пользователю данная кнопка присутствует в карточке каждого пользователя:

Figure 4.17. Module management

В открывшемся окне убрать галочку с чекбокса «Использовать дефолтные настройки» и изменить ограничения доступа по всем основным разделам и их подразделам:

Если в Подсистеме администрирования доступ к внешнему модулю у данного пользователя ограничен, то в пользовательских настройках этот пункт у него будет отсутствовать).

Также в этом разделе можно настроить права департаментов, отделов, служб на разделы номенклатуры дел и типы документов с помощью кнопки . В зависимости от этих настроек сотрудники тех или иных подразделений после завершения работ с документами могут списывать их в соответствующие папки дел, которые доступны им согласно назначенным правам.

Для получения отчета по организационной структуре, необходимо нажать кнопку и заполнить необходимые параметры для формирования отчета.

Figure 4.18. Report on company organization structure.

Click "Create report" button to open a new browser window with the report. The figures below show possible versions of the reports.

Figure 4.19. Structure report variant (vertical)

Figure 4.20. Structure report variant (horizontal)

Раздел предназначен для настройки доступа к хранилищу удаленных компаний. Необходимо указать название, адрес сервера организаций и подразделение, к которому будет предоставлен доступ. По умолчанию в списке присутствует локальная организация с соответствующей отметкой в настройках.

Figure 4.21. Settings for remote companies

Figure 4.22. Settings for remote companies

Название удаленной компании указывается по умолчанию, по нажатию на кнопку справа , открывается диалоговое окно «Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями переводов в соответствующей локали.

Figure 4.23. Переводы