Этапами настройки документооборота является добавление следующих элементов:
Счетчики;
Шаблоны номеров;
Журналы;
Типы документов;
Шаблоны документов;
Шаблоны протокола;
Дела.
Первым этапом настройки документооборота является добавление счетчиков для каждого журнала. Счетчик используется в шаблонах номеров для однозначной идентификации документов в журналах, а также может быть использован для вставки шаблона номера в формах.
Примечание:
Несмотря на то, что в системе не реализован запрет на использование одного счетчика в нескольких журналах, рекомендуется для каждого журнала, а также для каждого реестра, если его записи требуют нумерации, создавать отдельные счетчики. В противном случае для каждого тип объектов, использующего один счетчик, будет применяться сквозная нумерация.
Для добавления нового счетчика необходимо нажать на «+»:
В появившемся окне необходимо заполнить поля:
код — короткое символичное обозначения для данного счётчика, в последствии будет использовано в шаблоне номера данного журнала;
начальное значение — (по умолчанию — 1)первое значение после сброса счётчика;
следующее значение - (по умолчанию — 1)(если на момент создания журнала в системе в данном журнале уже имелось 50 документов, то следующие значение полагаем равным - 51);
период сброса счётчика - выбрать из выпадающего списка.
Следующим шагом настройки журнала будет создание шаблона номеров соответствующего данному журналу.
Шаблон номера должен включать в себя счётчик, связанный с этим журналом, а также может включать в себя дату регистрации документа и маску, для введения произвольных символов, при регистрации документа (например, номенклатурный индекс организации-отправителя документа). Для создания нового шаблона необходимо нажать на «+»:
Как показано на рисунке, необходимо заполнить поле названия. По
нажатию на кнопку справа 
, открывается диалоговое окно «Переводы»,
которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями
переводов в соответствующей локали.
Код - текстовое поле, предназначенное для ввода кода шаблона.
Также необходимо заполнить поле формулы, причем поле формулы заполняется следующим образом:
в фигурных скобках указывается наименование счётчика данного журнала; для подстановки определенного количества лидирующих нулей, необходимо использовать следующую подстановку: {код-счетчика*0x}, где:
(звездочка)- разделитель кода счетчика и параметров подставновки;
0 (ноль)-пустые позиции вывода, которые заменяются на нули;
x-любое натуральное число.
через тире или слэш может быть указана маска для произвольного ввода символов, при регистрации: количество * - обозначает максимально допустимое количество символов;
через тире или слэш может быть (но необязательно) указана дата регистрации согласно следующему стандарту:
{yyyy} - Числовое четырехсимвольное значение года
{yy} - Числовое двусимвольное значение года
{MMMM} - Текстовое полное название месяца на англ языке
{MMM} - Текстовое двусимвольное название месяца на англ языке
{MM} - Числовое двусимвольное значение месяца
{dd} - Числовое двусимвольное значение дня
{HH} - Числовое двусимвольное значение часа
{mm} - Числовое двусимвольное значение минуты
{ss} - Числовое двусимвольное значение секунды
Note
В шаблоне номера можно использовать индекс дела, после его выбора:{file_index}-{dd}-{MM}–{yy}
Следующим шагом необходимо добавить непосредственно сами журналы в Систему.
По умолчанию в Системе присутствуют три типа журнала: для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Другие журналы создаются на основе этих трёх базовых типов журналов и при необходимости могут дополняться дополнительными полями. Созданные журналы не удаляются, их можно только скрыть.
Эти три журнала отличаются карточкой документа, заполняемой
сотрудниками канцелярии при регистрации. Для добавления нового
журнала, необходимо нажать на «+». В появившемся окне заполнить
поля названия по умолчанию, по нажатию на кнопку справа
, открывается диалоговое окно «Переводы»,
которое содержит в себе таблицу с локалями и значениями
переводов в соответствующей локали. Код - текстовое поле,
предназначенное для ввода кода журнала. Также заполнить тип
журнала, шаблон номера, тип работы для исполнителя, сортировку и
права на журнал. При необходимости указать свойства
«Позволять авторегистрацию»,
«Скрытый», «Запретить отправлять
зарегистрированные документы данного журнала на
согласование» и «Запретить отправлять
зарегистрированные документы данного журнала на
утверждение».
Галочка в поле «Позволять авторегистрацию» (см. илл. «Добавление нового журнала») разрешает любому пользователю автоматически зарегистрировать документ при соблюдении всех условий.
Свойство «Скрытый» необходимо установить для журнала, запись в который по некоторым причинам не ведется.
При включении галочки «Не отображать списанные документы» в каком-либо журнале, все списанные документы не будут отображаться как в самом журнале, так и во всех его фильтрах.
Галочки «Запретить отправлять зарегистрированные документы данного журнала на согласование» и «Запретить отправлять зарегистрированные документы данного журнала на утверждение» исключают возможность отправки зарегистрированного документа данного журнала на согласование и/или утверждение.
В поле «Тип работы для исполнителя» возможен выбор одного из следующих вариантов: работа, согласование, утверждение, ознакомление, резолюция. Данная опция определяет тип работы, создаваемой ответственному исполнителю (поле «Определить исполнителя» в РКК документа либо в шаге 3 мастера регистрации).
В поле «Сортировать по полю» устанавливаются условия сортировки
всех фильтров по умолчанию для данного журнала. Условие
сортировки представляет собой набор параметров, каждый из
которых содержит списки Поле сортировки,
Направление сортировки и
Соединение.
Параметры условия сортировки между собой можно соединять только оператором «затем по» (логическое «И»). Новый параметр можно добавить, выбрав в списке соединения значение «затем по» (по умолчанию там указано пустое значение), при этом появляется новая строка, связанная с предыдущей через логическое «И». После этого из списка соединения пункт с пустым значением пропадает - больше его выбрать нельзя. Удалить параметр сортировки (кроме первого) можно, нажав на соответствующую иконку «корзины». Если удаляемый параметр является последним, то у предыдущего параметра значение соединения выставляется в пустое.
Выпадающий список Поле сортировки может
содержать следующие параметры: «Краткое
содержание», «Номер», «Тип
документа», «Статус», «Дата
регистрации» (выбран по умолчанию), «Автор»,
«Зарегистрировал», «Исполнитель»,
«Длительность», далее идут динамически формируемые
пункты в формате Элемент номера №п/п -, и
далее соответствие частям шаблона номера, выбранного для данного
журнала, исключая стандартные счетчики даты регистрации.
Выпадающий список Направление сортировки
должен содержать: «по возрастанию» и «по
убыванию» (выбран по умолчанию).
Выпадающий список Соединение должен
содержать: пустое значение (выбран по умолчанию) и «затем
по».
Группа «Фасеты для поиска документов» содержит следующие поля:
Категории поиска;
Статус документа;
Тип совпадения;
Сортировка;
Группировка результатов.
Примечание:
При открытии журнала проводится проверка выбранных значений выпадающих списков блока «Фасеты для поиска >документов». В случае, если элемент выпадающего списка был удален, то данный список автоматически примет значение первого пункта. Данное поведение может воспроизвестись при удалении динамически формируемого пункта, либо при измении отображения полей особой карточки типа документа.
Категории поиска
Выпадающий список отображает поля документов для текущего выбранного журнала. Набор значений в этом списке определяется настройками особой карточки типов документов, которые настроены для него. Итоговый список пунктов определяется суммой полей всех типов документа этого журнала, которые могут служить фасетами.
Максимально возможный набор пунктов выпадающего списка (звездочкой помечены те поля, которые могут перестать отображаться в результате настройки особой карточки):
Все результаты (выбран по умолчанию)
Номер*
(список динамически формируемых пунктов)*
Номер (исх)*
Краткое содержание
Корреспондент (орг)*
Корреспондент*
Автор*
Зарегистрировал*
Исполнитель*
Тип документа
Доп. поля карточки
Статус документа
Выпадающий список определяет отображение документов согласно их статусу:
Все документы (выбран по умолчанию)
Только зарегистрированные
Только незарегистрированные
Тип совпадения
Выпадающий список определяет тип совпадения результатов относительно поискового запроса:
Все (выбран по умолчанию)
Только полное совпадение
Сортировка
Выпадающий список определяет сортировку найденных результатов поискового запроса по следующим типам:
По релевантности (выбран по умолчанию)
По дате регистрации
По номеру
(по динамически формируемым пунктам)
По краткому содержанию
По автору
По зарегистрировавшему
По исполнителю
Группировка результатов
Выпадающий список определяет тип сортировки документов с учетом их статуса:
Без группировки (выбран по умолчанию)
Сначала незарегистрированные
Права доступа к журналам разделены на следующие виды:
Все:
включенный флажок означает наличие всех прав на журнал (флажок «Чтение» при этом включается и недоступен)
;
частично включенный флажок означает наличие частичных (не всех) прав на журнал
;
выключенный флажок означает полное отсутствие прав на журнал
.
Чтение - просмотр списка документов в журнале, просмотр документа в журнале (мастер регистрации недоступен, открывается документ);
Запись - открытие мастера регистрации с кнопкой «Сохранить» только для создания нового документа;
Отклонение - открытие мастера регистрации с кнопкой «Отклонить» для документа со статусом «На регистрации»;
Регистрацию - открытие мастера регистрации с кнопкой «Зарегистрировать» для документа со статусом «На регистрации»;
Редактирование - открытие мастера регистрации с кнопкой «Сохранить» для документа со статусом «На регистрации» с указанием причины редактирования;
Резервирование - право на резервирование номера в мастере регистрации с указанием комментария;
Редактирование РКК (зарег.) - редактирование РКК зарегистрированного незавершенного либо завершенного документа;
Редактирование файлов (зарег.) - редактирование (а именно добавление, загрузка новой версии и удаление) файлов «Приложения» зарегистрированного незавершенного либо завершенного документа;
Изменение маршрута (зарег.) - редактирование исполнителя и/или маршрута зарегистрированного незавершенного документа (для завершенного не имеет смысла).
Примечание
Право на редактирование не даёт возможности редактирования номера зарегистрированного документа.
Для того, чтобы дать сотруднику доступ к журналам, ему необходимо иметь роль «Сотрудник канцелярии» (настраивается в подсистеме администрирования в разделе «Управление пользователями»). После этого фамилия сотрудника автоматически попадает в список в окне добавления/редактирования нового журнала. В зависимости от статуса и компетенции можно разграничить права для каждого «Сотрудника канцелярии» отдельно. Права назначаются вручную, с помощью включения/выключения флажков.
В каждый имеющийся в Системе журнал может попадать не один тип документов (например, во внутренний журнал направляются служебные записки, жалобы, распоряжения, акты, протоколы и т.д.).
Для добавления нового типа документа необходимо нажать на «+».
В открывшейся карточке необходимо ввести данные типа документа:
Название типа документа - вводится название по умолчанию, а по нажатию на кнопку справа
, открывается диалоговое окно
«Переводы», которое содержит в себе таблицу с локалями и
значениями переводов в соответствующей локали;
Код типа;
Способ расчета срока - данная опция влияет на формируемую по умолчанию в карточке дату завершения документа и, соответственно, дату завершения работы исполнителю документа:
для значения В рабочих днях дата завершения рассчитывается относительно рабочих дней календаря Synergy (т.е. так, как это функционировало до 65 итерации включительно);
для нового значения В календарных днях дата завершения рассчитывается относительно календарных дней, включительно день, указанный в поле «Дата регистрации».
Время завершения в обоих случаях - конец данного рабочего дня.
При использовании календарных дней возможен вариант, когда все время исполнения документа будет приходиться на нерабочее время (т.е. длительность в рабочих днях и часах составит 0). В таком случае дата завершения работы исполнителю (с учетом настройки журнала «Тип работы для исполнителя») рассчитывается относительно соответствующего значения настройки «Время на выполнение работ по-умолчанию»:
для типов работ Работа и Резолюция - опция «Создание и перепоручение работы (в том числе по маршруту)»;
для типа работы Согласование - опция «Согласование»;
для типа работы Утверждение - опция «Утверждение»;
для типа работы Ознакомление - опция «Ознакомление»;
по следующему алгоритму: от ближайшей рабочей даты/времени на сервере и до даты завершения, рассчитанной согласно рабочей длительности из вышеописанной настройки, временем завершения должен быть конец данного рабочего дня;
Длительность по умолчанию (в днях) — срок исполнения документа, присваиваемый по умолчанию, при выборе данного типа (может быть изменен при регистрации);
Способ ввода срока — позволяет указать срок исполнения документа в виде «Длительность» либо «Дата завершения».
Журнал — куда будут попадать все документы данного типа;
Форма документа — позволяет добавить дополнительные поля на основе форм к карточке документа каждого типа;
Шаблон маршрута — позволяет добавить настроенные шаблоны маршрута в качестве значений по умолчанию для данного типа документа (может не использоваться при регистрации);
Условия регистрации:
Валидация РКК перед отправкой документа. Наличие галочки в данном чекбоксе означает, что в момент вызова функции отправки документа, в РКК которого преднастроен данный тип документа (например, в реестрах и проектах документа), по любому маршруту:
если документ не открыт: будет проводиться проверка РКК на наличие незаполненных обязательных полей и при их наличии покажется ошибка, действие отправки выполняться не будет.
если документ открыт: после валидации на корректность и сохранение отредактированного файла будет проводиться проверка РКК на наличие незаполненных обязательных полей и при их наличии покажется ошибка, действие отправки выполняться не будет, а также произойдет автоматическое перенаправление пользователя в карточку документа.
Примечание: данная валидация должна осуществляться только для полей РКК, соответствующих списанию в дело («Требовать указание дела») и определению исполнителя («Требовать ввода исполнителя»).
Требовать ввода исполнителя. Наличие галочки в данном чекбоксе означает, что в документе данного типа как при обычной регистрации, так и при авторегистрации необходимо обязательно указывать исполнителя. Если пользователь отправил документ по маршруту для авторегистрации, не указав при этом в карточке документа его исполнителя, то в регистрации будет автоматически отказано с указанием причины.
Требовать указания дела. Наличие галочки в данном чекбоксе означает, что в документе данного типа, также при регистрации необходимо обязательно указывать дело, куда будет списан документ после его исполнения.
Требовать ввода комментария при регистрации. Наличие галочки в данном чекбоксе означает, что в документе данного типа при регистрации необходимо обязательно указать комментарии.
Наличие подписи. Присутствие галочки задает обязательное условие наличия подписи в документе данного типа.
Наличие утверждения. Означает, что документу данного типа обязательно необходимо утверждение.
Наличие резолюции. Присутствие галочки задает обязательные условия наличия резолюции в документе данного типа.
Доступ — позволяет ограничить доступ группам к определенному типу документов. При активации первого пункта, появляется еще одна неактивная запись с группой;
Использовать особую настройку карточки — позволяет настроить, какие именно поля РКК документа будут отображаться для данного типа.
| № | Название поля | Показать (внутренний) | Показать (входящий) | Показать (исходящий) |
|---|---|---|---|---|
|
1 |
Краткое содержание |
да (недоступен) |
да (недоступен) |
да (недоступен) |
|
2 |
Тип документа |
да (недоступен) |
да (недоступен) |
да (недоступен) |
|
3 |
Номер |
да |
да |
да |
|
4 |
Дата регистрации |
да |
да |
да |
|
5 |
Длительность/Завершение |
да |
да |
нет (недоступен) |
|
6 |
Корреспондент (орг) |
нет |
да |
да |
|
7 |
Корреспондент |
нет |
да |
да |
|
8 |
Автор |
да |
нет |
да |
|
9 |
Зарегистрировал |
да |
да |
да |
|
10 |
Является контрольным |
да |
да |
да |
|
11 |
Номер исх |
нет |
да |
нет |
|
12 |
Дата (исх) |
нет |
да |
нет |
|
13 |
Дело |
да |
да |
да |
|
14 |
Основание |
да |
да |
да |
|
Исполнитель |
да |
да |
нет (недоступен) |
Свойства таблицы:
Если в шаблоне номера выбранного журнала используются звездочки, то флажок отображения «Номер» включается и становится недоступным, независимо от предыдущего состояния;
Если у типа документа включается опция «Требовать указания дела», то флажок отображения «Дело» включается и становится недоступным, независимо от предыдущего состояния;
Если у типа документа включена опция «Требовать ввода исполнителя» либо выбран хотя бы один шаблон маршрута, то флажок отображения «Исполнитель» включается и становится недоступным, независимо от предыдущего состояния.
Если включен флажок отображения «Исполнитель», то включается и становится недоступным флажок отображения «Длительность/Завершение», независимо от предыдущего состояния.
Если выключен флажок отображения «Исполнитель», то флажок отображения «Длительность/Завершение» становится доступным для выключения.
Поле № редактируется для возможности изменения порядка следования полей. Поля, помеченные как «Показать», в РКК документа/мастере регистрации отображаются по порядку, заданному этими номерами, по возрастанию; если номер для каких-либо строк указан неверно либо не указан вовсе, то соответствующие поля отобразятся после занумерованных, в дефолтном порядке.
Примечание
Поле номера в таблице напротив исполнителя остается пустым и недоступным для редактирования. Само поле «Определить исполнителя» отображается: в РКК документа после основной и дополнительной карточки, а в мастере регистрации - на шаге 3 вместе с редактором маршрута.
Дополнительная карточка всегда отображается после основной, независимо от того, имеют ли все поля основной карточки номер следования.
Для создания шаблона документа, необходимо загрузить документ или форму, которая будет использоваться в качестве шаблона. Если вы хотите указать в виде шаблона документа-форму, то необходимо перейти в подраздел «Формы» раздела «Процессы» и нажать кнопку «+»(Добавить). Далее, создать форму следующего вида(к примеру, Заявление):
При создании формы «Заявление» использовались следующие компоненты:
Неизменяемый текст - используется для внесения неизменяемой части шапки заявления.
Объекты Synergy(тип данных-«Пользователи») - используется для ввода ФИО заявителя, с включенной настройкой «Заполнять создающим пользователем».
Многострочный текст - используется для внесения основного тела заявления, с включенной настройкой «Добавлять строки в режиме заполнения» и указать «Количество отображаемых строк при создании-1».
Дата/время - используется для автоматического заполнения текущей даты, с включенной настройкой «Заполнять текущей датой» и «Заблокировать от изменений пользователем».
После того, как форма будет готова, необходимо перейти в раздел «Метаданные» и дать название форме на трех языках, после чего сохранить.
Выбрать подраздел «Шаблоны документов» раздела «Документооборот», нажать кнопку «+», ввести данные документа, ввести код, загрузить файл или форму (шаблонный документ) и нажать кнопку «Сохранить». Исходя из указанного типа документа будет задан его срок исполнения.
Для того, чтобы пользователь создал документ по шаблону, ему необходимо выбрать пункт меню «Проект документа по шаблону» кнопки «Создать». Заполнить формулировку, выбрать шаблон документа и нажать кнопку «Создать». Открывается шаблон заявления, который нужно заполнить и отправить по маршруту.
Для получения текущего вида шаблона протокола, строки или текстовой строки, необходимо нажать на «Загрузить», на локальный компьютер будет скачен шаблон формата rtf, определяющий формат отображения текста и элементов, обозначенных служебными словами. Для смены шаблонов нужно нажать кнопку «Обзор», выбрать шаблон протокола и нажать кнопку «Изменить шаблон». Для возврата к стандартному шаблону нужно нажать на ссылку «Вернуться к шаблонам по умолчанию» (см. илл. «Изменение шаблонов»).
По необходимости в электронной канцелярии могут быть созданы дела согласно утвержденной в организации номенклатуре дел по годам, по исполнителям и другим категориям. Иерархия дел отображается в дереве канцелярий ниже журналов.
Дела создаются в разделе «Документооборот» –> «Дела». Дерево дел создается аналогично дереву организационной структуры. Сначала выбираете основной узел (корневую папку) в области навигатора, затем с помощью кнопки «+» в основной области создаёте новое дело, заполняете необходимые поля (есть возможность указать срок хранения дела) и нажимаете кнопку «Сохранить» на панели сверху. Пример созданной иерархий дел показан ниже. Удалить дело можно кнопкой с красным крестиком, закрывается дело кнопкой с черным крестиком. Права доступа в дела зависят от прав структурного подразделения и настраиваются в подсистеме администрирования в разделе «Картотека» –> «Структура» для каждого подразделения отдельно.
