По нажатию на соответствующий пункт (по умолчанию - «Переслать») контекстного меню либо меню «Отправить» документа, открытого из / без работы, открывается окно отправки работы как документа (илл. «Отправить как документ»).
Замечание
Наличие / отсутствие данного пункта меню и его название должно определяться специальным справочником send_items, настроенным в конфигураторе (Специальные справочники).
При наличии в этом справочнике процесса отправки документа функция доступна всегда и всем пользователям.
Набор полей окна:
Кому переслать (обяз.)
Поле «Выберите одного или нескольких пользователей», по умолчанию, пустое. Доступен множественный выбор пользователей, также выбор пользователей из групп. Кроме того, при выборе раздела «Группы пользователей» группы отображаются в виде дерева с корневым узлом «Все», при выборе которого в правой части диалога отображаются группы всех уровней иерархии в виде атомарных объектов. При выборе в дереве какой-либо группы в правой части диалога отображаются все пользователи, входящие в эту группу (т.е. пользователи, принадлежащие к группе, и принадлежащие всем ее дочерним группам), при этом сами группы в правой части диалога не отображается.
Пользователь вводит первые буквы ФИО пользователя и выбирает
из выпадающего списка подходящего, либо нажимает на кнопку
: система предоставляет диалоговое окно
выбора пользователей.
Замечание
В диалоге выбора пользователей отображаются те пользователи орг. структуры, которые доступны данному пользователю, независимо от того, являются ли они при этом его подчиненными или нет, согласно настройке конфигуратора «Максимальный уровень иерархии вверх, которому можно отправить документ» (Дополнительные настройки потоков работ).
Кроме пользователей из орг. структуры, в список отправителей можно добавить пользователей с адресной книги (только те, у которых указан e-mail, они также будут в выпадающем списке при ручном вводе), e-mail адреса. При отправке работы по записи реестра на e-mail:
если у формы реестра печатное представление отсутствует, то основной файл по форме приходит на почту адресата в формате HTML в теле письма. Если в папках «Приложения» или «Прочие» записи реестра есть дополнительные файлы, то они добавляются во вложение письма;
если у формы реестра настроено печатное представление, то адресат получит печатное представление основного файла по форме в виде файла во вложении с названием Document и соответствующим настроенным форматом. При этом в теле письма отсутствует HTML версия основного файла по форме. Если в папках «Приложения» или «Прочие» записи реестра есть дополнительные файлы, то они также добавляются во вложение письма;
если для печатного представления формы указаны несколько форматов печати, то адресат получит представление во всех настроенных форматах;
Например
Для формы реестра настроены форматы печати PDF, ODT, DOC. Во вложении письма будут присутствовать файлы: Document.pdf, Document.odt, Document.doc.
если печатное представление формы реестра настроено неверно, и при печати основного файла по форме выходят ошибки, то данный файл приходит на почту адресата в формате HTML в теле письма.
Если в папках «Приложения» или «Прочие» записи реестра помимо основного файла по форме присутствует другие файлы по форме, то они вне зависимости от настроенного печатного представления приходят на почту адресата в виде файла вложения с форматом .asfdocx.
Выбранные пользователи / группы отображаются тегами. Удалив тег пользователя / группы, удаляется и сам пользователь / сама группа (с пользоватлями) из текущего списка.
Замечание
Вышеописанный компонент позволяет выбрать одного и того же пользователя несколько раз (один раз - как пользователя, еще один либо несколько раз - выбрав группы, куда он входит), однако все процессы, которые используют выходные данные этого компонента (например, как адресатов для отправки на согласование), предусматривают этот случай и избегают выполнения одного и того же действия несколько раз для одного пользователя.
Для отправки работы как документа пользователь нажимает на кнопку «Отправить». Возможно исполнение альтернативного потока событий 1. По нажатию кнопки в системе происходит следующее: работа как документ отправляется указанным пользователям из орг. структуры в раздел «Документы» модуля «Хранилище», а также на указанные e-mail адреса.
После отправки, как успешной, так и неуспешной, об этом делаются соответствующие заметки в ходе выполнения работы, а также в комментариях к работе.
Замечание
Комментарии об отправке следующего вида (для всех успешных единовременно отправленных - одна запись, аналогично для неуспешных - одна запись):
при успешной отправке:
От: «пользователь, который отправил документ»____ «Дата»
Успешно отправлено следующим адресатам: «все адресаты в одном комментарии через запятую».
при неуспешной отправке:
От: «пользователь, который отправил документ»____ «Дата»
Не отправлено следующим адресатам: «все адресаты в одном комментарии через запятую».
Записи в ходе выполнения следующего вида (для всех успешных единовременно отправленных - одна запись, аналогично для неуспешных - одна запись):
название - «Отправка документа»;
ответственный - «все адресаты одним списком через запятую»;
автор - ’пользователь, который отправил документ’;
начало и завершение;
завершил - всегда пусто;
комментарий - копия комментария, описанного выше.
Альтернативные потоки событий.
Альтернативный поток 1. Не заполнены обязательные поля.
Система информирует, какие поля необходимо обязательно заполнить, эти поля подсвечиваются красным, работа не отправляется.