В списке потоков работ Система позволяет отобразить любую работу в режиме документа с помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши. В данном режиме можно прослеживать историю движения документа, ход его исполнения, вести карточку документа, ставить резолюцию и электронно-цифровую подпись на документ (далее по тексту ЭЦП), отправлять его на согласование, утверждение, ознакомление, регистрацию, также можно просматривать все прикрепленные к данному документу вложения. Вид работы, открытого в режиме документа, приведен ниже.
На левой панели «Информация» отображается:
Карточка;
Файлы;
Кнопка «Подписать»;
Кнопка «Завершить»;
Кнопка «Отправить»;
Карточка позволяет просмотреть регистрационно-контрольную карточку(РКК), ход выполнения и другие изменения в документе. В РКК пользователь может просмотреть информацию по документу которая вводилась при создании документа. Также пользователь может просмотреть историю исполнения данного документа во вкладке «Ход выполнения» в карточке документа. В данной вкладке можно посмотреть список пользователей, которым документ отправлен на согласование, утверждение, ознакомление либо на регистрацию и время исполнения документа, причем они отображаются обязательно в порядке, заданном при их создании. При включении настройки в Конфигураторе «Отображать в Ходе исполнения будущие этапы» Система позволяет пользователям, ответственным за этапы маршрута при получении данного документа просмотреть все следующие за данным этапы — они будут отображены в общем ходе исполнения и выделены серым цветом. Во вкладке «Изменения в документе» фиксируются все изменения РКК документа (от момента создания документа до его регистрации в журнале), а также отображаются изменения внесенные в процессе разработки документа, то есть информация о пользователе, который ввел изменения, дата изменения, IP пользователя, описание и комментарий. Также в этой вкладке отображается все изменения, связанные с этим документом:
создание документа.
добавление/изменение (загрузка новой версии, изменение HTD-файла)/удаление файла в папки документа.
регистрация документа.
информация о том, кем была завершена работа.
информация о наложенной резолюции.
изменение РКК.
В карточке документа появляются вкладки «Лист согласования» и «Лист подписей», если документ уже согласован/утвержден и подписан. В листе согласования отображается список пользователей, которые согласовали документ. В листе подписей отображается список пользователей, которые подписали документ с отображением вида подписи:
«ЭЦП» - для подписи с электронно-цифровым ключом;
«Обычная» - для подписи без ЭЦП.
Проверка электронно-цифровой подписи документа может быть инициирован любым пользователем из карточки документа, путем нажатия в листе подписей кнопки «Проверить ЭЦП». Проверка осуществляется для каждой подписи на документе и по ее окончании отображается окно, содержащее результат проверки: подпись верна (зеленый цвет), подпись просрочена (желтый цвет), подпись неверна (красный цвет).
С помощью кнопки «Печать» есть возможность распечатать полную карточку (РКК, История исполнения, История изменений), РКК, Хода выполнения работ, Изменения в документе, листов согласования, утверждения и подписей, если имеются. Каждая печатная страница содержит QR-код со следующей информацией: адрес сервера, Ф.И.О учетной записи пользователя, дата и время распечатки, ID документа.
При получении документа в качестве работы, а также при открытии документа в хранилище Система предоставляет возможность создать новый документ (дочерний) на основе полученного документа. Для этого необходимо открыть полученный из журнала документ (работу), и нажать на кнопку в верхнем левом углу «Создать дочерний документ» (см.илл. «Создание дочернего документа»), в открывшемся окне указать краткое его содержание и тип документа, нажать кнопку «Сохранить». В карточке документа появится вкладка «Дочерние документы», где можно просмотреть список дочерних документов и краткую информацию по ним: автор, номер, краткое содержание и тип документа, а также дату регистрации (без времени).
Для просмотра вложений к работе предназначены папки «Приложения» и «Прочие» в блоке «Файлы».
Соответственно для прикрепления к документу дополнительных файлов, являющихся частью основного файла работы служит блок «Приложения», а для прикрепления сопутствующих файлов, не являющихся частью документа, но необходимых для разработки и/или понимания сути документа - блок «Прочие». Прикреплять документы можно любого формата, в том числе текстовые документы. Для этого необходимо в соответствующем блоке нажать кнопку «+» и в выпадающем списке выбрать один из нужных пунктов меню:
Пункт «С хранилища» предназначен для добавления ссылки на имеющийся в хранилище документ;
Пункт «С компьютера» позволяет прикрепить документ из компьютера;
Пункт «Создать новый» позволяет создать и добавить к работе текстовый документ. Созданный текстовый документ можно открыть двойным щелчком мыши и редактировать его.
Пункт «Сканировать» позволяет сканировать документ через пользовательский агент Synergy и прикрепить его к работе.
Примечание.
Для того, чтобы воспользоваться функцией сканирования документов, необходимо установить и запустить пользовательский агент Synergy. Как его установить, см. подробнее в разделе «Руководство по установке агента Synergy».
Окно сканирования документов предоставляет следующие функции:
сканирование страниц документа;
поворот страниц документа;
изменение порядка страниц документа;
создание PDF версии документа из отдельных изображений;
сохранение в хранилище изображения и PDF версии документа.
При вызове контекстного меню прикрепленного файла (файл выделяется жирным) доступны следующие опции:
Скачать (документ загружается на компьютер);
Скачать PDF версию (pdf версия документа загружается на компьютер);
Сделать основным (документ становится основным-выделяется подчеркнутым);
Новая версия (позволяет загрузить новую версию документа);
Удалить (документ удаляется).
Примечание
Запрещено добавлять новую версию либо удалять основной файл по форме записи реестра (файл по форме, который добавляется при создании реестра и соответствует форме, которая указана в настройках реестра). Поэтому при выборе пункта «Новая версия» контекстного меню основного файла по форме записи реестра система возвращает ошибку:
Невозможно добавить новую версию для основного файла по формеПри выборе пункта «Удалить» для данного файла система возвращает ошибку:
Невозможно удалить основной файл по форме
Документ (основной файл) можно распечатать, скачать и отредактировать с помощью соответствующих кнопок в правом верхнем углу панели. Также можно скачивать, изменять (т.е. удалять и добавлять) приложения, прочие файлы и ссылки к основному документу. Для того, чтобы отредактировать проект документа, необходимо его развернуть, в блоке «Приложения» выбрать основной файл документа и нажать кнопку редактирования в правом верхнем углу . В случае, если документ находится на согласовании/рассмотрении, утверждении, ознакомлении, а также зарегистрирован в канцелярии, функция редактирования не доступна.
Любой пользователь может подписать текущую версию документа после получения его на исполнение. Для этого служит кнопка «Подписать» на нижней панели. Для постановки подписи должен использоваться ключ ЭЦП. Но в случае, если в организации не используется ЭЦП, то факт подписи просто фиксируется в метаданных с сохранением хеша подписываемых документов.
Для подписания документа с использованием ЭЦП необходимо активировать галочку «Использовать ЭЦП», и в окне подписания отобразится информация о настроенной ЭЦП. По нажатию на кнопку «Обновить», система обновляет информацию о настроенной ЭЦП/настройке клиента Synergy. По нажатию пользователем на кнопку «Подписать» осуществляется подпись, информация о подписи автоматически добавляется в таблицы «Лист подписей» и «Проверка ЭЦП» в карточке документа.
Примечание.
Для того, чтобы воспользоваться функцией подписания с использованием ЭЦП необходимо установить и запустить пользовательский агент Synergy. Как его установить, см. подробнее в разделе «Руководство по установке агента Synergy».
Также необходимо указать контейнер ключей и сертификатов, который будет использоваться при подписании. Для этого необходимо в контекстном меню иконки пользовательского агента Synergy в системном лотке выбрать пункт «Выбрать ключ» и в открывшемся окне указать путь к контейнеру. Далее в списке «Алиас» необходимо указать добавленный ключ, ввести пароль, и нажать на кнопку «Выбрать ключ».
В случае возникновения ошибок в окне «Подписать» будет отображаться текст с описанием ошибки, а также кнопка «Подписать» становится неактивной.
Если пользователю документ отправлен для согласования, утверждения или ознакомления, то подписание документа доступно в диалоге согласования/утверждения/ознакомления, куда можно добавить еще и текстовый комментарий.
При согласовании / рассмотрении либо утверждении документа с использованием цифровой подписи, после нажатия соответствующей кнопки («Согласовать/Рассмотреть» либо «Утвердить») в открывшемся окне нужно активировать галочку «Использовать ЭЦП» и отобразится информация о настроенной ЭЦП (см. илл. «Согласование с цифровой подписью»).
Система позволяет перепоручить исполнение документа либо каких-либо работ связанных с документом, другому пользователю вниз по иерархии орг.структуры (подчинённому). По нажатию кнопки «Завершить» на панели документ считается исполненным.
Все проекты документов с которыми работал пользователь (создавал, утверждал, согласовывал) доступны ему в узле «Мои» раздела «Документы» (модуль «Хранилище»).
Для принятия решения по документу, в Системе предусмотрена функция создания резолюции для документа. Резолюцию могут создать:
Руководитель подразделения (согласно настройке «Количество уровней оргструктуры с правом на создание резолюции»), а также его заместители;
Пользователи, которым были делегированы права на создание работ .
По умолчанию резолюцию могут накладывать руководители всех подразделений, у которых есть подчиненные.
Примечание
Для внесения ограничения на создание резолюции обратитесь к методологу.
В зависимости от настройки «Не удалять работу, на которую была наложена резолюция» (настройка расположена в Конфигураторе) создание дополнительной резолюции происходит следующим образом:
если настройка выключена и дополнительную резолюцию накладывает исполнитель пункта уже имеющейся резолюции, то в ходе выполнения документа удаляется ветка работ данного пользователя и в отдельной ветке создаются новые работы по вновь принятой резолюции. Перед тем как удалить дочерние работы, система выдает предупреждающее сообщение «Наложение дополнительной резолюции приведет к удалению Ваших работ с дочерними работами. Вы действительно хотите это сделать?», по нажатию на «Ок», действие выполняется, в противном случае пользователь возвращается к окну редактирования резолюции.
если настройка выключена и дополнительную резолюцию накладывает ответственный пункта уже имеющейся резолюции, то в ходе выполнения документа удаляется вся ветка работ по всему пункту резолюции, в которой данный пользователь является ответственным, в отдельной же ветке создаются новые работы по вновь принятой резолюции.
если настройка включена, то при наложении дополнительной резолюции данная резолюция запускается в подпроцессе и работа, на которую накладывают резолюцию, становится корневой работой по резолюции.
Для создания резолюции необходимо нажать кнопку «Резолюция» и в открывшемся окне ввести как минимум одно поручение:
Формулировка (обязательно поле);
Ответственный (обязательное поле для включенного флажка);
Сроки (обязательное поле);
Тип (по умолчанию тип «Работа»);
Результат работы (по умолчанию-«нет»)
Исполнители (обязательное поле для выключенного флажка).
Поля «Ответственный» (с включенным флажком) и «Исполнители» по умолчанию пустые. Для внесения в пункт резолюции только исполнителей, нужно выключить флажок рядом с полем «Ответственный» (поле станет недоступным). При это поле отображает всех выбранных пользователей, увеличиваясь по вертикали. Для добавления нового пункта, необходимо нажать кнопку «Добавить пункт» и заполнить обязательные поля. Здесь же можно указать, что документ является контрольным, поставив галочку в пункте «Является контрольным». Для удаления пункта резолюции, необходимо нажать на кнопку удалить (корзина). При работе с резолюцией доступны кнопки «Принять», «Сохранить». Для наложения резолюции необходимо нажать кнопку «Принять». Если резолюция была сохранена, то при повторном открытии окна, сохраненные данные отобразятся. В списке потоков работ документы с резолюцией отмечаются значком наличия резолюции в порядке следования созданных пунктов. Вид документа с резолюцией приведен ниже:
В зависимости от настройки «Ставить работы исполнителям от имени ответственного» (настройка расположена в Конфигураторе) и активного поля «Ответственный» постановка работ по резолюции происходит следующим образом:
Если настройка включена и указан ответственный, то корневая работа по резолюции ответственному ставится от имени автора, исполнителям от имени ответственного.
Если настройка выключена и указан ответственный, то корневая работа по резолюции ответственному и исполнителям ставится от имени автора.
Вне зависимости от положения настройки и не указанном ответственном, корневая работа по резолюции исполнителям ставится от имени автора.
Примечание
Для текстового содержимого плашки резолюций можно задать произвольный шаблон (настраивается в Конфигураторе).
Для того, чтобы распечатать документ без резолюции, с резолюцией, и отдельно резолюцию используется кнопка «Распечатать документ».
Для пересылки, перепоручения и отправления документа (проекта) на согласование/рассмотрение, утверждение, ознакомление, регистрацию служит кнопка «Отправить». Работа, отправленная как документ (функция «Переслать»), отображается у получателя в разделе «Документы» модуля «Хранилище». Также с помощью этой кнопки можно отправить документ как служебную записку, по заданному маршруту (пункт меню «По маршруту…»). При выборе пункта меню «По маршруту…» в открывшемся диалоге предоставляется выпадающий список всех сохраненных в Системе маршрутов (без необходимости добавления их в список избранных в пользовательских настройках). При отправлении документа по процессу резолюции создастся работа, в которой пользователю будет доступно только наложение резолюции либо завершение работы (будет отсутстовать возможность отправки документа на согласование, утверждение, ознакомление и т.п.). При выборе пункта меню «В хранилище» в открывшемся окне выбора файлов документа, следует указать с помощью галочки нужные файлы и нажать кнопку «Далее» для выбора папки, после выбора нажать кнопку «Принять».