Формулировка проблемы: на данный момент создание работ выполняется по-разному из разных мест системы. Необходимо описать все возможные случаи создания работ, унифицировать этот механизм и решить проблему, описанную в 2.52.8393 — непостановку задачи на контроль непосредственному автору работы при активированном делегировании.
Решение:
Для начала определим термин «работа» (и другие сопутствующие термины) таким образом, чтобы с помощью этого определения можно было удобно и понятно описывать жизненный цикл работ в системе — начиная от создания, различных манипуляций и заканчивая завершением.
Сотрудник (организации) — пользователь системы Arta Synergy, назначенный на какую-либо должность в организационной структуре.
Работа — часть деятельности одного сотрудника организации, ограниченная во времени, характеризующаяся типом, набором метаинформации, причастными к ней сотрудниками, а также промежуточными и окончательными результатами.
Работа является отдельной сущностью или объектом системы, то есть не является комбинацией других сущностей.
Работа не может существовать без документа, по которому она выполняется (напомним, что документом Arta Synergy называется контейнер, который может содержать файлы различных типов, объединённых набором фиксированной метаинформации о них (карточкой документа)). Если создание работы происходит вне контекста какого-либо уже существующего документа, то для неё создаётся новый собственный документ.
Взаимодействие работы и документа может включать в себя следующее:
Создание документа, связанного с работой;
Создание новых работ в контексте документа;
Манипуляции (добавление, изменение и удаление) файлами документа;
Изменение метаинформации документа;
Тип работы влияет на её поведение на разных этапах жизненного цикла, а также на возможные промежуточные и окончательные результаты. Возможные типы работ в Arta Synergy:
работа;
согласование;
утверждение;
ознакомление;
Метаинформация любой работы включает в себя следующие поля:
Формулировка работы;
Дата и время начала;
Дата и время планируемого завершения;
Дата и время фактического завершения;
Приоритет;
Нагрузка;
Ключевые слова;
Набор комментариев;
Следующие два поля метаинформации присутствуют только для работ с типом «Работа»
Форма завершения («Требование результата работы» в терминах документа «О задаче 2.26.6112 «Форма завершения - заполненная 'карточка завершения'»)
Период повторения;
Промежуточные результаты работы включают в себя:
Файлы, загруженные в документ по работе;
Значение прогресса работы (только для работ типа «Работа»);
Результат работы (неподтверждённый, только для работ типа «Работа»);
Окончательные результаты работы включают в себя:
Значение даты и времени фактического завершения работы;
Результат работы (подтверждённый, только для работ типа «Работа»);
Исход: ;
завершение либо удаление — для работ типа «Работа»;
положительный либо отрицательный — для работ остальных типов;
Действия над работой — это различные манипуляции с работой, которые могут приводить к изменениям её исполнителя, данных метаинформации, причастных сотрудников, а также промежуточных и окончательных результатов Набор возможных действий над работой зависит от её типа, а также от этапа жизненного цикла, в котором находится эта работа.
Жизненный цикл любой работы состоит из трёх этапов:
Создание;
Исполнение;
Завершение;
Создание работ может происходить как самостоятельно — когда пользователь имеет намерение создать одну или несколько работ, так и в рамках других действий в системе, например, таких, как запуск маршрута по реестру, создание резолюции и т. п.
Создаваемая работа может вступать с одной из каких-либо других работ в отношение «родительская → дочерняя» (создаваемая работа будет являться дочерней). Следовательно, у каждой работы может быть только одна родительская. Совокупность связанных таким образом работ будем называть деревом работ. Работу, входящая в дерево и не имеющая родительской работы, будем называть корневой работой.
Настройки, влияющие на метаинформацию работы при её создании, приведены в следующей таблице:
| Настройки | Местоположение | Тип работы | Поля метаинформации | Характер влияния | Разделы «Спецификации Arta Synergy» или других документов, описывающие настройку |
|---|---|---|---|---|---|
|
Категории норм нагрузки |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Настройки нагрузок |
Работа |
Нагрузка |
Возможность выбрать категорию и изменит значение нагрузки, если это предусмотрено категорией. В тех местах системы, где пользователь не имеет возможности задать нагрузку работы, используется категория нагрузки «% рабочего времени» со значением «20%» |
1.3.9.2 «Настройки нагрузок» |
|
Разрешать создавать дочерние работы, завершающиеся позже родительской |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки потоков работ |
Все |
Дата планируемого завершения |
В случае, если эта настройка неактивна, создание дочерней работы с датой планируемого завершения, большей, чем у родительской работы, будет заблокировано. |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ», 3.3.6.3 «Перепоручение работы», 3.3.6.5 «Отправка на согласование, утверждение, ознакомление» |
|
Форма завершения по умолчанию |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки |
Работа |
Форма завершения |
Указывает на форму завершения, предлагаемую пользователю при создании работы или дерева работ по умолчанию |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ» |
|
Создание и перепоручение работы (в том числе по маршруту) |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки потоков работ → Время на выполнение работ по-умолчанию |
Работа |
Дата планируемого завершения |
Дата планируемого завершения работы рассчитывается на основе значения количества часов, указанного в этой настройке, относительно даты начала работы. Если дата начала работы не указывается явно, то она берется из даты-времени совершения действия, приведшего к созданию работы. Настройка не используется, если создание работы производится в рамках действий «Создание проекта документа» и «Создание проекта документа по шаблону» |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ» |
|
Работа по проекту документа (в том числе по шаблону) |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки потоков работ → Время на выполнение работ по-умолчанию |
Работа |
Дата планируемого завершения |
Аналогично предыдущей настройке, за исключением того, что значение настройки применяется только в рамках действий «Создание проекта документа» и «Создание проекта документа по шаблону» |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ» |
|
Согласование |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки потоков работ → Время на выполнение работ по-умолчанию |
Согласование |
Дата планируемого завершения |
Дата планируемого завершения работы рассчитывается на основе значения количества часов, указанного в этой настройке, относительно даты начала работы. Если дата начала работы не указывается явно, то она берется из даты-времени совершения действия, приведшего к созданию работы. |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ» |
|
Утверждение |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки потоков работ → Время на выполнение работ по-умолчанию |
Утверждение |
Дата планируемого завершения |
Дата планируемого завершения работы рассчитывается на основе значения количества часов, указанного в этой настройке, относительно даты начала работы. Если дата начала работы не указывается явно, то она берется из даты-времени совершения действия, приведшего к созданию работы. |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ» |
|
Ознакомление |
Конфигуратор → Документооборот → Настройки Потоков Работ → Доп. настройки потоков работ → Время на выполнение работ по-умолчанию |
Ознакомление |
Дата планируемого завершения |
Дата планируемого завершения работы рассчитывается на основе значения количества часов, указанного в этой настройке, относительно даты начала работы. Если дата начала работы не указывается явно, то она берется из даты-времени совершения действия, приведшего к созданию работы. |
1.3.9.3 «Дополнительные настройки потоков работ» |
Далее рассмотрим схемы создания работ и места системы Arta Synergy, где они используются.
Введём условные обозначения элементов схем:
Здесь:
А --- автор работы, то есть сотрудник, действие которого непосредственно привело к созданию работы;
И --- исполнитель работы;
П --- сотрудник, от имени которого создаётся работа.
Случай, когда П != A, возникает при наличии делегированных прав на создание работ от П к А.
В Конфигуратор → Документооборот → Доп. настройки потоков работ после настройки «Форма завершения по умолчанию» необходимо добавить новую настройку «Формат отображения поля автора в ходе выполнения» с выпадающим списком из следующих значений:
Делег. пользователь (исп. Автор работы) — выбран по умолчанию;
Автор работы;
Делег пользователь.
В первом случае в поле «Автор» соответствующей записи «Хода выполнения» эти сотрудники указываются в следующем формате: П (исп. А), используются первые две ячейки в наших обозначениях.
Во втором случае — всегда пользователь из второй ячейки в наших обозначениях (А), в третьем — всегда пользователь из первой ячейки в наших обозначениях (П).
При создании работы способ её отображения в фильтре «На контроле» зависит от тождественности сотрудников П, A и И:
| Создаваемая работа | Место отображается работы у А | Место отображается работы у П |
|---|---|---|
|
Работа, где А = П = И |
Не отображается в фильтре «На контроле» |
Не отображается в фильтре «На контроле» |
|
Работа, где A = П != И |
Узел, соответствующий фамилии, имени и отчеству И |
Узел, соответствующий фамилии, имени и отчеству И |
|
Работа, где А != П = И |
Корневой узел фильтра «На контроле» |
Не отображается в фильтре «На контроле» |
|
Работа, где А != П != И |
Корневой узел фильтра «На контроле» |
Узел, соответствующий фамилии, имени и отчеству И |
Аналогичная схема используется в случае, если при отправке требуется создать работу типа «Утверждение» или «Ознакомление».
Для случая нескольких И (n * И) схема обобщается тривиально, создаётся n параллельных работ, каждая согласно вышеприведённой схеме.
Места Arta Synergy, в которых применяется данная схема:
В контексте какой-либо работы, т. е. через:
контекстное меню работы в модуле «Потоки работ»
меню кнопки «Отправить» документа с активной работой
В данном случае каждая создаваемая работа будет является дочерней по отношению к той работе, в контексте которой было выполнено действие:
Меню кнопки «Отправить» документа без активных работ;
Пункт резолюции с выбранным типом работы «Согласование» («Утверждение», «Ознакомление») с неактивной опцией «Ответственный»;
Пункт резолюции с выбранным типом работы «Согласование» («Утверждение», «Ознакомление»), если активна опция «Ответственный» и не выбрано ни одного «Исполнителя»;
Подэтап клиентского маршрута.
Применяется в случае, если необходимо создать одну работу типа «Работа» и в качестве части более сложных схем создания работы.
А --- сотрудник, инициировавший создание одиночной работы.
Д --- сотрудник, делегировавший полномочия по созданию работ А.
И --- исполнитель работы.
В тривиальном случае А = П = И будем считать, что И подчиняется А.
Места Arta Synergy, в которых применяется данная схема:
Диалог создания работы в модуле «Потоки работ», если.
Опция «Ответственный» неактивна.
В поле «Исполнители» выбран только один сотрудник.
Диалог создания работы в модуле «Потоки работ», если.
Опция «Ответственный» (выбранный в ней сотрудник =И) активна.
В поле «Исполнители» не выбрано ни одного сотрудника.
«Перепоручение» какой-либо работы, т. е. через:
пункт соответствующего типа в контекстном меню работы в модуле «Потоки работ».
пункт соответствующего типа меню кнопки «Отправить» документа с активной работой.
если в диалоге перепоручения выбран только один сотрудник.
В данном случае создаваемая работа будет является дочерней по отношению к той работе, в контексте которой было выполнено действие.
Пункт меню типа «Перепоручение» кнопки «Отправить» документа без активных работ, если в диалоге перепоручения был выбран только один сотрудник.
Создание проекта документа (И = А = П);
Создание проекта документа по шаблону с активной опцией «Создать работу» (И = А = П);
Работа ответственного за мероприятие проекта, если выбран только один ответственный;
Пункт резолюции с выбранным типом работы «Работа», если выбран только один «Исполнитель» (=И) и опция «Ответственный» неактивна.
Пункт резолюции с выбранным типом работы «Работа», если активна опция «Ответственный» (выбранный в ней сотрудник =И) и не выбрано ни одного «Исполнителя».
Подэтап клиентского маршрута.
Применяется в случае, если необходимо создать несколько работ типа «Работа». Этот случай рассмотрен отдельно для наглядности, а также потому, что в схеме используется «одиночная работа» как составной элемент.
А --- сотрудник, инициировавший создание набора параллельных работ.
n --- общее количество различных И.
И(k) --- k-тый исполнитель, k = 1, … n.
Места Arta Synergy, в которых применяется данная схема:
Диалог создания работы в модуле «Потоки работ», если:
Опция «Ответственный» неактивна;
В поле «Исполнители» выбрано несколько сотрудников;
«Перепоручение» какой-либо работы, т. е. через:
пункт соответствующего типа в контекстном меню работы в модуле «Потоки работ»;
пункт соответствующего типа меню кнопки «Отправить» документа с активной работой
если в диалоге перепоручения выбрано несколько сотрудников;
В данном случае каждая создаваемая работа будет являться дочерней по отношению к той работе, в контексте которой было выполнено действие.
Пункт меню типа «Перепоручение» кнопки «Отправить» документа без активных работ, если в диалоге перепоручения было выбрано несколько сотрудников;
Работы ответственных за мероприятие проекта, если выбран несколько ответственных;
Пункт резолюции с выбранным типом работы «Работа», если ;
выбрано несколько «Исполнителей» (= n * И) ;
опция «Ответственный» неактивна;
Этап маршрута. Если в этапе маршрута с типом работы «Работа» выбрано несколько «Ответственных» сотрудников, то после сохранения маршрута этап превращается в соответствующее количество подэтапов, по одному на каждого сотрудника.
Данная схема применяется в случае, если необходимо создать несколько работ типа «Работа» и при этом присутствует сотрудник, называемый «Ответственным О). Роль этого сотрудника заключается в том, чтобы он контролировать созданное по данной схеме дерево работ (или только наблюдать за ним — в случае, если настройка «Ставить работы исполнителям от имени ответственного» неактивна).
А --- сотрудник, инициировавший создание работ по данной схеме;
O --- ответственный;
n --- общее количество различных И;
k = 1, … n;
И(k) --- k-тый исполнитель;
Д(k) --- k-тый сотрудник, делегировавший права на создание работ И(k);
Места Arta Synergy, в которых применяется данная схема:
Диалог создания работы в модуле «Потоки работ», если:
Опция «Ответственный» активна (выбранный сотрудник = О);
В поле «Исполнители» выбрано несколько сотрудников (= n * И);
Пункт резолюции с выбранным типом работы «Работа», если
активна опция «Ответственный» (выбранный сотрудник = O);
выбрано несколько «Исполнителей» (= n * И) .
Для отключенной опции «Разрешить добавлять соисполнителей к работам, не являющихся подчиненными» и
включенной опции «Ставить работы исполнителям от имени ответственного» в диалоге выбора исполнителей должны отображаться подчиненные выбранного ответственного и подчиненные всехпользователей, которые делегировали ответственному право на создание работ;
отключенной опции «Ставить работы исполнителям от имени ответственного» в диалоге выбора исполнителей должны отображаться подчиненные автора и подчиненные всех пользователей, которые делегировали автору право на создание работ.
В случае, если меняется ответственный, независимо от заполненности, поле исполнителей очищается.
Все работы, создаваемые по резолюции, являются (прямо или косвенно) дочерними работами по отношению к псевдо-работе — «группирующему элементу». Группирующий элемент:
не является работой;
создаётся при принятии резолюции;
попадает на контроль к автору резолюции (тому сотруднику, который инициировал создание резолюции);
Уведомления по работам, созданным по резолюции, должны иметь следующий вид:
«Пользователь пользователь поручил вам работу «формулировка-работы» по документу «краткое-содержание-документа» в связи с наложением резолюции, срок: дата-начала-работы — дата-завершения-работы».
Данная схема применяется при создании протоколов и описывается отдельно от остальных схем ввиду того, что в ней отсутствует проверка отношений подчиненности между сотрудниками.
А --- автор протокола, то есть сотрудник, действие которого непосредственно привели к созданию протокола
С --- секретарь протокола
Пр --- председатель протокола
И --- исполнитель пункта решения
n --- общее количество И во всех пунктах
И(k) --- k-тый исполнитель, k = 1, … n
Эта схема применяется для работ, создаваемых при регистрации документа. Здесь, аналогично работам по протоколу, отсутствуют проверки прав доступа на создание работ (то есть проверки на подчинённость пользователей).
В блоках «Маршрут» изображён произвольный маршрут с произвольным количеством работ любого из типов.
А --- сотрудник, отправивший документ на регистрацию
ИД --- исполнитель документа
n * И --- исполнители работ в маршруте регистрации
Работы сотрудникам, ответственным за мероприятия проекта, создаются согласно схеме «Создание одиночной работы» (см. Иллюстрация 4: Схема создания одиночной работы).
Однако, при работе с проектом создаются работы ещё в двух случаях:
Помещение личного проекта в портфель общекорпоративного дерева:
А --- сотрудник, инициировавший помещение проекта в портфель
И --- менеджер портфеля, в который должен быть помещён проект
Утверждение проекта
А --- сотрудник, инициировавший утверждение проекта с согласованием
n * И --- сотрудники, выбранные для утверждения проекта
Данная схема также особая ввиду того, что в ней отсутствует проверка отношений подчиненности между сотрудниками.
А --- автор, то есть сотрудник, действие которого непосредственно привели к созданию работ по шаблону маршрута
П --- пользователь, от чьего имени указано создавать работы по шаблону маршрута
n * И --- исполнители работ в шаблоне маршрута
