Одна из основных функций административного приложения Synergy - создание и редактирование пользователей системы, настройка подразделений организации и должностей в ней.
В терминах Synergy процесс управления пользователями включает в себя:
добавление и редактирование учетных записей пользователей;
управление авторизационными данными пользователей;
настройка доступа пользователей к системе и отдельным ее модулям;
назначение ролей.
Для этого используется раздел «Картотека» - «Управление пользователями»:
Раздел содержит панель поиска пользователей, список всей пользователей системы и панель генерации авторизационных данных и рассылки уведомлений.
Поиск пользователей может быть произведен по фамилии, имени или отчеству пользователя, по подразделению и по статусу учетной записи (удаленная или неудаленная).
Для просмотра информации о существующем пользователе нужно дважды кликнуть по нему. Для создания нового пользователя нужно нажать на кнопку «+»:
Если разработчиком Synergy были настроены карточки пользователя, то поля соответствующих форм также будут отображены на первом шаге создания пользователя (ниже поля «Код для показателей»):
Для нового пользователя необходимо заполнить его фамилию, имя, код для показателей, статус доступа в систему («Разрешен» или «Блокирован»).
Примечание:
При настройке статуса доступа пользователя в систему выполняется проверка наличия доступных пользовательских лицензий. Если доступных лицензий нет, то статус доступа останется «Блокирован».
Количество доступных пользовательких лицензий указано в разделе «Информация о лицензии».
Код для показателей заполняется автоматически на основе фамилии и имени пользователя. Он должен быть уникален среди всех пользователей системы, поскольку используется для вычисления показателей сотрудника, настроенных для модуля «Цели и показатели», а также проверяется при импорте конфигурации.
Помимо обязательных сведений о пользователе и данных его карточки, если они необходимы, администратор может:
заполнить контакты пользователя: e-mail, Jabber
указать его личную папку
настроить доступ к справочнику показателей и стратегии (модуль «Цели и показатели»)
указать подразделение, для которого пользователь будет иметь право управления кадрами.
После заполнения сведений нужно нажать на кнопку «Сохранить» в верхней части окна. В результате успешного сохранения откроется окно «Карточка пользователя»:
Для созданного пользователя можно указать его фотографию, должности, группы, а также настроить роли:
«Сотрудник канцелярии» для возможности работы с журналами;
«Методолог»/«Разработчик Synergy» для работы с Конфигуратором;
«Администратор»
Для перехода к остальным данным пользователя используются кнопки в верхней части окна:
Слева направо:
«Вернуться» - возврат к списку пользователей;
сохранение изменений;
авторизационные данные - ручное назначение логина и пароля пользователя, при этом логин и пароль должны соответствовать настройкам, указанным в разделе «Безопасность» административного приложения;
«Доступ к организациям» - настройка доступа к удаленным организациям;
«Управление модулями» - настройка доступа пользователя к отдельным модулям основного приложения Synergy. По умолчанию у пользователю доступны модули его подразделения, если он назначен на должность, или модули, доступные корню орг. структуры, если пользователь не был назначен ни на одну должность;
«Показатели» - включение и отключение вычисления созданных ранее показателей для данного пользователя;
«Удалить» - изменение статуса учетной записи пользователя на «Удален».
Примечание:
Учетные записи пользователей не удаляются из системы полностью, их можно только скрыть, сменив их статус на «Удален».
Для автоматического генерирования логинов и паролей необходимо отметить нужных пользователей в списке и нажать на кнопку Генерирование логинов/ паролей. При этом всем выделенным пользователям будут автоматически назначены логин и пароль. Если в сведениях о пользователе указан его e-mail, а в системе корректно настроена почта, то сведения о новом логине и пароле пользователя будут также отправлены на указанный адрес.
При аналогичных настройках работает и массовая рассылка на скачивание мобильного приложения ARTA Synergy: администратор отмечает в списке пользователей, которым требуется отправить ссылку на мобильное приложение, и нажимает на кнопку Отправить.
Для обеспечения взаимодействия созданных пользователей в системе необходимо настроить организационную структуру в системе, то есть создать дерево подразделей организации и соответствующие им должности, а также назначить пользователей на эти должности или снимать их с должностей. Для обеспечения этих функций используется раздел «Картотека» - «Структура».
В левой части окна раположено дерево организационной структуры, где узлами являются подразделения, а листами - должности в них. Корневым элементом дерева организационной структуры является непосредственно организация. По умолчанию она называется ROOT. Изменить название организации можно в свойствах корневого подразделения.
В правой части окна отображаются сведения о выбранном подразделении или о выбранной должности.
В верхнем правом углу окна располагается кнопка формирования отчета по орг.структуре компании:
Подробно об этом отчете можно узнать из официальной документации Synergy:
«Спецификация ARTA Synergy»
«Руководство администратора»
Для добавления нового подразделения или новой должности необходимо выбрать в дереве орг.структуры родительское подразделение и нажать на кнопку «+», далее в списке «Тип» выбрать тип сущности.
По умолчанию в поле «Тип» выбрано значение «Подразделение».
Для подразделения необходимо заполнить его название, код для показателей и название должности руководителя подразделения.
Код для показателей формируется автоматически на основе указанного названия подразделения. Однако если названия подразделений в организации могут дублироваться, то их коды для показателей должны должны быть уникальными.
Родительское подразделение заполнено автоматически тем подразделением, которое было выбрано в момент добавления нового подразделения, однако в списке можно выбрать другое подразделение.
После сохранения нового подразделения отображаются краткие сведения о нем - название и руководитель - и пиктограммы перехода к сведениям о подразделении:
Пиктограммы слева направо:
«Добавить элемент» - добавить дочернее подразделение или новую должность
«Редактировать подразделение»
«Удалить подразделение»
Профили сотрудников и руководителя подразделения
Управление модулями - назначение прав доступа сотрудников подразделения к модулям Synergy
Настройка показателей, вычисляемых для данного подразделения
Настройка доступа сотрудников подразделения к делам и журналам в них.
Для сохраненного подразделения можно назначить руководителя и и.о. руководителя из числа пользователей Synergy. Если у подразделения есть дочерние подразделения, то дополнительно можно назначить заместителя руководителя.
В окне отображены модули Synergy, среди которых отмечены те, к которым должны иметь доступ сотрудники подразделения.
По умолчанию включен флаг «Использовать дефолтные настройки», при котором сотрудники текущего подразделения имеют доступ к тем же модулям, которые доступны родительскому подразделению.
В окне отображены показатели, настроенные в Конфигураторе, их коды и статус активности:
Если показатель отмечен как активный, то он будет вычисляться для сотрудников подразделения.
По умолчанию включен флаг «Наследовать права от родительского подразделения». Если его отключить, становится доступным выбор дел, созданных в Конфигураторе, и журналов в них.
Сотрудникам подразделения будут доступны указанные журналы, если они имеют роль «Сотрудник канцелярии».
Если при добавлении нового элемента в поле «Тип» выбрать значение «Специалист», то отобразится форма добавления новой должности в подразделение:
Для должности необходимо указать ее название и код для показателей. Подразделение, к которому относится должность, заполнено автоматически. В поле «Шифр» указывается шифр должности согласно штатного расписания организации.
Поле «Необходимое количество штатных единиц» предназначено для управления кадровой политикой организации в части контроля наличия вакантных мест. По умолчанию поле имеет значение 0, то есть вакантных должностей нет. Однако это число не является ограничением при назначении пользователей на эту должность: если указанное количество штатных единиц превышено, пользователь все равно может быть назначен на должность.
После сохранения изменений отображаются краткие сведения о должности: ее название, список сотрудников, назначенных на нее, и пиктограммы управления должностью:
Пиктограммы полностью аналогичны используемым для подразделений, за исключением того, что для должностей не применяются права на дела.
Для того, чтобы назначить сотрудника на должность, необходимо в сведениях о должности нажать на пиктограмму «+» и выбрать пользователя в открывшемся окне:
Допустимо назначение пользователя на несколько должностей.