Глава 8. Модуль «Проекты»

Ревизия VCS: d5722bb7a

Дата сборки документа: 2023.07.05 15:23:39

Содержание

Создание, распределение и контроль проектов
Распределение ответственных за выполнение проекта
Утверждение проекта
Формирование проекта
Оценка и регистрация
Поиск проектов
Отчеты по проектам
Экспорт в Excel и XML
Графическая версия проекта
Версия для печати(таблица)
Сводный отчёт по мероприятиям проекта

Создание, распределение и контроль проектов

Модуль «Проекты» предназначен для создания, распределения и контроля мероприятий в рамках проекта. Совокупность планируемых мероприятий, направленных на достижение одного конечного результата, в рамках ограниченных сроков, ресурсов и бюджета. Выглядит он следующим образом:

Рисунок 8.1. Модуль «Проекты»

Модуль «Проекты»

Окно навигатора содержит папку «Избранное», «Общекорпоративное дерево портфелей проектов» и личную папку пользователя «Мои проекты».

Портфели проектов создаются и настраиваются методологом в конфигураторе. Для каждого портфеля методолог указывает менеджера - пользователя, который отвечает за расположение проектов в данном портфеле, назначение прав доступа к портфелю и указывает бюджет портфеля. Портфель проектов может содержать как проекты, так и другие вложенных портфели.

Бюджет портфеля проектов рассчитывается, как сумма стоимости каждого проекта. План/факт бюджета выводится в соответствующие системные показатели.

В настройках портфеля отображается его название, портфель проектов можно связать с существующими целями компании (максимум 3), а также указывается бюджет портфеля.

Рисунок 8.2. Настройки портфеля проектов

Настройки портфеля проектов

Во вкладке «Права», доступной для редактирования только менеджеру, настраиваются права на данные портфель проектов. Выключенная галочка предполагает право только на чтение портфеля, включенная же - дополнительно право на запись (возможность создавать проекты в портфеле без утверждения, редактировать настройки и дополнительные поля портфеля.

Добавление права на портфель автоматически добавляет данному пользователю право на чтение каждому из вложенных проектов (если у него такое право отсутствует в списке прав на проект).

В обратной же ситуации, удаление права на портфель не удаляет автоматически права на все вложенные проекты. В случае такой необходимости, нужно в каждом проекте удалить пользователю права.

Рисунок 8.3. Настройки портфеля проектов, вкладка «Права»

Настройки портфеля проектов, вкладка «Права»

Добавить/удалить дополнительные поля для портфеля, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке «Дополнительные поля».

Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку «Добавить» и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню «Переместить выше/ниже».

Примечание

Если вы хотите добавить дополнительные поля к проекту, обратитесь к своему методологу.

Рисунок 8.4. Настройка дополнительных полей портфеля проектов

Настройка дополнительных полей портфеля проектов

Пользователь имеет возможность создать проект в личной папке «Мои проекты». Для перенесения проекта из личной папки в портфель, необходимо вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрать пункт «Перенести в общекорпоративное дерево…». Если у пользователя нет прав доступа на добавления проекта в портфель, проект отобразится в нем курсивом и для менеджера проекта будет создана работа - заявка на утверждения расположения проекта в данном портфеле.

Проект может быть отмечен как избранный (нажав на звездочку): ссылка на него будет отображена в папке «Избранное».

Кроме того, нижнюю панель и диаграмму Ганта можно разворачивать и скрывать, для этого в заголовке панели присутствуют две кнопки — «Диаграмма» и «Детали» соответственно. Для того, чтобы добавить новый проект, следует нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт меню «Создать новый проект…». Этот пункт меню вызывает окно (илл. «Окно для создания нового проекта»), в котором вводятся параметры корневого элемента проекта:

  • формулировка (название) проекта;

  • код (заполняется автоматически);

  • дата начала и длительность либо дата начала и дата конца (в зависимости от настроек проектов);

  • шаблон проекта (при наличии настроенных шаблонов);

  • нагрузка указывает % либо часы рабочего времени;

  • стоимость проекта (план/факт);

  • расположение проекта;

  • дополнительные поля (произвольная текстовая строка, содержащая числовое значение, произвольный текст либо значение из справочника, которые выбираются из записей справочника pm_custom_fields).

Примечание

Единица измерения стоимости проекта указывается методологом в Конфигураторе.

Рисунок 8.5. Окно для создания нового проекта

Окно для создания нового проекта

Кнопка «Создать» создаёт новый проект. При создании проекту автоматически настраиваются следующие права:

  • автор и владелец проекта имеет все права;

  • пользователи с любым набором прав на портфель, содержащий данные проект, имеют право на чтение.

После создания проект появляется в списке. В данном списке указывается:

  • Номер проекта;

  • Название проекта;

  • Длительность проекта в рабочих днях;

  • Дата начала;

  • Дата завершения;

  • Зависимость мероприятий;

  • Ответственный за выполнения;

  • Прогресс выполнения проекта;

  • Диаграмма Ганта, отображающая задачи во времени и общую картину загруженности.

Если при создании проекта был выбран шаблон проекта, то в основной рабочей области модуля отобразятся мероприятия с установленными длительностью и зависимостями согласно данному шаблону. Настройки проекта также будут соответствовать этому преднастроенному шаблону.

При создании проекта автоматически создается папка проекта со специальной структурой папок:

  • виртуальные папки (папки с синей иконкой) - особые папки, повторяющие структуру мероприятий проекта. Их нельзя изменить (переместить, переименовать, удалить) непосредственно в панели «Детали», но можно создавать в них обычные (физические) папки и файлы;

  • папка «Файлы работ» - это папка внутри виртуальной, создается только для мероприятий с ответственными и содержит все файлы всех документов не удаленных работ этих ответственных;

  • физические папки (папки с желтой иконкой) - обычные папки, доступные для редактирования в панели «Детали»;

  • папка «Корзина» (папка с иконкой корзины) - особая папка, доступная владельцу проекта. Ее поведение регламентируется настройками проекта.

При нажатии на кнопку «Детали» на панели сверху в нижней панели появляется подробная информация, содержащая документы Проекта (отображающая описанную структуру папки проекта), участников и комментарии. Для добавления ссылки на документы и создания новой физической папки можно воспользоваться следующими способами (доступны только для пользователей, имеющих права записи в проект):

  • с компьютера (без предварительного добавления в Хранилище Системы, непосредственно в папку Проекта);

  • с хранилища (добавление ярлыков на файлы из папок Хранилища);

  • создать новый (создание нового HTD-документа);

  • сканировать;

  • создать папку (данный пункт меню всегда отсутствует в папке «Файлы работ»).

Примечание: процесс сканирования аналогичен таковому в потоках работ (см. илл. «Сканирование документа в пользовательском агенте»).

При этом с файлами и папками в деталях проекта можно путем вызова контекстного меню производить различные действия, а именно для файлов:

  • скачать;

  • скачать PDF версию (конвертирование файла в PDF формат и скачивание в выбранную директорию);

  • сделать основным (данный пункт меню присутствует только в папке «Файлы работ»)

  • новая версия (указание новой версии файла, которая заменит старую);

  • переименовать (данный пункт меню всегда отсутствует в папке «Файлы работ»);

  • переместить (данный пункт меню всегда отсутствует в папке «Файлы работ»);

  • удалить;

  • скачать все «Приложения» (для папки «Приложения») / скачать все «Прочие» (для папки «Прочие») (данный пункт присутствует только в папке «Файлы работ»).

Для папок:

  • переименовать;

  • переместить;

  • удалить;

Пункты меню, за исключением скачивания, в том числе PDF версии, могут быть недоступны для файлов и папок в случае отсутствия у пользователя прав записи в мероприятие (либо в проект), в котором эти файлы и папки лежат. Вышеупомянутые пункты скачивания файла доступны и при наличии у пользователя прав на чтение.

Во вкладке общих настроек проекта можно выбрать владельца (автора) проекта и паспорт проекта. Ниже расположена ссылка на проект (абсолютная / относительная), которая позволяет открыть данный проект по прямой ссылке. При выделенном в дереве проекте ссылка на проект также отображается в адресной строке браузера.

Рисунок 8.6. Настройки проекта, вкладка «Общие»

Настройки проекта, вкладка «Общие»

Примечание

Владельцем (автором) проекта может быть только пользователь, у которого есть полные права на данный проект.

В качестве паспорта проекта можно указать произвольный документ, в т.ч. документ по реестру (cм. илл. «Окно выбора паспорта проекта»).

Если проект был создан по шаблону, в данной влкадке отобразится название этого шаблона.

Рисунок 8.7. Окно выбора паспорта проекта

Окно выбора паспорта проекта

Во вкладке «Настройки» можно изменить дату начала проекта, настроить ограничение сроков проекта, тип расчета сроков (автоматический / ручной), тип расчета прогресса (среднее арифметическое / среднее взвешенное значение), перерасчет прогресса при изменении сроков, вес мероприятия, способ ввода сроков (стандартный / абсолютный), тип прогресса (Фактический прогресс и Прогресс по работе / Фактический прогресс и Плановый прогресс) и действия с файлами папок мероприятия при удалении мероприятия (Перемещать в папку уровнем выше / Перемещать в корневую папку / Создавать папку «Корзина»).

Примечание

При выборе типа расчета прогресса «Среднее взвешенное», обязательно нужно указать поле, которое будет обозначать вес мероприятия. Если у вас нет доступных полей, то необходимо добавить дополнительные поля к проекту.

Рисунок 8.8. Настройки проекта, вкладка «Настройки»

Настройки проекта, вкладка «Настройки»

Следующая вкладка в окне настроек позволяет управлять возможными рисками проекта. Во вкладке «Управление рисками» доступно создание рисков с возможностью указания названия риска, категории, статуса, вида воздействия, вероятности наступления риска (в %), назначения ответственного и описания мер для устранения или минимизации рисков.

Управление рисками — процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата и минимизацию возможных потерь, вызванных его реализацией.

Цель управления рисками — повышение эффективности работы с помощью защиты от реализации чистых рисков.

При составлении проекта, проектный менеджер имеет возможность заранее указать в каких местах возможны сбои в проекте (риски), описать их и предложить действия (меры), которые необходимо предпринять в случае наступления риска. Для описания риска необходимо определить вероятность наступления риска, степень его воздействия на проект, назначить ответственного, описать мероприятия для принятия необходимых мер. Если степень воздействия на проект или вероятность наступления риска невелика, то менеджер может просто описать этот риск как маловероятный и никаких действий не предпринимать.

В проектном управлении риски делятся на типы, их стандартный набор есть в Системе. Если необходимо изменить существующие типы рисков или добавить новые — данные действия доступны методологу системы в разделе «Категории рисков».

Типы рисков, заданные в Системе по умолчанию:

  • Институциональные риски;

  • Коммерческие риски;

  • Социальные риски;

  • Технические риски;

  • Финансовые риски;

  • Экологические риски.

Для добавления риска к проекту нужно в окне настроек проекта перейти во вкладку «Управление рисками». Во вкладке отобразятся ранее созданные риски проекта (илл. «Настройки проекта, вкладка «Управление рисками»»).

Рисунок 8.9. Настройки проекта, вкладка «Управление рисками»

Настройки проекта, вкладка «Управление рисками»

Для добавления нового риска нужно нажать на кнопку «Добавить» и заполнить все поля. Для редактирования существующего риска нужно открыть его и внести необходимые изменения (илл. «Редактирование риска проекта»).

Рисунок 8.10. Редактирование риска проекта

Редактирование риска проекта

Во вкладке «Участники» можно просматривать и редактировать список участников проекта.

Рисунок 8.11. Настройки проекта, вкладка «Участники»

Настройки проекта, вкладка «Участники»

Для просмотра всех прав на проект и ветки проекта в окне формируется список пользователей (илл. «Настройки проекта, вкладка «Права»»).

Список возможных прав на проекты:

  • Чтение - означает право на просмотр проекта;

  • Запись - означает право на редактирование проекта, включает в себя создание мероприятий проекта, изменение, удаление мероприятий проекта, изменение прогресса выполнения;

  • Назначение прав - возможность дать другому пользователя права на проект;

  • Комментирование - возможность добавлять комментарии к мероприятиям проекта;

  • Назначение ответственных - право на назначение ответственных за мероприятия, ветки проекта.

Для редактирования списка необходимо наличие права «Назначение прав».

В данной вкладке можно добавлять права только на весь проект. Добавление прав на определенную ветку проекта доступна через редактирование соответствующего мероприятия. Для добавления пользователю прав на весь проект, необходимо нажать на кнопку «Добавить». Далее выбор пользователей осуществляется аналогично описанному выше процессу выбора пользователей для утверждения проекта. После того, как список пользователей сформирован, необходимо нажать кнопку «Сохранить». Это означает, что выбранные пользователи получили право на просмотр всего проекта. Для назначения пользователю других прав на проект, необходимо кликнуть дважды в соответствующей строке с фамилией пользователя. В открывшемся диалоге со списком прав выбрать нужное и нажать кнопку «Принять». Назначенные права пользователя отобразятся через запятую в графе «Права».

В данной вкладке можно удалять любые права (как на весь проект, так и на его ветки). Для удаления нужно кликнуть правой кнопкой мыши на строку с правами, выбрать «Удалить права».

Для сохранения выполненных изменений нажать на кнопку «Сохранить» в окне прав на проекты.

Рисунок 8.12. Настройки проекта, вкладка «Права»

Настройки проекта, вкладка «Права»

Во вкладке «Внешний вид», есть возможность выбрать основные и дополнительные поля для отображения:

  • Длительность

  • Начало

  • Завершение

  • Зависит

  • Ответственный

  • Плановая стоимость

  • Фактическая стоимость

  • дополнительные поля проекта

  • Прогресс

Примечание

Поля «Номер» и «Название» отображаются всегда. Настройка вида отображения проекта сохраняется только для пользователя, который ее задал.

Рисунок 8.13. Настройки проекта, вкладка «Внешний вид»

Настройки проекта, вкладка «Внешний вид»

Добавить/удалить дополнительные поля для проекта, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке «Дополнительные поля».

Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку «Добавить» и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню «Переместить выше/ниже».

Примечание

Если вы хотите добавить дополнительные поля к проекту, обратитесть к своему методологу.

Рисунок 8.14. Настройка дополнительных полей проекта

Настройка дополнительных полей проекта

Для того, чтобы добавить мероприятие в проект, следует нажать кнопку «Создать мероприятие» (кнопка с изображением +), расположенную в левой части заголовка основной панели. Это вызовет окно для добавления мероприятия:

Рисунок 8.15. Добавление нового мероприятия в проект

Добавление нового мероприятия в проект

Максимальная продолжительность одного мероприятия ограничена 9 999-ю рабочими днями.

В окне вводится:

  • формулировка (название) мероприятия;

  • веха (иначе контрольная точка);

  • дата начала и длительность мероприятия (в рабочих днях);

  • нагрузка в % рабочего времени;

  • стоимость (план / факт)

Примечание

Единица измерения стоимости проекта указывается методологом в Конфигураторе.

Кнопка «Создать» создаёт новое мероприятие. При создании права на данное мероприятие автоматически наследуются от ближайшего родительского. После создания новое мероприятие появится в списке. Плановая и фактическая стоимость группового мероприятия (и всего проекта) рассчитывается автоматически.

Мероприятие можно связать как с вехой, так и с другим мероприятием. Есть два способа связывания мероприятий: графический и с цифровым указанием предшествующего. Графический способ привязки выполняется на диаграмме Ганта (илл. «Диаграмма Ганта»), наведением курсора мыши на начало или конец мероприятия до появления стрелки, далее необходимо нажать левую кнопку мыши и перетащить стрелку до начала или конца того мероприятия, с которым его необходимо связать.

Примечание

При открытой диаграмме Ганта добавление мероприятий невозможно.

Диаграмма Ганта является мощным аналитическим инструментом при планировании и визуализации проектов. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список мероприятий. При этом длина отрезков, обозначающих мероприятия, пропорциональна длительности задач, а также отображаются линии связей между мероприятиями.

При цифровом способе связи мероприятий в поле «Зависит» проставляется номер мероприятия, от которого зависит выбранное.

После привязки мероприятий друг с другом можно указать тип их зависимости. Для этого необходимо на диаграмме Ганта нажать на стрелку зависимости и в открывшемся окне выбрать нужный тип связи. Система различает 4 типа зависимости (связи) мероприятий:

  • конец — начало (FS) означает завершение первого мероприятия есть начало зависящего от него второго мероприятия;

  • конец — конец (FF) означает одновременное завершение зависящих друг от друга мероприятий;

  • начало — начало (SS) означает одновременное начало зависящих друг от друга мероприятий;

  • начало — конец (SF) означает, что начало одного мероприятия означает завершение зависящего от него другого мероприятия.

Помимо указанных выше видов к каждой связи часто применяется модификатор + - N дней, который показывает, на сколько дней допустимо отклонение даты начала задачи от указанной. Например, при связи «начало — начало + 2 дня» в случае если первая задача начинается 01.01.2012, то вторая начнётся 03.01.2012.

Рисунок 8.16. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта

Гистограмма ресурсов - это представление данных о проекте в графическом виде. Обычно используется руководителями проектов, для того чтобы посмотреть нагрузку на каждого участника данного проекта. Использование ресурсов изображаются в виде горизонтально расположенных квадратов в масштабе времени. С помощью гистограммы мы видим насколько участник проекта загружен или свободен, это отображается с помощью цветных квадратов. Нагрузка до 40% отображаются зеленым цветом, от 40%-60% -светло коричневым, от 60%-100%-коричневым, от 100% и более- красным цветом (перегрузка).

Рисунок 8.17. Гистограмма ресурсов

Гистограмма ресурсов

При наличии прав на проект пользователь может взять любое мероприятие проекта на контроль с помощью пункта контекстного меню «Контроль работ» с выпадающим списком ответственных.

Редактировать мероприятие можно с помощью контекстного меню, выбрав пункт «Изменить», изначально выделив его, либо выполнить двойной клик по формулировке мероприятия. Также система позволяет редактировать мероприятия проекта с помощью клавиатуры, а именно нажатием кнопки F2 на клавиатуре, для подтверждения введённых изменений - клавишей Enter и для отмены редактирования - клавишей Esc.

Рисунок 8.18. Редактирование мероприятия

Редактирование мероприятия

Редактировать также можно мероприятия, созданные другими пользователями, при наличии права «Запись». При удалении мероприятии проекта они завершаются каскадом с текущим прогрессом, который был на момент удаления.

В окне редактирования прогресс мероприятия содержит те же состояния, связанные с результатами работ и диалог подтверждения/отклонения результата работы при установке прогресса в 100%.

На втором шаге окна редактирования проекта либо мероприятия отображается список прав:

  • на мероприятие, из которого был вызван данный диалог, даже если его набор прав не отличается от набора прав ближайшего родительского;

  • на те дочерние мероприятия, набор прав в которых отличается от набора прав на ближайшее родительское.

Если есть право на назначение прав на данную ветку мероприятий, то в окне редактирования мероприятия имеется возможность добавления, изменения и удаления прав только на данную ветку проекта. Если такого права нет, кнопка «Добавить» должна быть недоступной, а таблица должна отображаться только для чтения.

Примечание

Права на проекты являются наследуемыми, т.е. если дать права на групповое мероприятие, то такой же набор прав должен быть унаследован на все те его дочерние мероприятия, которым не был настроен какой-либо другой (отличающийся от родительского) набор прав.

Права на проекты являются исключающими, т.е. после того, как дали права на групповое мероприятие, на любое его дочернее мероприятие права можно ограничить и даже вовсе исключить.

Таким образом образом можно добиться того, что пользователю будет доступна только часть проекта, в котором структурные номера будут идти не по порядку, и это не будет являться ошибкой Системы.