Система предоставляет пользователям возможность индивидуально проводить настройки всей пользовательской подсистемы. Функция доступна при щелчке на кнопку «Настройки» в правом верхнем углу основного рабочего места. Кнопка содержит основные три вкладки:
Общие - настройки личных данных (параметров авторизации в системе, почтового клиента, IM), управление модулями и делегирование (позволяет выборочно передать полномочия пользователя системы другому пользователю).
Уведомления – настраиваются типы уведомлений о новых событиях в системе, которые пользователь хочет получать.
Маршруты – настройка параметров для создания и хранения используемых маршрутов пользователей.
В данной вкладке настраиваются параметры для управления модулями, параметры авторизации пользователя в системе, почтовый клиент, IM (джаббер для обмена мгновенными сообщениями) и настройки делегирования полномочий в системе.
Управление модулями позволяет при необходимости отключать отображаемые модули (в т.ч. внешние). Также есть возможность выбора отображаемого при входе в систему модуля по умолчанию, настройка автообновления данных, «мигания» при наличии обновлений и вид отображения документов в Хранилище.
В разделе «Параметры авторизации» пользователь может изменить параметры авторизации (логин/пароль) и продолжительность сессии в минутах.
Раздел «Мобильное приложение» включает в себя настройку отправки уведомления с ссылками для скачивания мобильной версии ARTA Synergy, а также QR-код с параметрами доступа для авторизации в мобильном приложении.
Делегирование позволяет выборочно передать полномочия пользователя другому пользователю системы. Делегировать полномочия можно только вниз по должностной иерархии, т.е. нельзя передать свои права лицу с равнозначной должностью либо с должностью выше делегирующего свои полномочия. Делегирование разделено на три типа (см. илл. «Пользовательские настройки, вкладка «Общие»»):
Ежедневник – просмотр, изменение статуса, редактирование, создание, удаление;
Работы – просмотр, согласование/рассмотрение, утверждение, изменение процента выполнения, изменение статуса, редактирование, создание, удаление. Просмотр мероприятий даёт право добавления комментариев к ним;
Проекты - просмотр, комментарий, назначение ответственных, редактирование;
Кнопка со знаком «+» предназначена для вызова окна выбора сотрудника, которому будут делегированы (переданы) полномочия. Это окно стандартно для Системы и было описано выше. В этом окне имеется поле поиска, позволяющее выполнить поиск сотрудников по ключевым буквам имени или фамилии. Также здесь можно выбрать уровни структуры и рабочие группы пользователей. После выделения сотрудника и нажатия кнопки «Выбрать» открывается окно выбора типа передаваемых полномочий.Здесь следует отметить галочкой нужные.
Ниже панели делегирования располагается раздел, в котором можно настроить просмотр файлов и документов, а также переключаться между тёмной и светлой темами оформления интерфейса Системы.
На электронный почтовый адрес и/или jabber ID, указанные во вкладках «Электронная почта» и «Обмен сообщениями», будут приходить уведомления о новых событиях в Системе. Данные вкладки могут отсутствовать, в зависимости от настроек Системы.
Кнопка «Сохранить» сохраняет изменение в Cистеме. После сохранения окно настроек содержит информацию с именем того, кому делегировали полномочия и список делегированных полномочий. Также появляется кнопка с тремя точками для вызова окна редактирования делегирования, аналогичное предыдущему и кнопку для снятия с сотрудника всех делегированных полномочий.
После того, как права делегированы, на почту пользователя, которому права были делегированы, придет об этом уведомление. После этот пользователь должен зайти под своим логином и паролем, перейти в модуль «Сотрудники» и там, смотря на что ему были переданы права, он может увидеть Ежедневник, Работы и Проекты пользователей. И дальше в соответствии с новыми полномочиями этот пользователь может просматривать, удалять, редактировать, добавлять работы (в зависимости от делегированных прав). Если пользователю делегировали права на создание работ/изменение статуса/удаление работ, то действия будут производится от имени самого пользователя. В ходе выполнения под именем делегировавшего права пользователя указывается имя пользователя, фактически совершившего действие, в формате: «Исп.: ФИО».
Рассмотрим два варианта:
Глава предприятия в силу временной занятости намеревается передать контроль исполнения работы начальнику одного из отделов компании, однако так, чтобы тот не мог выполнять других действий, кроме контроля. Т. е. начальник хочет, чтобы сотрудник мог выставлять прогрессы подчинённым и мог завершать мероприятия, но при этом не мог создавать новых мероприятий, удалять их или перепоручать. Для этого нужно:
Начальнику авторизоваться в системе под своим аккаунтом;
Щёлкнуть кнопку «Настройки»;
В появившемся окне нажать кнопку делегирования, относящуюся к «Работы»;
В появившемся окне «Выбор пользователя» установить галочку, активизирующую выбор отдела для поиска;
Выбрать отдел, начальнику которого нужно передать полномочия;
Нажать кнопку «Поиск»;
После этого появится список сотрудников данного отдела, включая начальника нужного отдела;
Выделить начальника отдела и нажать «Выбрать»;
В появившемся окне поставить галочку «Изменение процента выполнения» и «Изменение статуса»;
Нажать кнопку «Сохранить».
Глава предприятия имеет помощника, который занимается сбором отчётов по мероприятиям. Задача заключается в том, чтобы дать этому сотруднику права на добавление комментариев. Для этого нужно:
Начальнику авторизоваться в системе под своим аккаунтом;
Щёлкнуть кнопку «Настройки»;
В появившемся окне нажать кнопку делегирования, относящуюся к «П»;
В появившемся окне «Выбор пользователя» установить галочку, активизирующую выбор отдела для поиска;
Выбрать отдел, начальнику которого нужно передать полномочия;
Нажать кнопку «Поиск»;
После этого появится список сотрудников данного отдела, включая начальника нужного отдела;
Выделить начальника отдела и нажать «Выбрать»;
В появившемся окне не устанавливать галочку (т.к. если кнопка «Просмотр» активна, то это даст полномочия и на работу с комментариями.);
Нажать кнопку «Сохранить».