Модуль включает три основных раздела:
Файлы - хранилище, предназначенное для загрузки, просмотра и поиска текстовых, видео и аудио файлов, графических изображений.
Реестры- предназначен для отображения структурированных данных на основе форм.
Раздел «Документы» автоматизирует регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, также позволяет получать и отправлять электронную почту, позволяет группировать зарегистрированные документы в дела и хранить их согласно номенклатуре дел.
Данный раздел позволяет хранить личные документы на сервере. Слева в области навигатора отображается папка с личными документами пользователя (Мои документы), где по своему усмотрению можно создавать структуру каталогов, добавлять, изменять и удалять папки и документы. Поиск личных документов осуществляется путем ввода названия документа в строке поиска на панели сверху.
Также в области навигатора отображается папка для хранения и работы с корпоративной информацией, содержащейся в файлах любого формата. Для текущей папки можно создать закладку, щелкнув по «звездочке» в правом верхнем углу. После чего папка отобразится в папке «Избранное». В окне навигатора отображается структура хранилища в виде иерархии папок.
Для создания папки вам необходимо выделить нужную папку, к которой имеется доступ, затем нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «Создать папку».
В появившемся окне (см.Рисунок 7.1.1.3. Создание папки в разделе Файлы) ввести название папки.
После чего нажать кнопку «Готово». Созданная папка появится в дереве ваших папок. Таким образом, можно создавать как папки, так и вложенные папки. Если выделить корневую папку, то справа в рабочей области отобразится ее содержимое: папки и документы. Вложенные папки можно переименовывать. Для этого необходимо выделить корневую папку, в правой части окна по нужной папке щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Переименовать». В появившемся окне вместо старого названия папки ввести новое и нажать кнопку «Готово». В контекстном меню присутствует пункт «Переместить», при помощи которого можно поменять местоположение папки. Удалить папку можно, вызвав соответствующий пункт контекстного меню.
Для добавления документа в нужную папку, необходимо выделить папку и нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «Загрузить документ». В появившемся окне выбрать файл, который вы хотите добавить. После выбора файла в поле «Название документа» появится имя документа.
Нажав кнопку «Далее» вы можете проверить введенные вами данные, и если на этом вы решили, что никаких других дополнительных сведений о файле вы вносить не будете, то достаточно нажать кнопку «Готово» и файл добавится в список.
Файл можно загрузить не только с помощью пункта меню, но и перетащив необходимый файл (или несколько файлов) в область со списком файлов в режиме отображения «Таблица». При этом в дочерние папки загрузка невозможна.
Для создания нового документа в папке, необходимо ее выделить и нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «Создать новый документ». В появившемся окне дать название документу.
Примечание.
В качестве названий файлов разрешено использовать буквы, цифры (0-9), символы " " (пробел),
.(точка),-(дефис),№,(,),$,;,^,#,!,_(подчеркивание).
Все остальные символы при загрузке заменяются символом «_» (подчеркивание). К данным символам относятся
,(запятая),:,?,*,+,&,\,/,|,''(одиночные кавычки),""(двойные кавычки),%,<,>,{,},[,],=,@, `(апостроф) и др.
По нажатию кнопки «Принять» откроется текстовый редактор, в который можно вставить нужный текст.
Для добавления дополнительных сведений о документе при загрузке документа, необходимо нажать кнопку «Далее», после чего выйдет окно, в котором можно ввести метаданные документа (дополнительные сведения о документе, по которым потом можно будет производить поиск или сортировку документов) либо в окне просмотра документа нажав кнопку «Свойства», при наличии соответствующих прав, можно отредактировать информацию о документе.
После ввода метаданных нужно нажать кнопку «Далее» для выбора категории документа, т.е. к какой категории относится загружаемый файл.
Кнопка «Назад» позволяет вернуться назад и что-то изменить. Кнопка «Далее» дает возможность проверить введенные данные.
Кнопка «Готово» сохраняет документ, после чего он появляется в списке документов. Таким образом, можно добавлять различные виды документов, в разные папки, как в ваши личные, так и в общие, доступные всем.
Для просмотра и изменения метаданных документа (категории документа, версии и др. свойств) нужно в окне просмотра документа выбрать соответствующие кнопки.
Двойным щелчком мыши документ открывается на просмотр.
На правой боковой панели есть возможность просмотра документа по странично, увеличение или уменьшение масштаба просмотра, а также можно скачать документ. При необходимости можно убрать панель. Система позволяет просматривать текстовые файлы форматов: doc, docx, xls, xlsx, odt, odp, pdf, rtf, ppt, dwg; мультимедийные файлы форматов: mp3, avi; изображений форматов: png, jpg; чертежи форматов: tiff, dwg.
Все файлы формата TIFF можно просмотреть специальным просмотрщиком, который:
загружает в браузер только ту часть страницы документа, которая помещается в окно просмотра -просматриваемая область по умолчанию - левый верхний угол страницы;
имеет возможность перемещаться по странице документа с помощью мини-карты страницы - путём перемещения элемента, обозначающего просматриваемую область, по миниатюре страницы;
имеет возможность изменения просматриваемой области страницы документа путём захвата и передвижения изображения с помощью мыши - инструмент «рука»;
имеет возможность изменения масштаба просматриваемой страницы документа путём выбора из списка масштабов: 10%, 25%, 50%, 100%, 150%. Масштаб по умолчанию - 100%;
имеет возможность перехода к следующей, предыдущей странице документа (при наличии таковых) без использования их миниатюр;
имеет возможность напечатать текущую просматриваемую область документа как отдельное изображение.
По умолчанию состояние мини-карта - скрыта. Для того чтобы восстановить мини-карту нужно нажать кнопку .
Если в пользовательских настройках включен альтернативный просмотр документов, то экран просмотра будет выглядеть следующим образом:
В таком режиме просмотра доступны следующие функции:
отображение боковой панели с режимами просмотра миниатюр либо содержания (при наличии)
поиск по документу
постраничный переход
различные варианты масшиабирования
повороты по/против часовой стрелки
отправка на печать
загрузка
инструменты по переходу на первую/последнюю страницу, включению инструмента «Рука» и просмотру свойств документа
В разделе «Файлы» доступна функция редактирования документа с помощью контекстного меню документа доступны такие действия как:
Создать проект (проект документа);
Создать ярлык;
Загрузить новую версию;
Переименовать;
Переместить;
Скачать;
Скачать как PDF;
Удалить;
Отправить по почте;
Сканировать документ.
При одновременном выделении нескольких файлов возможно выполнение действии над выбранной группой файлов. При скачивании группы файлов скачивается архив, содержащий данные файлы.
Если у пользователя отключена почта, то пункт «Отправить по почте» будет убран.
Для сканирования документов необходимо выбрать из выпадающего списка контекстного меню пункт «Сканировать документ». Процесс сканирования аналогичен таковому в потоках работ (см. илл. «Сканирование документа в пользовательском агенте»).
-cохранение документа, -сохранение версии;
изменение шрифта,-изменение размера шрифта;
выделение выбранного фрагмента жирным начертанием
Необходимо выделить мышью участок текста, которому нужно придать жирное начертание, и нажать на этот элемент управления. Для удаления жирного начертания необходимо выделить нужный фрагмент мышью и нажать данный элемент управления;
-выделение выбранного фрагмента курсивным начертанием
Необходимо выделить мышью участок текста, которому нужно придать курсивное (наклонное) начертание, и нажать на этот элемент управления. Для удаления курсивного начертания необходимо выделить нужный фрагмент мышью и нажать данный элемент управления;
-выделение выбранного фрагмента подчёркиванием
Необходимо выделить мышью участок текста, который нужно подчеркнуть, и нажать на этот элемент управления. Для удаления подчёркивания необходимо выделить нужный фрагмент мышью и нажать данный элемент управления;
выделение выбранного фрагмента зачёркиванием
Необходимо выделить мышью участок текста, который нужно зачеркнуть, и нажать на этот элемент управления. Для удаления зачёркивания необходимо выделить нужный фрагмент мышью и нажать данный элемент управления;
-выравнивание текста по левому краю
Для выравнивания текста по левому краю необходимо выделить нужный абзац мышью и нажать на кнопку;
-выравнивание текста по центру
Для выравнивания текста по центру необходимо выделить нужный абзац мышью и нажать на кнопку;
-выравнивание текста по ширине
Для выранивания текста по ширине необходимо выделить нужный абзац мышью и нажать на кнопку;
-выравнивание текста по правому краю
Для выравнивания текста по правому краю необходимо выделить нужный абзац мышью и нажать на кнопку;
-изменение цвета текста, -изменение цвета фона
-создание нумерованного списка
Создать нумерованный список можно двумя способами:
Выбрать этот элемент управления и просто набирать названия пунктов, отделяя их переходом на новую строку
Сначала написать список, помещая каждый новый пункт на отдельной строке. Затем необходимо выдеить его мышью и выбрать данный элемент управления
Для удаления нумерации нужно выделить весь список и нажать на данную кнопку.
-создание маркированного списка
Создать маркированный список можно двумя способами:
Выбрать этот элемент управления и просто набирать названия пунктов, отделяя их переходом на новую строку
Сначала написать список, помещая каждый новый пункт на отдельной строке. Затем необходимо выделить его мышью и выбрать данный элемент управления
Для удаления маркировки нужно выделить весь список и нажать на данную кнопку.
-увеличение отступа абзаца от левой границы
Для увеличения отступа абзаца от левой границы необходимо поместить курсор мыши в любое место абзаца и нажимать кнопку до получения необходимого размера отступа.
-уменьшение отступа абзаца от левой границы
Для уменьшения отступа абзаца от левой границы необходимо поместить курсор мыши в любое место абзаца и нажимать кнопку до получения необходимого размера отступа.
-вставить таблицу,-вставить строку, -вставить колонку сверху, -удалить строку, -удалить колонку;
-вставить ссылку
текст можно превратить в ссылку, для этого необходимо нажать на кнопку и в открывшемся окне указать адресс и подпись ссылки.
-вставить ссылку на документ
Если вы хотите добавить ссылку на другой документ нажмите на кнопку и в открывшемся окне в поле «Документы» нажмите на кнопку выбора и из Хранилище выберите нужный файл.
-ссылка внутри документа
Если вы хотите добавить ссылку внутри документа нажмите на кнопку и в открывшемся окне укажите точку привязки (заранее созданную и сохраненную точку привязки).
-удаление ссылки
Текст, отмеченный как гиперссылка, снова становится обычным. Для этого нужно выделить нужную гиперссылку и выбрать этот элемент управления.
-вставка изображения на страницу
При нажатии этого элемента управления появится диалоговое окно «Свойства изображения». Если изображение ещё не находится на сервере, необходимо выбрать вкладку «Закачать», при помощи кнопки «Обзор» найти требуемое изображение на компьютере и нажать кнопку «Послать на сервер». После этого вернуться во вкладку «Информация о изображении», нажать «Просмотреть на сервере» и выбрать нужное изображение из имеющихся. Если изображение уже на сервере и его адрес известен, то нужно просто вставить этот адрес в поле URL.
-установка точки привязки в тексте документа
Якорь – это закладка в тексте документа, с помощью которой можно задать ссылку не только на страницу, но и на конкретное место на этой странице. Для установки якоря необходимо поместить курсор в нужное место и нажать на кнопку, в открывшемся диалоговом окне ввести имя якоря.
-список точек привязок
В окне просмотра документов на нижней панели находятся кнопки Обсуждение, Свойства, Классификатор документов, Версии, Ссылки, Копии.
Здесь можно просмотреть темы для обсуждения, ответить на них или добавить свою тему. Для того, чтобы добавить тему, надо нажать иконку «Создать новую тему». Появится окно для заполнения новой темы. Здесь нужно ввести название темы, вставить ссылку на документ и сообщение, после чего нажать кнопку «Ок» или «Отмена».
Тема появится в Обсуждении, где пользователи могут добавить ответ.
Для того, чтобы ответить на сообщение темы, другой пользователь должен двойным щелчком кликнуть на саму тему.
В появившемся окне нажмите на кнопку «Ответить». Появится форма для нового сообщения. Напишите сообщение и нажмите кнопку «Ок». Сообщение будет присутствовать в обсуждении темы .
Здесь можно ввести изменения в свойствах документа и обновить метаданные при наличии соответствующих прав нажав на кнопки «Сохранить» или «Обновить». А также в разделе «Ссылки» можно увидеть абсолютную и относительную ссылку на файл.
Здесь просматривается классификатор документов (категорий), где можно изменить категорию документа (если есть такие права).
Здесь имеется возможность просмотреть дату добавления документа, автора добавления, размер файла и комментарий. В появившемся окне можно выбрать любую версию документа и по нажатию кнопки «Сделать актуальной» сделать актуальной выбранную вами версию документа.
Эта опция позволяет указывать на связанные с данным документом файлы путём добавления ссылок на них. В окне добавления ссылок необходимо выбрать файл с помощью кнопки выбора, добавить описание и нажать «Сохранить». Список добавленных ссылок показан на рисунке ниже. Их можно редактировать и удалять с помощью соответствующих кнопок в нижней части окошка.
При необходимости поиска документа в Системе имеется возможность ввода его названия в строку поиска, при этом будет осуществлен поиск документов из всех имеющихся папок хранилища. Ввод информации в строку и нажатие на клавиатуре кнопки «Enter» приводит к повторному поиску. Ввод информации в строку поиска и нажатие кнопки «Поиск в найденном» приводит к уточнению предыдущего запроса.
Также имеется возможность расширенного поиска документов, где можно указать большое количество параметров для поиска файла.
Отображение результатов поиска визуально разделяется на две части:
в основной области (в центре) отображаются все найденные текстовые файлы;
в дополнительной области (справа) отображаются медиа и др. файлы.
Замечание
Из режима просмотра результатов поиска можно снова перейти в любую папку хранилища посредством щелчка на нужную папку в окне навигатора, в котором вне зависимости от режима просмотра (список файлов, результаты поиска) всегда отображается структура папок хранилища.