The section automates registration of incoming, outgoing and internal documents, also has features to send and receive e-mails and registry documents, to group registered documents in dossiers, and to store them according to nomenclature of dossiers:
Document management control;
Useful document classification;
Quick multi-parameter search.
В разделе «Документы» журналы отображаются только у сотрудников канцелярии. Роль «Сотрудник канцелярии» добавляется администратором системы. Пользователь с данной ролью автоматически получает доступ на чтение и запись в журнале. В зависимости от настроек журнала «Сотрудник канцелярии» имеет право на отклонение, регистрацию, редактирование документа и резервирование номера в журналах электронной канцелярий. При этом исключена возможность одновременной регистрации одного документа двумя сотрудниками канцелярий. Также сотруднику канцелярии доступно редактирование вложенных файлов зарегистрированных документов. Для этого достаточно открыть диалог редактирования и добавить туда файлы либо открыть документ для чтения и там добавить нужные файлы.
Панель позволяет сформировать отчет, просмотреть детали документа, также содержит переключатель между страницами документов. Переключатель доступен если весь список документов не помещается на одну страницу (количество документов более тридцати). Переключаться между страницами можно тремя способами: переход на следующую/предыдущую страницу, переход на последнюю/первую страницу, переход на конкретную страницу.
Примечание
Если весь список документов помещается на одну станицу, переключатель не активен.
Навигатор содержит следующие элементы: кнопку обновить, журналы документов, номенклатуру дел и узел «Все». Часто используемые элементы можно добавить в “Избранное”, включив “звездочку” в пути к нужному элементу. Для удаления закладки нужно выключить “звездочку” либо выбрать пункт контекстного меню “Удалить” и в появившемся предупреждающем сообщении подтвердить действие. По умолчанию в Системе существует 3 основных вида журналов: входящих, исходящих и внутренних документов.
Журналы. В журналах внутренних и входящих документов, по умолчанию, содержатся следующие фильтры:
«На регистрации». Здесь находятся документы, ожидающие регистрацию (сохраненные черновые записи регистрируемого документа) либо созданные сотрудниками канцелярии, подлежащие регистрации (статус документа «На регистрации»).
"Execution". Shows documents which are in work by a user ("In work", "Term passing" document statuses).
«Просроченные». Сюда попадают документы, срок исполнения которых истёк (статус документа «Есть просроченные»).
"Completed". Shows documents with all works completed (document status "Completed").
«На контроле». Здесь отображаются контрольные документы (на плашке конрольных документов отображается значок “!”).
В журнале исходящих документов, по умолчанию, содержатся фильтры «На регистрации», «Завершенные», «На контроле». Рядом с журналом, фильтром журналов, делом отображается счетчик, указывающий количество документов в них.
Дела. В делах отображается общий список номенклатуры дел, имеющийся в Системе. Список дел настраивается методологом системы.
All. Shows all documents which a user has dealt with at any time. This root element has the following subelements:
My - documents and e-mail messages created by a user;
Received - documents and e-mail messages received by a user;
Отправленные — документы и почтовые сообщения, отправленные непосредственно пользователем.
Документы могут быть представлены либо в табличном, либо в строчном виде. Вид отображения документов настраивается в настройках пользователя.
Содержит список документов в зависимости от выбранного журнала в навигаторе. Ниже списка отображаются детали выделенного документа, в котором можно просмотреть РКК, Файлы, Ход выполнения и Изменения в документе (кнопка «Детали» раскрывает нижнию панель).
В табличном представлении документов (см. илл. «Журнал входящей корреспонденции»), в отличие от строчного представления, доступно изменение сортировки прямо в таблице, а не в фильтре. Кроме того, доступна возможность отключения отображения некоторых столбцов таблицы, а также изменения их порядка следования. Содержимое подменю пункта “Столбцы” любой ноды дерева “Журналы”:
Реестр
Резолюция
Контрольный
В прогрессе
Бракованный
Вложения
Номер
Дата регистрации
Краткое содержание
Статус
Автор
Корреспондент
Корреспондент (орг)
Зарегистрировал
Отписано (по умолчанию)
На исполнении
Точный список зависит от просматриваемого журнала, его типов документов и настроек карточки. Для дел и всех документов этот список неизменяем.
Для авторизованного пользователя сохраняются все вышеописанные изменения в таблице, включая изменение ширины столбцов. При этом все измененные настройки таблицы можно вернуть до значений по умолчанию.
Действия над документами в строчном и табличном представлениях ничем не отличаются.
Search filter is in the left bottom corner. By clicking arrow next to filter name its control elements are shown: list of terms, selection fields, inputs for start and finish dates and their display.
Поиск информации в документах осуществляется как в журналах и делах, так и во всех документах.
Примечание:
Пустой поисковый запрос не возвращает результатов поиска. В таком случае отображается надпись “Введите строку для поиска”.
Выдача результатов поиска разбивается на следующие категории:
Number;
список динамически формируемых пунктов;
Номер (исх);
Краткое содержание;
Корреспондент (орг);
Корреспондент;
Author;
Зарегистрировал;
Исполнитель;
Тип документа;
Доп. поля карточки.
Точный список зависит от просматриваемого журнала, его типов документов и настроек карточки. Для дел и всех документов этот список неизменяем.
Выдача результатов поиска содержит также дополнительные опции. При изменении этих опций результаты поиска будет скорректированы согласно соответствию параметрам этих дополнительных опций:
Статус документа
“Все документы” - зарегистрированные и незарегистрированные документы;
“Только незарегистрированные”;
“Только зарегистрированные”.
Тип совпадения
“Все” - документы с полным, а также частичным совпадением результата запроса;
“Только полное совпадение” - документы с полным совпадением результата запроса.
Сортировка - определяет сортировку найденных результатов поискового запроса
По релевантности (по убыванию);
По дате регистрации (по убыванию);
По номеру (по возрастанию);
по динамически формируемым пунктам (по убыванию);
По краткому содержанию (по возрастанию);
По автору (по возрастанию);
По зарегистрировавшему (по возрастанию);
По исполнителю (по возрастанию).
Группировка результатов - определяет тип сортировки документов с учетом их статуса
Без группировки;
Сначала незарегистрированные.
Пользователь может самостоятельно установить опции по умолчанию. Рядом с такими категориями и опциями отображается желтая звезда.
Все журналы и папки электронной канцелярии отображаются слева в окне навигатора. Новые папки, журналы в электронную канцелярию также добавляются методологом системы по необходимости. Сами документы, содержащиеся в этих папках и журналах, отображаются в основной рабочей области. По умолчанию в Системе существуют 3 основных вида журналов: входящих, исходящих и внутренних документов. При необходимости через конфигуратор возможно создание других типов журналов. Ниже журналов в навигаторе расположены дела. Дела также создаются методологом системы по необходимости согласно номенклатуре дел.
Создание и регистрация документов из вышеперечисленных журналов происходит с помощью мастера регистрации документов. Для окна мастера регистрации доступна функция сворачивания, при этом открыто может быть лишь одно окно. При наличии свернутого окна мастера и последующем открытии незарегистрированного документа данный документ будет открываться в режиме просмотра. В то же время, при наличии свернутого окна и нажатии на кнопку “Создать” данное окно развернется.
Журнал входящей корреспонденции используется для регистрации документов, поступивших от сторонних организаций. Для каждого журнала и фильтра возле названия отображается счетчик (количество) документов (см. илл. «Журнал входящей корреспонденции»).
Для регистрации входящего документа в данном журнале необходимо нажать кнопку «Создать» на верхней панели слева. В открывшейся карточке входящего документа необходимо заполнить поля, показанные на илл. «Карточка входящего документа»:
Карточка входящего документа может содержать:
краткое содержание документа;
номер документа;
дата регистрации документа;
тип документа;
дата завершения либо длительность исполнения документа (возможны вариант как в рабочих, так и в календарных днях);
корреспондент(орг) и корреспондент;
галочку в соответствующем поле, если документ является контрольным;
номер исх;
дата исх;
основание;
поле «Списать в» для списания документа в выбранный раздел номенклатуры дел после его исполнения (путем выбора папки, куда должен быть списан документ после исполнения).
Нажатием кнопки «Далее» открывается второй шаг мастера: “Файлы”.
В этом окне есть возможность прикрепить файл из компьютера, из хранилища (зарегистрированный документ в электронном виде) либо сканировать документ.
Примечание: процесс сканирования аналогичен таковому в потоках работ (см. илл. «Сканирование документа в пользовательском агенте»).
После прикрепления файла, нажимаем «Далее», переходим к выбору исполнителя и маршрута.
Если известно, какой маршрут будет соответствовать движению документа внутри организации, то тут же можно указать либо создать маршрут для этого документа. После ввода всех необходимых данных для сохранения документа в журнале без присвоения регистрационного номера служит кнопка «Сохранить», для регистрации - кнопка «Зарегистрировать». При соблюдении всех условий регистрации документа, автоматически появляется системный комментарий «Документ зарегистрирован за номером №…».
Примечание
Чтобы указать маршрут движения документа, необходимо маршрут добавить в «Избранное». Подробнее: Настройка маршрутов. Кроме того, в данном списке возможен преднастроенный список шаблонов машрутов, в зависимости от настроек типа документа в Конфигураторе.
Примечание
При определенных настройках типа документа в Конфигураторе появляется возможность ввода комментария при регистрации документа. Введенный комментарий отображается в ходе выполнения документа.
When registrying a document in the journal of incoming correspondence, a work is automatically created for a assignee executor in lists of workflows with an attached file from incoming letter. In this letter number and name of document are displayed in the work title.
When registrying draft internal document in incoming correspondence journal (setting document type as "Internal"), in workflow for assignee executor work appears in form of draft document. Upon receipt of a registered project document, the assignee executor is able to see information in the document record: name, number, a summary of the document, date of registration, type of journal in which the document is registered, type of the document, full name of sender, dictionary number and date.
Outgoing letter journal is used to register documents which are intended to be sent to third companies.
If a user registries incoming document the card is filled in with the following data:
Примечание
Third step of wizard "Selection of executor and route" in the journal are absent.
All other actions are similar to journal of incoming documents.
Журнал внутренних документов создан для регистрации документов, которые предназначены для обмена внутри организации между его подразделениями. Документы внутри данного журнала классифицируются по фильтрам, аналогичным журналу входящей корреспонденции (см. илл. «Журнал внутренних документов»).
When registrying internal documents the card is filled with the following data:
All other actions are similar to journal of incoming documents.
Раздел «Документы» должен позволять регистрацию документов в выбраном журнале с заполнением регистрационно-контрольной карточки, прикреплением вложений и указанием исполнителя документа. Существует два вида регистрации документа: регистрируется новый документ; регистрируется документ созданный пользователем и отправленный на регистрацию (Подробнее описано в следующем разделе).
В журналах доступна опция автоматической регистрации документов при установлении соответствующих настроек в конфигураторе. При наличии таких настроек любой пользователь сам может зарегистрировать документ в журнале электронной канцелярии, если соблюдены все условия. Если условия не соблюдены, то этап регистрации завершится тут же с указанием причины отказа.
В журналах доступен множественный выбор документов на странице, используя сочетания Ctrl+Left Mouse Click либо Shift+Left Mouse Click.
К выделенной группе могут быть применены действия контекстного меню документов, для которых имеет смысл обработка нескольких документов:
Добавить на контроль/Снять с контроляПометить как бракованный/Убрать пометку бракованныйСписать...Копировать в личное дело...
Для редактирования документа нужно вызвать мастера регистрации. Для этого нужно вызвать контекстное меню на нужном документе, и выбрать пункт «Изменить» либо двойным щелчком по документу. При этом, если уже открыт хотя бы один мастер регистрации, то в меню всех остальных документов данный пункт будет недоступен.
Документу можно установить свойство, является ли он контрольным, на первом
шаге мастера регистрации, в РКК либо контекстном меню выделенного документа
/ группы документов. Для этого в карточке документа необходимо поставить
галочку в чекбоксе «Является контрольным» либо в контекстном меню выбрать
пункт Добавить на контроль (обратно
действие Снять с контроля).
Если документ является контрольным, то на плашке отображается знак (!) красного цвета, а в модуле «Потоки работ» все работы по данному документу будут подчеркнуты.
Основание документа указывается на первом шаге мастера регистрации либо в РКК документа. Для этого нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне выбрать тип документа либо ввести название в поле текстового поиска.
После того, как выбран необходимый документ как основание нужно нажать кнопку «Выбрать». Двойным кликом по выбранному документу можно его просмотреть.
Link between documents "basis-affilated document" is shown in the basis field. If "doc_1" is shown as affilated document for "doc_2", corresponding note is shown in list of bases for "doc_1" and versa vice.
Если у сотрудника канцелярии есть доступ на резервирование номера ,то на первом шаге мастера регистрации рядом с полем номер появляется кнопка “Выбор зарезервированного номера”.
По нажатию на кнопку “Выбор зарезервированного номера” открывается список всех зарезервированных номеров(при наличии) с возможностью добавить новый.
When adding new element, a user selects a number and enters a comment.
По умолчанию, отображается следующий незарегистрированный номер счетчика. Номер выбирается с помощью стрелочек влево/вправо с единичным шагом только из незарезервированных номеров. При добавлении номера в резерв, можно добавить комментарий к резервируемому номеру. После резервирования в окне “Номер”, отображается следующая информация: номер, автор изменений, дата и комментарий. Для редактирования комментария необходимо вызвать контекстное меню, и выбрать пункт “Редактировать комментарий”. Внести изменения и нажать кнопку “Сохранить”.
For workers of chancery without access to reserve of numbers documents are registered under next number of counter.
Сотрудник канцелярии, имеющий доступ на редактирование журнала может пометить документ из этого журнала, как бракованный. Для этого нужно выделить один либо несколько документов и вызвать контекстное меню, выбрать пункт «Пометить как бракованный». При этом обязательным требованием является ввод комментария, с указанием причины, также можно завершить все работы по этому документу поставив галочку в чекбоксе.
Используется для списания зарегистрированного документа в выбранный раздел номенклатуры дел после его исполнения.
Списать документ можно несколькими способами: на первом шаге мастера регистрации, в РКК либо через контекстное меню выделенного документа / группы документов. Для этого в карточке документа необходимо нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля «Списать в», Система предоставляет окно выбора дела. В другом случае нужно выделить один либо несколько документов для списания и вызвать контекстное меню, выбрать пункт меню «Списать…», после чего также откроется окно выбора дела.
Опционально, в зависимости от настроек конфигуратора, доступен пункт контекстного меню “Экспортировать”, позволяющий осуществлять экспорт документов журнала в виде архива, содержащего файлы документа, подписи (в т.ч. ЭЦП), а также прочую информацию о документе.
Пункт контекстного меню выделенного документа / группы документов “Копировать в личное дело” доступен только пользователю с ролями “Сотрудник отдела кадров” и “Сотрудник канцелярии” и позволяет копировать документ из журнала в личное дело сотрудника. В открывшемся окне “Копировать в личное дело” необходимо указать одного либо несколько пользователей, папку личного дела и нажать кнопку “Отправить”.
Все документы, с которыми когда-либо сталкивался пользователь отображаются в узле “Все”. При настроенном аккаунте (учетной записи) электронной почты пользователя, входящие электронные письма будут попадать в узел Полученные, отправленные сообщения в узел Отправленные. Примеры входящих/исходящих сообщении приведены ниже:
Пользователю могут быть доступны следующие действия с документами:
Изменить маршрут...Отметить как прочитанное/Отметить как непрочитанноеЭкспортироватьСкрыть/ВосстановитьПрервать маршрут
В разделе “Все” доступен множественный выбор документов на странице, используя сочетания Ctrl+Left Mouse Click либо Shift+Left Mouse Click.
К выделенной группе могут быть применены действия контекстного меню документов, для которых имеет смысл обработка нескольких документов:
Отметить как прочитанное/Отметить как непрочитанноеСкрыть/Восстановить
Для изменения предстоящих маршрутов документов по реестру необходимо в контекстном меню выбрать пункт «Изменить маршрут». По нажатию откроется совмещенный маршрут состоящий из предварительных этапов, действий и последующих этапов. Изменению подлежат только предварительные и последующие этапы (еще не запущенные этапы маршрута).
Для того, чтобы отметить выделенный документ / группу документов как прочитанное, необходимо вызвать контекстное меню непрочитанного документа / группы документов и выбрать пункт “Отметить как прочитанное”. Для прочитанного, соответственно, выбрать пункт “Отметить как непрочитанное”.
Также можно “Скрыть” документ / группу документов, они не будут отображаться в фильтрах. Для того, чтобы просматривать скрытые документы, можно создать фильтр с указанием свойства “Скрытый”, в котором будут отображаться все скрытые документы. Скрытый документ можно “Восстановить”, для этого нужно перейти в фильтр скрытых документов, и в контекстном меню документа / группы документов выбрать пункт “Восстановить”. Восстановленный документ попадает в фильтр, в котором находился до скрытия.
Опционально, в зависимости от настроек конфигуратора, доступен пункт контекстного меню “Экспортировать”, позволяющий осуществлять экспорт документов в виде архива, содержащего файлы документа, подписи (в т.ч. ЭЦП), а также прочую информацию о документе.
Для того, чтобы прервать запущенный по документу маршрут, необходимо вызвать контекстное меню документа и выбрать пункт “Прервать маршрут”. Если по документу запущено несколько маршрутов, то открывается подменю, где перечислены запущенные маршруты. При прерывании маршрута текущие этапы удаляются, и соответствующая запись отображается в “Ходе выполнения” документа. Будущие этапы прерванного маршрута нигде не отображаются.
Для каждого из корневых веток и подветок раздела “Документы” - “Журналы”, “Дела”, “Все” можно создать специализированные подфильтры. Каждый подфильтр содержит название, иконку и условия фильтрации.
Subfilters can be created inside root branches or other subfilters using context menu:
для основных фильтров “Добавить фильтр” - добавляет подфильтр;
для подфильтров “Добавить фильтр” - добавляет вложенный подфильтр;
“Редактировать фильтр” - можно добавить, удалить и изменить содержимое условий фильтра;
“Удалить фильтр” - удаляет выделенный подфильтр.
В системе предусмотрены следующие условия фильтрации: краткое содержание, номер, тип документа, статус, дата регистрации, номер исх., дата исх., корреспондент, корреспондент (орг), автор, зарегистрировал, исполнитель, длительность, контрольные, бракованные, скрытые (отображается только для фильтров раздела «Все» и его подразделов).
Точный список условий фильтра зависит от просматриваемого журнала, его типов документов и настроек карточки. Для дел и всех документов этот список неизменяем.
Условия для подфильтров:
“Краткое содержание” - регистронечувствительно, соответствие части значения поля “Кр. содерж.” РКК любому из списка тегов (связь “ИЛИ” для тегов). Несоотвествие части значения поля “Кр. содерж.” РКК каждому из списка тегов (связь “И”).
“Номер” - регистронечувствительно, соответствие части значения поля “Номер” РКК любому из списка тегов (связь “ИЛИ” для тегов). Несоотвествие части значения поля “Номер” РКК каждому из списка тегов (связь “И”).
“Тип документа” - соответствие любой из комбинации настроенных в системе типов документов. Выбранные значения в поле отображаются в виде тегов, которые можно удалить, нажав на крестик справа от названия.
“Статус документа” - соответствие любой из комбинации статусов документа: “Черновик”, “На регистрации”, “На исполнении”, “Просроченные”, “Завершен”, “Отклонен”. Выбранные значения в поле отображаются в виде тегов, которые можно удалить, нажав на крестик справа от названия.
Примечание
“На исполнении” соответствует статусу документа “В работе”, “Просроченные” - статусу документа “Есть просроченные”.
“Дата регистрации” - выбор одного из вариантов: “Произвольный”, “Неделя”, “Месяц”, “Квартал”. При выборе варианта “Произвольный” появляется возможность указать две даты - начала и завершения произвольного периода.
“Номер исх.” - регистронечувствительно, соответствие части значения поля “Номер исх.” РКК любому из списка тегов (связь “ИЛИ” для тегов). Несоотвествие части значения поля “Номер исх.” РКК каждому из списка тегов (связь “И”).
“Дата исх.” - выбор одного из вариантов: “Произвольный”, “Неделя”, “Месяц”, “Квартал”. При выборе варианта “Произвольный” появляется возможность указать две даты - начала и завершения произвольного периода.
“Корреспондент” - регистронечувствительно, соответствие части значения поля “Корреспондент” РКК любому из списка тегов (связь “ИЛИ” для тегов). Несоотвествие части значения поля “Корреспондент” РКК каждому из списка тегов (связь “И”).
“Корреспондент (орг)” - регистронечувствительно, соответствие части значения поля “Корреспондент (орг)” РКК любому из списка тегов (связь “ИЛИ” для тегов). Несоотвествие части значения поля “Корреспондент (орг)” РКК каждому из списка тегов (связь “И”).
“Автор” - соответствие любой из выбранной комбинации пользователей. Выбранные пользователи в поле отображаются в виде тегов, которые можно удалить, нажав на крестик справа от фамилии.
“Зарегистрировал” - соответствие любой из выбранной комбинации пользователей. Выбранные пользователи в поле отображаются в виде тегов, которые можно удалить, нажав на крестик справа от фамилии.
“Исполнитель” - соответствие значения поля “Определить исполнителя” РКК любой из выбранной комбинации пользователей. Выбранные пользователи в поле отображаются в виде тегов, которые можно удалить, нажав на крестик справа от фамилии.
“Длительность” - два поля ввода натуральных чисел, “От” и “До”. Значение одного из этих полей может быть пустым.
“Контрольные” - выбор одного из вариантов: “Только контрольные”, “Без контрольных”.
Примечание
Чтобы в списке документов присутствовали и контрольные, и не контрольные документы одновременно, условие “Контрольные” в фильтр добавлять не нужно (т.к. в данном случае это свойство будет наследоваться от родительского фильтра, который таким свойством уже обладает).
“Бракованные” - выбор одного из вариантов: “Все, включая бракованные”, “Только контрольные”.
Примечание
Чтобы в списке документов присутствовали только не бракованные документы, условие “Бракованные” в фильтр добавлять не нужно (т.к. в данном случае это свойство будет наследоваться от родительского фильтра, который таким свойством уже обладает).
“Скрытые” - выбор одного из вариантов: “Все, включая скрытые”, “Только скрытые”. Условие отображается только для фильтров раздела “Мои” и его подразделов.
Примечание
Чтобы в списке документов присутствовали только не скрытые документы, условие “Скрытые” в фильтр добавлять не нужно (т.к. в данном случае это свойство будет наследоваться от родительского фильтра, который таким свойством уже обладает).
“В процессе” - выбор одного из вариантов: “Только в процессе”, “Без документов в процессе”. Документ считается находящимся в процессе, если по нему имеется хотя бы одна незавершенная работа либо какой-либо другой процесс.
Примечание
Чтобы в списке документов присутствовали документы как в процессе, так и не в процессе, условие “В процессе” в фильтр добавлять не нужно (т.к. в данном случае это свойство будет наследоваться от родительского фильтра, который таким свойством уже обладает).
Справа от каждого условия расположена пиктограмма удаления, по нажатию на которую система сразу удаляет условие.
В разделе “Сортировать по полю” устанавливаются условия
сортировки фильтра. Условие сортировки представляет собой набор параметров,
каждый из которых содержит списки Поле
сортировки, Направление
сортировки и Соединение.
Параметры условия сортировки между собой можно соединять только оператором «затем по» (логическое «И»). Новый параметр можно добавить, выбрав в списке соединения значение «затем по» (по умолчанию там указано пустое значение), при этом появляется новая строка, связанная с предыдущей через логическое «И». После этого из списка соединения пункт с пустым значением пропадает - больше его выбрать нельзя. Удалить параметр сортировки (кроме первого) можно, нажав на соответствующую иконку «корзины». Если удаляемый параметр является последним, то у предыдущего параметра значение соединения выставляется в пустое.
Выпадающий список Поле сортировки может
содержать следующие параметры: “Краткое содержание”,
“Номер”, “Тип документа”, “Статус”,
“Дата регистрации” (выбран по умолчанию), “Автор”,
“Зарегистрировал”, “Исполнитель”,
“Длительность (раб.дн.)”, далее идут динамически формируемые
пункты в формате Элемент номера №п/п -, и
далее соответствие частям шаблона номера, выбранного для данного журнала,
исключая стандартные счетчики даты регистрации, “Дата
создания”, “Дата получения”, “Дата
отправки”, “Дата получения/отправки”.
Выпадающий список Направление сортировки
должен содержать: “по возрастанию” и “по убыванию”
(выбран по умолчанию).
Выпадающий список Соединение должен
содержать: пустое значение (выбран по умолчанию) и “затем по”.
Примечание
Можно использовать настройки сортировки, настроенные в Конфигураторе по умолчанию.