Table of Contents
Модуль «Проекты» предназначен для создания, распределения и контроля мероприятий в рамках проекта. Совокупность планируемых мероприятий, направленных на достижение одного конечного результата, в рамках ограниченных сроков, ресурсов и бюджета. Выглядит он следующим образом:
Navigator window shows folders "Favourites", "Corporate project portfolio tree", and personal "My projects".
Портфели проектов создаются и настраиваются методологом в конфигураторе. Для каждого портфеля методолог указывает менеджера - пользователя, который отвечает за расположение проектов в данном портфеле, назначение прав доступа к портфелю и указывает бюджет портфеля. Портфель проектов может содержать как проекты, так и другие вложенных портфели.
Бюджет портфеля проектов рассчитывается, как сумма стоимости каждого проекта. План/факт бюджета выводится в соответствующие системные показатели.
В настройках портфеля отображается его название, портфель проектов можно связать с существующими целями компании (максимум 3), а также указывается бюджет портфеля.
Во вкладке «Права», доступной для редактирования только менеджеру, настраиваются права на данные портфель проектов. Выключенная галочка предполагает право только на чтение портфеля, включенная же - дополнительно право на запись (возможность создавать проекты в портфеле без утверждения, редактировать настройки и дополнительные поля портфеля.
Добавление права на портфель автоматически добавляет данному пользователю право на чтение каждому из вложенных проектов (если у него такое право отсутствует в списке прав на проект).
В обратной же ситуации, удаление права на портфель не удаляет автоматически права на все вложенные проекты. В случае такой необходимости, нужно в каждом проекте удалить пользователю права.
Добавить/удалить дополнительные поля для портфеля, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке “Дополнительные поля”.
Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку “Добавить” и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню “Переместить выше/ниже”.
Примечание
Если вы хотите добавить дополнительные поля к проекту, обратитесь к своему методологу.
Пользователь имеет возможность создать проект в личной папке «Мои проекты». Для перенесения проекта из личной папки в портфель, необходимо вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрать пункт «Перенести в общекорпоративное дерево…». Если у пользователя нет прав доступа на добавления проекта в портфель, проект отобразится в нем курсивом и для менеджера проекта будет создана работа - заявка на утверждения расположения проекта в данном портфеле.
A project can be selected as favorite (by clicking star): its link will be shown in "Favourites" folder.
Кроме того, нижнюю панель и диаграмму Ганта можно разворачивать и скрывать, для этого в заголовке панели присутствуют две кнопки — «Диаграмма» и «Детали» соответственно. Для того, чтобы добавить новый проект, следует нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт меню «Создать новый проект…». Этот пункт меню вызывает окно (илл. «Окно для создания нового проекта»), в котором вводятся параметры корневого элемента проекта:
Description (name) of project;
code (filled in automatically);
дата начала и длительность либо дата начала и дата конца (в зависимости от настроек проектов);
шаблон проекта (при наличии настроенных шаблонов);
workload in % or hours of working time;
costs of project (planned/actual);
расположение проекта;
дополнительные поля (произвольная текстовая строка, содержащая числовое значение, произвольный текст либо значение из справочника, которые выбираются из записей справочника pm_custom_fields).
Примечание
Unit of measurement of costs of project is selected by methodologist in the Configurator.
Кнопка «Создать» создаёт новый проект. При создании проекту автоматически настраиваются следующие права:
автор и владелец проекта имеет все права;
пользователи с любым набором прав на портфель, содержащий данные проект, имеют право на чтение.
После создания проект появляется в списке. В данном списке указывается:
Number of project;
Name of project;
Project duration in working days;
Start date;
Completion date;
Dependences of arrangements;
Assignee for execution;
Progress of project implementation;
Gannt's diagram showing assignments in time and general work load.
Если при создании проекта был выбран шаблон проекта, то в основной рабочей области модуля отобразятся мероприятия с установленными длительностью и зависимостями согласно данному шаблону. Настройки проекта также будут соответствовать этому преднастроенному шаблону.
При создании проекта автоматически создается папка проекта со специальной структурой папок:
виртуальные папки (папки с синей иконкой) - особые папки, повторяющие структуру мероприятий проекта. Их нельзя изменить (переместить, переименовать, удалить) непосредственно в панели “Детали”, но можно создавать в них обычные (физические) папки и файлы;
папка “Файлы работ” - это папка внутри виртуальной, создается только для мероприятий с ответственными и содержит все файлы всех документов не удаленных работ этих ответственных;
физические папки (папки с желтой иконкой) - обычные папки, доступные для редактирования в панели “Детали”;
папка “Корзина” (папка с иконкой корзины) - особая папка, доступная владельцу проекта. Ее поведение регламентируется настройками проекта.
При нажатии на кнопку «Детали» на панели сверху в нижней панели появляется подробная информация, содержащая документы Проекта (отображающая описанную структуру папки проекта), участников и комментарии. Для добавления ссылки на документы и создания новой физической папки можно воспользоваться следующими способами (доступны только для пользователей, имеющих права записи в проект):
с компьютера (без предварительного добавления в Хранилище Системы, непосредственно в папку Проекта);
с хранилища (добавление ярлыков на файлы из папок Хранилища);
создать новый (создание нового HTD-документа);
сканировать;
создать папку (данный пункт меню всегда отсутствует в папке “Файлы работ”).
Примечание: процесс сканирования аналогичен таковому в потоках работ (см. илл. «Сканирование документа в пользовательском агенте»).
При этом с файлами и папками в деталях проекта можно путем вызова контекстного меню производить различные действия, а именно для файлов:
скачать;
скачать PDF версию (конвертирование файла в PDF формат и скачивание в выбранную директорию);
сделать основным (данный пункт меню присутствует только в папке “Файлы работ”)
новая версия (указание новой версии файла, которая заменит старую);
переименовать (данный пункт меню всегда отсутствует в папке “Файлы работ”);
переместить (данный пункт меню всегда отсутствует в папке “Файлы работ”);
удалить;
скачать все “Приложения” (для папки “Приложения”) / скачать все “Прочие” (для папки “Прочие”) (данный пункт присутствует только в папке “Файлы работ”).
Для папок:
переименовать;
переместить;
удалить;
Пункты меню, за исключением скачивания, в том числе PDF версии, могут быть недоступны для файлов и папок в случае отсутствия у пользователя прав записи в мероприятие (либо в проект), в котором эти файлы и папки лежат. Вышеупомянутые пункты скачивания файла доступны и при наличии у пользователя прав на чтение.
Во вкладке общих настроек проекта можно выбрать владельца (автора) проекта и паспорт проекта. Ниже расположена ссылка на проект (абсолютная / относительная), которая позволяет открыть данный проект по прямой ссылке. При выделенном в дереве проекте ссылка на проект также отображается в адресной строке браузера.
Примечание
Владельцем (автором) проекта может быть только пользователь, у которого есть полные права на данный проект.
В качестве паспорта проекта можно указать произвольный документ, в т.ч. документ по реестру (cм. илл. «Окно выбора паспорта проекта»).
Если проект был создан по шаблону, в данной влкадке отобразится название этого шаблона.
Во вкладке “Настройки” можно изменить дату начала проекта, настроить ограничение сроков проекта, тип расчета сроков (автоматический / ручной), тип расчета прогресса (среднее арифметическое / среднее взвешенное значение), перерасчет прогресса при изменении сроков, вес мероприятия, способ ввода сроков (стандартный / абсолютный), тип прогресса (Фактический прогресс и Прогресс по работе / Фактический прогресс и Плановый прогресс) и действия с файлами папок мероприятия при удалении мероприятия (Перемещать в папку уровнем выше / Перемещать в корневую папку / Создавать папку “Корзина”).
Примечание
При выборе типа расчета прогресса “Среднее взвешенное”, обязательно нужно указать поле, которое будет обозначать вес мероприятия. Если у вас нет доступных полей, то необходимо добавить дополнительные поля к проекту.
Next tab of settings dialog allows to manage possible risks of the project. "Risk management" tab allows to create risks and indicate name of the risk, its category, type, status, influence type, risk probability (in %), assignee person, and description of measures to mitigate risk completely or non-completely.
Risk management is process of taking and implementing executor solutions aimed at decreasing probability of unfavorable result and minimizing possible losses stemming from its realization.
Risk management is aimed at increasing work efficiency using protection of implementation of clear risks.
During creation of project, project manager is able to indicate places of possible project failures (risks), describe them, and suggest actions (measures) which are required to take if the risk has happened. To describe a risk, determine its probability, its project influence, assignee for the risk, and describe measures to mitigate its influence. If project influence or probability of a risk is low, the manager can just describe the risk as unlikely and describe no measures to mitigate it.
В проектном управлении риски делятся на типы, их стандартный набор есть в Системе. Если необходимо изменить существующие типы рисков или добавить новые — данные действия доступны методологу системы в разделе «Категории рисков».
Default types of risks in the System:
Institutional risks;
Commercial risks;
Social risks;
Technical risks;
Financial risks;
Ecological risks.
Для добавления риска к проекту нужно в окне настроек проекта перейти во вкладку «Управление рисками». Во вкладке отобразятся ранее созданные риски проекта (илл. «Настройки проекта, вкладка «Управление рисками»»).
Для добавления нового риска нужно нажать на кнопку «Добавить» и заполнить все поля. Для редактирования существующего риска нужно открыть его и внести необходимые изменения (илл. «Редактирование риска проекта»).
Во вкладке «Участники» можно просматривать и редактировать список участников проекта.
Для просмотра всех прав на проект и ветки проекта в окне формируется список пользователей (илл. «Настройки проекта, вкладка «Права»»).
Список возможных прав на проекты:
Reading - allows reading of project;
Writing - allows editing project, including creating arrangements, changing, deleting and changes progress of arrangements;
Setting rights - allows setting rights for the project to any other user;
Commenting - allows commenting arrangements of project;
Setting assignee ones - allows setting assignee ones for arrangements and project branches.
Для редактирования списка необходимо наличие права “Назначение прав”.
В данной вкладке можно добавлять права только на весь проект. Добавление прав на определенную ветку проекта доступна через редактирование соответствующего мероприятия. Для добавления пользователю прав на весь проект, необходимо нажать на кнопку «Добавить». Далее выбор пользователей осуществляется аналогично описанному выше процессу выбора пользователей для утверждения проекта. После того, как список пользователей сформирован, необходимо нажать кнопку «Сохранить». Это означает, что выбранные пользователи получили право на просмотр всего проекта. Для назначения пользователю других прав на проект, необходимо кликнуть дважды в соответствующей строке с фамилией пользователя. В открывшемся диалоге со списком прав выбрать нужное и нажать кнопку «Принять». Назначенные права пользователя отобразятся через запятую в графе «Права».
В данной вкладке можно удалять любые права (как на весь проект, так и на его ветки). Для удаления нужно кликнуть правой кнопкой мыши на строку с правами, выбрать «Удалить права».
Для сохранения выполненных изменений нажать на кнопку «Сохранить» в окне прав на проекты.
In "Appearance" tab you can select main and additional fields for displaying:
ДлительностьНачалоЗавершениеЗависитОтветственныйПлановая стоимостьФактическая стоимостьдополнительные поля проекта
Прогресс
Примечание
Поля “Номер” и “Название” отображаются всегда. Настройка вида отображения проекта сохраняется только для пользователя, который ее задал.
Добавить/удалить дополнительные поля для проекта, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке “Дополнительные поля”.
Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку “Добавить” и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню “Переместить выше/ниже”.
Примечание
If you want to add additional fields for your project, ask your methodologist.
In order to add an arrangement to the project, click "Create arrangement" button (button with + image) located in the left part of main panel heading. This will display arrangement add window:
Maximal duration for one arrangement is limited up to 9 999 working days.
Enter the following values in the window:
формулировка (название) мероприятия;
milestone (control point);
start date and duration of arrangement (in working days);
work load in % of working time;
стоимость (план / факт)
Примечание
Unit of measurement of costs of project is selected by methodologist in the Configurator.
Кнопка «Создать» создаёт новое мероприятие. При создании права на данное мероприятие автоматически наследуются от ближайшего родительского. После создания новое мероприятие появится в списке. Плановая и фактическая стоимость группового мероприятия (и всего проекта) рассчитывается автоматически.
Мероприятие можно связать как с вехой, так и с другим мероприятием. Есть два способа связывания мероприятий: графический и с цифровым указанием предшествующего. Графический способ привязки выполняется на диаграмме Ганта (илл. «Диаграмма Ганта»), наведением курсора мыши на начало или конец мероприятия до появления стрелки, далее необходимо нажать левую кнопку мыши и перетащить стрелку до начала или конца того мероприятия, с которым его необходимо связать.
Примечание
При открытой диаграмме Ганта добавление мероприятий невозможно.
Gannt's diagram is a powerful analytic tool to plan and visualize projects. The diagram is a figure with time line as a horizontal line and list of arrangements located along vertical line. The length of lines depicting arrangements is proportional to length of tasks; also, connection lines between arrangements are shown.
If you use digital way to connect arrangements, enter number of arrangement on which the selected one depends in the "Depends on" field.
После привязки мероприятий друг с другом можно указать тип их зависимости. Для этого необходимо на диаграмме Ганта нажать на стрелку зависимости и в открывшемся окне выбрать нужный тип связи. Система различает 4 типа зависимости (связи) мероприятий:
finish-start (FS) indicates finish of one arrangement is the start of second one which depends on it;
finish-finish (FF) indicates the same time of finishing two arrangements which depend one on another;
start-start (SS) indicates the same time of starting two arrangements which depend one on another;
start-finish (SF) indicates start of one arrangement is the end of second one which depends on it.
Apart from the above-listed types of connections, every dependence often has a modifier + - N days which reflects how many days concludes tolerance of date of start of an arrangement from the entered. For example, if a dependence is "start - start + 2 days" if the first work starts on 01.01.2012, the second one starts on 03.02.2012.
Resource hystogram is representation of project data in graphical view. Usually, it is used by project managers in order to show work load in every participant of the project. Resource use is shown as horizontally displayed squares in scale of time. Using the hystogram we see level of work load of a participant in the project; this is shown by color of the squares. Load up to 40% is shown as green, from 40% to 60% as light brown, from 60% to 100% as brown, from 100% and higher as red (overload).
If a user has rights to the project, he or she can set any arrangement of the project taken on control using "Work control" context menu item with drop-down list of assignee ones.
Редактировать мероприятие можно с помощью контекстного меню, выбрав пункт «Изменить», изначально выделив его, либо выполнить двойной клик по формулировке мероприятия. Также система позволяет редактировать мероприятия проекта с помощью клавиатуры, а именно нажатием кнопки F2 на клавиатуре, для подтверждения введённых изменений - клавишей Enter и для отмены редактирования - клавишей Esc.
Редактировать также можно мероприятия, созданные другими пользователями, при наличии права “Запись”. При удалении мероприятии проекта они завершаются каскадом с текущим прогрессом, который был на момент удаления.
Edit window has the same states connected to work results for arrangement progress and confirmation or cancelling work result if progress is set to 100%.
На втором шаге окна редактирования проекта либо мероприятия отображается список прав:
на мероприятие, из которого был вызван данный диалог, даже если его набор прав не отличается от набора прав ближайшего родительского;
на те дочерние мероприятия, набор прав в которых отличается от набора прав на ближайшее родительское.
Если есть право на назначение прав на данную ветку мероприятий, то в окне редактирования мероприятия имеется возможность добавления, изменения и удаления прав только на данную ветку проекта. Если такого права нет, кнопка «Добавить» должна быть недоступной, а таблица должна отображаться только для чтения.
Примечание
Права на проекты являются наследуемыми, т.е. если дать права на групповое мероприятие, то такой же набор прав должен быть унаследован на все те его дочерние мероприятия, которым не был настроен какой-либо другой (отличающийся от родительского) набор прав.
Права на проекты являются исключающими, т.е. после того, как дали права на групповое мероприятие, на любое его дочернее мероприятие права можно ограничить и даже вовсе исключить.
Таким образом образом можно добиться того, что пользователю будет доступна только часть проекта, в котором структурные номера будут идти не по порядку, и это не будет являться ошибкой Системы.