Глава 10. Документы

Навигатор содержит следующие элементы: избранное (при наличии), журналы, номенклатуру дел, документы пользователя, а также поисковый фильтр (Поисковый фильтр) и кнопку «Обновить».

Избранное.

Избранное - отдельное дерево внутри навигатора с корневым элементом «Избранное». Содержит список фильтров (как основных, так и подфильтров), помеченных как избранное (“звездочкой) в том порядке, в котором они были помечены.

При открытии модуля «Документы», по умолчанию, выделяется самый первый узел дерева, исключая избранное.

Контекстное меню корневого элемента ничего не содержит.

Контекстное меню избранных пунктов содержит «Переименовать» (действие, аналогичное илл. «Закладка») и «Удалить» (действие, аналогичное нажатию желтой звездочки, Основная рабочая область).

Журналы. Отображаются только сотрудникам канцелярии (с соответствующими правами).

Активный узел «Журналы» отображает все доступные документы канцелярии всех журналов, к которым у сотрудника канцелярии есть доступ.

Дела. Пользователям с ролью «Сотрудник канцелярии» отображаются все дела. Дополнительно можно настроить отображение определенного дела для каждого из настроенных типов документов какому-либо элементу орг. структуры.

Активный узел «Дела» отображает все доступные документы открытых дел, к которым у пользователя есть доступ.

Все. Отображается у всех пользователей.

Активный узел «Все» отображает все документы, к которым имел какое-либо отношение пользователь.

Счетчики.

Рядом с каждым журналом и делом, рядом со всеми фильтрами отображается счетчик документов согласно их количества в выбранном журнале / фильтре / деле. В случае, если счетчик равен 0, счетчик не отображается, при этом сама нода дерева не скрывается.

Фильтры.

Основные фильтры по умолчанию.

По умолчанию, фильтры журналов и дел содержат основные фильтры с названием журналов / дел в соответствии с правами доступа пользователя (сотрудника канцелярии).

По умолчанию, фильтр документов «Все» содержит следующие основные фильтры:

Основные фильтры нельзя изменять и удалять. Но во всех основных фильтрах должна быть возможность создавать специализированные подфильтры с добавлением одного или нескольких условий фильтрации.

Подфильтры по умолчанию.

По умолчанию, фильтр журналов содержит следующие подфильтры:

По умолчанию, основные фильтры дел и документов не содержат подфильтры.

Контекстное меню фильтров.

Создание / редактирование подфильтров.

При создании нового подфильтра, по умолчанию, не добавляется ни одного условия. Каждое из условий можно добавить только один раз. При добавлении нескольких условий подфильтра правила, описанные в них, действуют одновременно.

Рисунок 10.2. Добавление нового подфильтра

Необходимо задать название фильтра в правом верхнем углу. Поле не может состоять только из пробелов, обязательно для заполнения, иначе исполняется альтернативный поток событий 1. В том же поле справа, нажав на иконку, выбирается отображаемая иконка подфильтра из возможных (илл. «Иконки подфильтров»). По умолчанию, для нового создаваемого фильтра задается иконка в виде обычной папки. Первым элементом в выборе является выбор «без иконки».

Рисунок 10.3. Иконки подфильтров

Необходимо задать хотя бы одно условие подфильтра. Иначе исполняется альтернативный поток событий 2. Набор доступных условий для подфильтров, создаваемых внутри журналов разных типов, должен соответственно отличаться. Список специфических для каждого типа журнала полей приведен в Процесс ручной регистрации. В случае создания вложенного в подфильтр подфильтра к дочернему подфильтру применяются условия родительского подфильтра.

Условия для подфильтров:

Справа от каждого условия расположена пиктограмма удаления, по нажатию на которую система сразу удаляет условие.

Окно редактирования корневых фильтров документов («Журналы», «Дела», «Все») и подфильтров первого уровня (подфильтры журналов, дел, «Мои», «Полученные», «Отправленные») отображают только параметры сортировки:

Дополнительно имеется возможность указать вариант сортировки фильтра - выбор одного из вариантов: «Краткое содержание», «Номер», «Тип документа», «Статус», «Дата регистрации» (по умолчанию), «Номер исх.», «Дата исх.», «Корреспондент», «Корреспондент (орг)», «Автор», «Зарегистрировал», «Исполнитель», «Длительность», «Дата получения/отправки».

Поверх этого устанавливается порядок сортировки выбором одного из 2 (двух) вариантов: «по возрастанию», «по убыванию» (по умолчанию).

Сортировка по полю Дата регистрации по убыванию для журналов осуществляется по следующему алгоритму:

Сортировка по полю Дата регистрации по возрастанию осуществляется:

Для сохранения внесенных изменений нажимается кнопка «Сохранить». Возможно исполнение альтернативного потока событий 1-3.

Удаление подфильтров.

Для удаления созданных подфильтров пользователь выделяет его, вызывает контекстное меню и выбирает пункт «Удалить фильтр». Система предоставит диалоговое окно подтверждения удаления; пользователь либо подтверждает удаление («ОК»), либо отменяет действие («Отмена»).

Возврат настроек по умолчанию.

Настроенные подфильтры отдельно для каждого из журналов можно сбросить и вернуть к первоначальному состоянию. Для сброса настроек фильтра пользователь выделяет фильтр журнала, вызывает контекстное меню и выбирает пункт «Вернуть фильтры по умолчанию». Система предоставит диалоговое окно подтверждения удаления «Удалить текущие фильтры?»; пользователь либо подтверждает удаление («ОК»), либо отменяет действие («Отмена»).

Кнопка «Обновить» . Нажатие кнопки приводит к обновлению списка всех документов.

Альтернативные потоки событий.

Альтернативный поток 1. Не введено название подфильтра, либо введены одни пробелы.

Система информирует «Введите название», поле подсвечивается красным, окно не закрывается.

Альтернативный поток 2. Не добавлено ни одного условия подфильтра.

Система информирует, что подфильтр должен включать хотя бы одно условие, окно не закрывается.

Альтернативный поток 3. Не введены значения условия подфильтра.

Система информирует «Введите правильно все условия. Пустые условия не допускаются.», поле подсвечивается красным, окно не закрывается.

Основная рабочая область содержит следующие элементы: верхняя панель с кнопками «Создать», «Печать» (при наличии настроенных отчетов) и «Детали», переключателем между страницами документов и компонентом пути до объекта, центральная панель со списком документов и нижняя панель подробной информации о выделенном документе.

Верхняя панель.

Кнопка «Создать» с выпадающим списком содержит избранные пункты меню создания документов (при наличии), настроенные в конфигураторе и у самого пользователя, всегда пункт «Еще», а также пункт «Добавить документ», который доступен только для журналов и документов и который вызывает:

Кнопка «Печать» открывает список из настроенных в конфигураторе отчетов для документооборота. Нажатие на любой из пунктов списка открывает в новом окне соответствующий отчет.

Кнопка «Детали» раскрывает нижнюю панель. Повторное нажатие на кнопку, соответственно, скрывает ее.

Переключатель между страницами списка:

Во втором случае переключаться между страницами списка можно 3 (тремя) вариантами:

Компонент «Путь до объекта» располагается ниже кнопок и отображает путь до текущего открытого объекта (включая сам объект) с самого корневого элемента. Путь состоит из элементов. Элемент, в свою очередь, содержит иконку объекта. Каждый элемент кликабельный, по нажатию выделяется соответствующая нода дерева.

Максимальная ширина элемента - 225 px (793.8 mm, 72 dpi), более длинный текст названия затемняется справа. Если элемент пути не является открытым объектом, в правом углу этого элемента добавляется иконка стрелки «вправо».

Если все элементы пути не помещаются в компонент полностью, то отображаются только последние элементы, которые умещаются в компонент полностью.

Иконка «звездочки» (избранное) расположена в правой части компонента «Путь до объекта». Показывает, является ли элемент «избранным» (желтая звездочка, иначе серая).

Иконка является кликабельной, по нажатию:

Центральная панель.

Центральная панель отображает список документов в зависимости от выделенной ноды дерева. Причем список может быть в строчном (в виде плашек), либо табличном представлении. Вид списка настраивается в модуле «Пользовательские настройки».

Строчное представление списка документов

«Журналы» содержат документы, для которых в карточке указан тип документа данного журнала (илл. «Журнал внутренних документов», илл. «Журнал входящих документов», илл. «Журнал исходящих документов»).

Рисунок 10.5. Журнал внутренних документов

Рисунок 10.6. Журнал входящих документов

Рисунок 10.7. Журнал исходящих документов

Двойным кликом по плашке документа журнала открывается:

Контекстное меню плашки документа выделенного раздела «Журналы» отсутствует. Контекстное меню плашки документа выделенной ноды журнала содержит следующие пункты меню:

Доступна возможность мультивыбора документов журналов (но не в корневом узле «Журналы») в обоих видах отображения «строчный» / «табличный»:

Контекстное меню выделенной группы документов содержит следующие пункты меню:

«Дела» содержат документы, для которых в карточке указано дело, куда документ должен списаться после регистрации (илл. «Дела»). Удаленные и закрытые дела не отображаются. Двойным кликом по плашке документа из дел всегда открывается документ. Контекстное меню отсутствует.

Рисунок 10.8. Дела

«Все» содержат все документы пользователя (см. илл. «Документы пользователя»).

Рисунок 10.9. Документы пользователя

Двойным кликом по плашке документа пользователя (из раздела «Все») всегда открывается документ (мастер регистрации в данном разделе никогда не должен открываться). Контекстное меню документа пользователя содержит следующие пункты меню:

Плашки всех трех узлов модуля (журналы / дела / все) унифицированы. Отображаемая на плашке информация:

Поля «От» и «Кому» заполняются по количеству произведенных соответствующих действий, в обратном порядке; если один и тот же пользователь выполнял действие несколько раз подряд, то оставляется только одна запись.

Табличное представление списка документов

При изменении представления списка документов функциональность модуля в целом не изменяется, хотя и имеются некоторые отличия.

Рисунок 10.10. Табличное представление списка документов

Список документов представлен таблицей, столбцы которой представляют собой свойства документов. При отсутствии некоторых значений у документа соответствующие ячейки отображаются пустыми. Набор столбцов определяется типом узлов и фильтров:

Сортировка и отображение столбцов могут быть установлены индивидуально для каждого пользователя в любом доступном ему узле и/или фильтре документов. При этом эти настройки наследуются для всех дочерних фильтров от их родительского узла. Измененные сортировка и отображение столбцов сохраняются автоматически.

По умолчанию отображаются все возможные столбцы узла или фильтра, а документы сортируются таким образом, как это было настроено для строчного вида, но без отображений иконок направления.

Для этого нужно навести курсором мыши на заголовок столбца, либо нажать на него правой кнопкой мыши. При наведении курсором мыши на заголовок столбца в нем отобразится кнопка V. Нажатие на эту кнопку аналогично нажатию правой кнопкой мыши и ведет к раскрытию выпадающего списка. Список содержит пункты:

По нажатию на кнопку «Вернуть по умолчанию» откроется модальное браузерное окно с текстом сообщения:

Вернуть настройки таблицы по умолчанию?

Данная настройка действует только для текущего авторизованного пользователя.

Рассмотрим возможность изменения сортировки и отображения столбцов.

Сортировка

Наличие и порядок сортировки иллюстрируется пиктограммами стрелок. Сортировка доступна только для столбцов:

Назначить сортировку можно несколькими способами:

Невозможно определить сортировку в нескольких столбцах - в первоначальном столбце она должна сброситься, а в новом - установиться по умолчанию, т.е. по возрастанию.

При установлении сортировки из таблицы в настройках выбранного фильтра флажок «Использовать настройки по умолчанию» автоматически выключается и устанавливаются новые настройки сортировки.

Отображение столбцов

Выпадающий список содержит флаги всех возможных столбцов для выбранного узла или фильтра. Состояние данных флажков определяет отображение столбцов в таблице: при выключении флага данный столбец не будет отображаться в таблице. Выключить все флажки невозможно, последний включенный флаг будет неактивен.

Также имеется возможность изменить порядок отображения столбцов, перемещая соответствующие заголовки между собой (т.н. drag-and-drop). Кроме того, перемещение столбцов проводится только в рамках текущей ширины экрана и не активирует горизонтальное прокручивание списка при наведении на край списка.

Документы в табличном представлении

Страница содержит 30 документов. Если количество строк больше, чем высота основной рабочей области, отображается вертикальный скролл. А если количество столбцов больше, чем высота основной рабочей области, то добавляется горизонтальный скролл, но заголовок таблицы также должен скроллиться. Ширина столбцов установлена по умолчанию, но редактируема.

При двойном клике левой кнопкой мыши по строке на документ со статусом «На регистрации» откроется мастер регистрации документа, а при клике на остальные документы - карточка документа. При клике правой кнопкой мыши откроется контекстное меню согласно выбранному фильтру.

Сортировка документов журналов и дел осуществляется по следующему алгоритму.

Примечание: для документов пользователя (раздел «Все») непрочитанные документы отображаются выше прочитанных, а уже внутри каждой из этих групп учитывается настроенное условие сортировки.

Алгоритм специфической сортировки элемента номера, содержащего «*»

Первый критерий сортировки (приоритет числам):

Второй критерий сортировки:

Пример сортировки по значениям даты/времени по возрастанию:

    1  апреля 2014
    2  апреля 2014
    13 апреля 2014
    1  мая    2014
    3  мая    2014
    11 мая    2014

Пример специфической сортировки по возрастанию:

    #пустая запись
    1
    1А // их порядок будет зависеть
    №1А // от следующих условий либо
    а1А // от доп.счетчика
    1Б
    1.1
    2 /// их порядок также будет зависеть
    m2 /// от следующих условий либо
    n2 /// от доп.счетчика
    03
    10
    100
    m100a
    #запись, содержащая пробел
    $
    &
    A
    B
    Z
    a
    b
    z
    А
    Б
    Я
    а
    б
    я

Сортировка документов пользователя производится следующим образом:

Документ помечается в качестве «непрочитанного» у данного конкретного пользователя А в результате следующих действий:

Нижняя панель.

Нижняя панель открывается только в случае нажатой кнопки «Детали» и содержит следующие вкладки для выделенного документа:

Если открыта нижняя панель и ни один документ не выделен, она никакой информации не отображает, по центру панели сообщение «Выберите элемент».

Поисковый фильтр расположен в левом нижнем углу (см. илл. «Поисковый фильтр»).

По нажатию на стрелочку в заголовке поля раскроются его элементы управления: список сроков, поля ввода и отображения дат начала и завершения (компонент «Календарь»).

Рисунок 10.11. Поисковый фильтр

Пользователь выбирает в списке с периодами одно из представленных значений:

Если в текущем выделенном дереве в подфильтре установлено условие «Период регистрации», то при активации поискового фильтра значения элементов управления устанавливаются в те же, что указаны в подфильтре. При изменении значений поискового фильтра подфильтр, к которому они применяются, выделяется звездочкой (*).

Для завершения работы с поисковым фильтром пользователь нажимает на стрелочку в заголовке поля, после чего его элементы управления скроются. При закрытии фильтра, в основной области продолжит отображаться список документов согласно выбранного пользователем срока отображения.

При вводе поискового запроса в строке поиска модуля «Документы» и последующем нажатии на кнопку лупы либо клавишу Enter отобразится интерфейс фасетного поиска.

При переходе в другой узел навигатора (журнал, фильтр, дело и т.п.) интерфейс поиска пропадает и отображаются документы этого узла согласно его условиям фильтрации и сортировки (без заданных предыдущим поиском условий и ограничений). Настройки фильтра навигатора («боковой фильтр») также сбрасываются. При этом введенный в глобальную поисковую строку (рядом с кнопкой «Настройки») текст сохраняется.

Поисковый интерфейс разбит на две части:

Рисунок 10.12. Поиск в модуле «Документы»

Основная рабочая область отображает результаты поиска согласно настройкам боковой панели. Результаты поиска представлены в виде плашек либо таблицы, в зависимости от настроек вида отображения документов.

Также область содержит строку поиска. По умолчанию данная строка содержит то же значение, что и строка глобального поиска. При вводе нового поискового запроса в данную строку, глобальный поиск также примет это же значение. При выборе другого узла в навигаторе поисковой запрос сохраняется в строке, но не применяется автоматически к новому списку документов.

В верхней панели экрана располагаются кнопка «Детали» и пагинатор. По умолчанию отображается первая страница. Количество результатов поискового запроса, отображаемых на одной странице - 30.

Результаты могут быть отфильтрованы как выбором фасетов в боковой панели, так и поисковым фильтром.

Боковая панель экрана разделена на группы фасетов:

Также имеется группа настроек «Сортировка».

Все фасеты представлены в формате:

%Название_фасета% (%N%)

где N - количество найденных результатов поиска согласно данному фасету. По умолчанию выбраны первые фасеты каждой группы.

При изменении поисковой строки, а также при переключении фасетов в других группах, выбранные фасеты не сбрасываются в исходное состояние.

Боковая панель имеет собственный скролл, который появляется в том случае, если фасеты не умещаются в нее по вертикали (например, большое количество динамически формируемых пунктов).

Категории поиска представляют собой наборы полей документов в зависимости от выбранного узла:

Список динамически формируемых пунктов представляет собой динамически формируемый список счетчиков, настроенных в системе, исключая стандартные счетчики даты регистрации, а также «Индекс дела» ({file_index}).

Пункты отображаются в формате:

Элемент %номер_п/п% - %код_счетчика/звезды%

Динамически формируемые пункты отображаются только для журналов. Список пунктов зависит от выбранного журнала, в котором осуществляется поиск. Для корневого узла журналов данные пункты отсутствуют.

Статус документа

Данная группа фасетов определяет отображения документов согласно их статусу:

Тип совпадения

Фасеты данной группы определяют тип совпадения результатов относительно поискового запроса:

Полное совпадение подразумевает под собой полное лексикографическое совпадение результата с поисковым запросом. Остальные варианты относятся к группе частичных совпадений.

Сортировка

Данная группа определяет сортировку найденных результатов поискового запроса. Возможно осуществлять сортировку по следующим типам:

По динамически формируемым пунктам - это список динамически формируемых пунктов (аналогичен фасетам для выбранного журнала) и отображается в формате:

По элементу %номер_п/п% - %код_счетчика/звезды%

Сортировка осуществляется по убыванию в пунктах:

В остальных пунктах - по возрастанию.

Кроме того, есть возможность сортировки документов с учетом их статуса с помощью настройки «Сначала незарегистрированные» в виде флага (по умолчанию выключен).

Алгоритм сортировки зависит от данной настройки и выглядит следующим образом:

Флаг выключен

В данном случае сортировка осуществляется по следующим критериям:

Флаг включен

При включении настройки в модуле будут отображаться сначала все незарегистрированные документы, удовлетворяющие поисковому запросу, а затем - зарегистрированные. При этом критериями сортировки будут служить:

Если в результате сортировки по первому критерию имеется несколько документов с одинаковым значением, то подключается второй критерий. Если данное поведение повторилось и для второго критерия - сортировка осуществляется по третьему критерию.

Сортировка по дате регистрации

Сортировка по дате регистрации - составной критерий: результаты поиска с одинаковой датой регистрации сортируются между собой по дополнительному счетчику, а при одинаковых дополнительных счетчиках (такое может быть, например при поиске по фильтру «Все» или по всем журналам) - по дате создания.

Сортировка по релевантности

Сортировка результатов такой сортировки будет осуществляться в следующей последовательности:

Остальные результаты не являются важными и сортируются по общей релевантности.